淺議大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作

劉洋

摘 要：檔案管理工作是社會(huì)穩(wěn)定與進(jìn)步的重要因素之一，尤其是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與老百姓的日常生活息息相關(guān)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案管理產(chǎn)生的變革以及如何提高檔案管理水平是當(dāng)前檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注的問題。該文通過對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的積極影響以及檔案管理面臨的問題進(jìn)行分析，闡釋了相關(guān)提高檔案管理水平的措施，以供相關(guān)研究人員參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案管理 問題 措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）05（b）-0121-02

大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為各領(lǐng)域的管理工作帶來很大影響，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下檔案管理工作也面臨諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的積極作用，改善檔案管理面臨的問題，提升檔案管理水平等值得大家認(rèn)真思考與研究。

1 大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的積極影響

1.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)提高了檔案的保存質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象主要是紙質(zhì)資料，通常情況下，紙質(zhì)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較差并且對(duì)保存環(huán)境的要求較高，一旦檔案存放地出現(xiàn)水災(zāi)或火災(zāi)等意外狀況，或者保存環(huán)境濕度較大時(shí)，紙質(zhì)檔案因無法抵御環(huán)境的傷害，導(dǎo)致檔案的缺失或損壞。一般檔案尤其是不動(dòng)產(chǎn)檔案，需要保存的期限較長，但是紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時(shí)間的保存之后會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙質(zhì)老化等情況，影響檔案的查閱質(zhì)量[1]。紙質(zhì)檔案的保存問題在大數(shù)據(jù)時(shí)代得到有效的改進(jìn)，通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存，在降低存放空間的基礎(chǔ)之上還可以有效提升檔案信息的保存質(zhì)量以及保存時(shí)間。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理成本降低，管理效率提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，通過數(shù)據(jù)平臺(tái)或信息技術(shù)可以高效處理大量的信息數(shù)據(jù)，通過智能技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理和分配，大大提升了人工數(shù)據(jù)處理的效率。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及房地產(chǎn)行業(yè)的逐漸壯大，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)量逐漸增加，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存放的空間以及紙張的成本較高，加大了檔案管理的成本，而通過大數(shù)據(jù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保存與處理，可以節(jié)約存放空間并節(jié)省信息載體的成本。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中面臨的問題

2.1 檔案信息的安全系數(shù)不高

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下的檔案管理，尤其是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理已經(jīng)逐漸完成了由紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)換，通過大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，檔案管理中的信息更加集中，在一定程度上提升了檔案管理的效率，但是在大數(shù)據(jù)平臺(tái)之上信息的安全還存在一定風(fēng)險(xiǎn)。例如，在房屋管理領(lǐng)域?qū)τ诓粍?dòng)產(chǎn)的檔案管理中，管理人員的流動(dòng)性較大，管理單位注重管理人員的管理水平卻忽略了管理者的綜合素養(yǎng)，讓缺乏道德素養(yǎng)的管理者對(duì)房產(chǎn)信息進(jìn)行管理，房主的檔案信息會(huì)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，容易出現(xiàn)檔案信息外泄或信息被違規(guī)修改等問題，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定造成危害。

2.2 檔案管理人員的綜合能力不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的要求越來越高，但是目前仍存在很多管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)的處理能力不足。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，多種信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加多元化、專業(yè)化和信息化，多種檔案數(shù)據(jù)的處理需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，并且在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳、分類、總結(jié)等管理過程中需要有較為熟練的操作能力[2]。尤其是在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，檔案管理的任務(wù)量較大、數(shù)據(jù)較多、程序復(fù)雜，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員由于技術(shù)的操作不熟練反而降低了檔案管理的效率。

由于我國不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的專業(yè)性要求較高并且檔案管理工作本身缺乏一定趣味性，對(duì)年輕人的吸引力不大，普遍存在管理者年齡偏大的現(xiàn)象。由于中年管理者對(duì)新事物的接受能力較弱，多年的工作導(dǎo)致其在管理中缺乏一定的創(chuàng)新意識(shí)，雖然大數(shù)據(jù)背景下為檔案管理提供多種創(chuàng)新與改革的動(dòng)力，但是高新技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中得不到有效的利用，無法發(fā)揮實(shí)際作用。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下提高檔案管理水平的措施

3.1 大力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的安全性

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，通過多種信息技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，在一定程度上為檔案管理部門提供了更為完善的數(shù)據(jù)信息，檔案的重要性不斷增強(qiáng)，但是檔案數(shù)據(jù)信息容易被泄露或篡改，因此，數(shù)據(jù)的安全性仍需要進(jìn)行提高。

檔案管理部門應(yīng)盡量減少管理人員的流動(dòng)，在對(duì)管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，要注意對(duì)其品格修養(yǎng)的調(diào)查，在對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)加強(qiáng)對(duì)安全意識(shí)的強(qiáng)調(diào)，提高管理人員的安全意識(shí)。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)通過移動(dòng)硬盤進(jìn)行傳輸過程中，要保證移動(dòng)硬盤的安全性，防止將病毒傳入檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)中。將檔案信息進(jìn)行上傳之后注意進(jìn)行保存并盡量做好備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)的缺失。檔案管理者要加強(qiáng)對(duì)檔案管理安全系統(tǒng)的升級(jí)，保證安全系統(tǒng)能夠有效保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。

3.2 加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)、高水準(zhǔn)的檔案管理人才的培養(yǎng)

在任何領(lǐng)域發(fā)展中，專業(yè)人才都是發(fā)展的關(guān)鍵因素，同樣，在檔案管理中，專業(yè)人才的培養(yǎng)是提升檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門，應(yīng)定期對(duì)管理者進(jìn)行技能的培訓(xùn)，邀請(qǐng)?jiān)诜康禺a(chǎn)領(lǐng)域內(nèi)專業(yè)的檔案管理人才對(duì)管理者進(jìn)行技術(shù)的指導(dǎo)與交流；通過建立獎(jiǎng)勵(lì)制度等方式，鼓勵(lì)管理者提升自身的管理能力和系統(tǒng)操作能力；管理部門還可以積極從外界聘請(qǐng)專業(yè)的高素質(zhì)人才進(jìn)行檔案管理，在提升管理效率的同時(shí)，帶動(dòng)其他管理者的技能水平。

由于年輕人的敏銳性以及很強(qiáng)的接受能力，他們對(duì)先進(jìn)理論以及技術(shù)能夠更快理解和接受，因此，要不斷加強(qiáng)檔案管理者中年輕力量的培養(yǎng)。在社會(huì)中要加大對(duì)檔案管理工作的重視，增強(qiáng)年輕人對(duì)檔案管理工作的興趣。不動(dòng)產(chǎn)管理部門還可以加強(qiáng)與高校或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的合作，不斷引入專業(yè)的高素質(zhì)人才。

3.3 建立健全大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下的檔案管理有了更大的發(fā)展空間，但是管理人員以及數(shù)據(jù)信息的安全方面也存在很大的問題。大數(shù)據(jù)改革創(chuàng)新了檔案管理工作的形式，但是由于規(guī)章制度的不完善，導(dǎo)致檔案管理中責(zé)任和義務(wù)的錯(cuò)亂，降低了檔案管理的效率，因此，建立健全檔案管理制度是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵[3]。

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，管理部門應(yīng)積極建立健全信息準(zhǔn)入制度以及監(jiān)督管理制度等，依據(jù)制度進(jìn)行責(zé)任分配與管理。通過信息準(zhǔn)入制度，相關(guān)管理人員能夠更加明確信息的重要性以及該信息是否具有可利用性，進(jìn)而能夠在很大程度上減少管理者的工作壓力。相關(guān)的責(zé)任制度可以對(duì)管理者進(jìn)行詳細(xì)的責(zé)任與義務(wù)分工，防止出現(xiàn)檔案管理者工作混亂的情況，還在出現(xiàn)問題之后可以對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行調(diào)查，加強(qiáng)檔案管理者的責(zé)任心以及職業(yè)素養(yǎng)。監(jiān)督管理制度可以對(duì)檔案管理者進(jìn)行監(jiān)督，減少檔案管理工作人員的不作為或失職行為的出現(xiàn)，對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)以及提高工作效率具有積極作用。

4 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案管理工作有了很大的改革與創(chuàng)新，多種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)提高檔案管理工作效率、降低管理成本、提高檔案管理質(zhì)量等多方面提供助力。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代之下檔案管理仍面臨很多問題。因此，相關(guān)管理人員必須要對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行分析，通過提高信息安全系數(shù)、培養(yǎng)專業(yè)人才、建立健全相關(guān)制度等多種措施提高檔案管理的水平，促進(jìn)檔案管理工作的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3] 陳海英.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2017（1）：59-61.