中國煤炭學會第二次全國會員普查經(jīng)驗與啟示

趙奇

[摘要]2016年，中國煤炭學會開展了第二次全國個人會員普查工作，本文總結(jié)了普查工作中遇到的困難和問題，就進一步做好學會會員服務工作提出若干建議。

[關鍵詞]會員普查 會員服務 經(jīng)驗啟示

會員服務可謂當前學會實際工作的焦點、熱點、難點。在為會員服務的問題上，作為全國學會我們一直在路上。2016年中國煤炭學會開展了第二次全國個人會員普查，下面就普查工作在哪些方面進行改進和改革，普查工作中遇到的困難和問題，以及第二次會員普查的經(jīng)驗和啟示進行總結(jié)。

一、普查工作背景

2016年3月，中共中央辦公廳印發(fā)《科協(xié)系統(tǒng)深化改革實施方案》；同月，中國科協(xié)辦公廳印發(fā)了《2016年學會改革工作要點》；4月，中國科協(xié)印發(fā)了《關于全國學會深入貫徹落實（科協(xié)系統(tǒng)深化改革實施方案）的通知》，這一系列相關方案都要求學會改革應聯(lián)系服務科技工作者，提高為科技工作者服務的水平。在這樣的背景下，中國煤炭學會于2016年開展了第二次全國會員普查工作。

中國煤炭學會于2005年進行了一次全國會員普查，這是學會第一次普查，為中國煤炭學會的發(fā)展奠定了殷實的基礎，但此后，學會未進行過會員普查工作。

二、普查工作意義

會員是學會的服務對象，也是學會最重要的人才資源。會員普查是全國學會獲取會員資料，掌握會員結(jié)構(gòu)、特征的一種最基本的調(diào)查方法，是提供會員統(tǒng)計數(shù)據(jù)的主要來源，對學會管理，以及制定各項規(guī)章、制度具有重要的意義。

2016年是“十三五”開局之年，摸清這個時間點上的會員數(shù)量和結(jié)構(gòu)十分重要。開展第二次會員普查工作，旨在查清2008年以來學會會員在數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布等方面的變化情況，普查結(jié)果將作為編制“十三五”規(guī)劃的重要依據(jù)，是推動學會工作創(chuàng)新發(fā)展的前提條件，是實現(xiàn)學會科學化管理的需要。

三、普查工作主要做法

從2016年1月22日中國煤炭學會下發(fā)《中國煤炭學會關于開展第二次全國會員普查工作的通知》以來，學會統(tǒng)一指導，全面加強組織推動，細化工作安排，狠抓工作落實，會員普查工作整體進展順利，主要做法有以下幾點。

（一）優(yōu)化普查工作組織機構(gòu)

會員普查是一項龐大的系統(tǒng)工程，涉及各分支機構(gòu)和會員單位的每一人；涉及宣傳、人事管理等諸多方面的工作。尤其是學會會員多、分布廣，需要組織全國的分支機構(gòu)、省級學會及會員單位的普查員進行登記工作，這對會員普查工作的組織實施提出了非常高的要求。為了有效地組織實施2016年進行的第二次全國會員普查工作，中國煤炭學會成立了由副理事長兼秘書長總負責，秘書處組織，各分支機構(gòu)與會員單位及省級學會具體實施的機制，普查工作自上而下建立了覆蓋全國各省、地（市）的會員單位多層級普查網(wǎng)絡體系，以做到普查期間最廣泛的社會動員，使得每個人都參與其中。

學會下發(fā)了“中國煤炭學會會員單位個人會員管理平臺賬號”，為每個會員單位普查員設置了管理賬號，以便于數(shù)據(jù)的輸入和管理。

（二）精簡普查內(nèi)容和項目

本次會員普查適當減少了普查的必填項目，普查的目的是為了密切會員聯(lián)系，以便更好地為會員服務，所以在發(fā)表論文情況、主要科技成果、獲獎情況等內(nèi)容上未要求必填（第一次普查要求填寫），主要在會員的專業(yè)方向、地區(qū)以及聯(lián)系方式等方面做了更細的要求。

（三）應用電子信息管理數(shù)據(jù)

在第一次全國會員普查時，學會采用各分支機構(gòu)、會員單位、省級學會報送紙質(zhì)版?zhèn)€人會員申請表，然后由秘書處統(tǒng)一發(fā)放會員號的方法。本次會員普查，學會應用“中國科協(xié)所屬學會個人會員管理系統(tǒng)”進行普查，有意向加入學會的科技工作者直接在網(wǎng)上進行申請。申請成為普通會員者不必再報送紙質(zhì)材料，只要求資深會員報送紙質(zhì)版申請表，由各分支機構(gòu)、會員單位、省級學會的負責人對各自的會員進行審核，開展普查，這樣既方便了科技工作者，又能較快地進行普查，同時也減少了學會秘書處的工作量。

按照中國科協(xié)《關于規(guī)范全國性學會個人會員登記號的通知》要求和具體規(guī)定，結(jié)合學會的具體情況，就會員號的編制方法制定了《中國煤炭學會會員登記號編制方法》，以加強各單位對會員的管理。

（四）努力提高工作效率

第一次會員普查時使用紙質(zhì)版問卷，統(tǒng)一由學會秘書處錄入信息系統(tǒng)，錄入過程中難免有疏忽或材料字跡不清的情況，大大降低了信息量的獲取速度及信息的準確度。本次普查采用科技工作者在互聯(lián)網(wǎng)應用系統(tǒng)進行申請，各單位只需派專人審核即可，大大提高了信息的準確度，提高了工作效率。

（五）依法推進普查工作

根據(jù)國家相關法律規(guī)定，在會員普查的過程中自覺遵守國家相關的法律法規(guī)，嚴格保密科技工作者的個人信息，維護科技工作者的合法權(quán)益。

四、普查工作完成情況

按照《中國煤炭學會第二次全國會員普查方案》的實施要求，會員普查登記工作于2016年11月30日結(jié)束，但是會員的發(fā)展是一項長期的任務，這個時間點只是本次普查的一個節(jié)點，后續(xù)的會員入會應交由各單位的普查員繼續(xù)進行。截至目前，學會在會員系統(tǒng)中的會員數(shù)是21000人，其中男性占87%，女性13%；按學歷統(tǒng)計，本科以上學歷占73%；按職稱統(tǒng)計，高級及以上職稱占66%；按年齡統(tǒng)計，30～60歲的占82%。會員人數(shù)較多的有：北京853人，河北2980人，江蘇1360人，安徽3345人，福建1016人，湖南1882人，河南1965人，江西2390人。

五、普查過程的影響因素

與第一次全國會員普查相比，無論是會員總量及構(gòu)成，還是調(diào)查環(huán)境都發(fā)生了很大變化，因此對會員普查的組織實施也提出了更高的要求。在本次普查中，中國煤炭學會也遇到了一些影響因素，主要表現(xiàn)在：

（一）普查對象的確定

本次全國會員普查工作是在科技工作者所屬分支機構(gòu)、會員單位，或者省級學會登記的基礎之上進行的，但是由于許多專家和學者同時屬于幾個群體，因此出現(xiàn)了登記“不唯一”的現(xiàn)象，給普查帶來了一定困難。如何避免這一情況的發(fā)生，保證普查工作不重復，將是我們面臨的一個新挑戰(zhàn)。

（二）科技工作者的配合

會員普查的對象是已經(jīng)登記在冊的學會會員，或者是有意愿加入中國煤炭學會的廣大煤炭行業(yè)科技工作者，因此科技工作者對普查工作的配合程度將直接影響普查的數(shù)據(jù)質(zhì)量。隨著調(diào)查環(huán)境的變化，有些科技工作者不能積極配合，普查的難度越來越大，這一問題在會員單位尤為突出?？萍脊ぷ髡叩呐浜铣潭劝瑑蓪雍x：一是科技工作者對普查工作的配合程度，即科技工作者是否愿意接受普查，提交相關個人信息；二是科技工作者對普查項目的配合程度，即科技工作者是否愿意并且如實填報所有調(diào)查項目。

（三）普查員的素質(zhì)

普查員的個人素質(zhì)直接影響普查工作的完成質(zhì)量。各單位指定的普查員是否有責任心，且如何選聘有責任心、業(yè)務能力強的普查員，并對他們進行有效的培訓，難度較大。作為一名合格的普查員，其素質(zhì)應該體現(xiàn)在以下兩個方面：一是熟悉普查方案，明確普查目的，熟練應用中國科協(xié)所屬學會個人會員管理系統(tǒng)；二是要有責任心。普查登記工作難度較大，登記信息任務繁重，這需要普查員有較強的耐心和高度的責任感，否則容易錯登有關信息，影響數(shù)據(jù)質(zhì)量。

六、破解普查工作問題的途徑與方法

面對第二次全國會員普查中出現(xiàn)的新情況、新特點、新問題，中國煤炭學會主要從以下幾個方面解決會員普查的難點問題。

（一）加強與普查員之間的溝通聯(lián)系

針對登記“不唯一”的現(xiàn)象，給普查帶來了一定困難。針對這一情況，學會詳細咨詢了中國科協(xié)有關部門和“中國科協(xié)所屬學會個人會員管理系統(tǒng)”的開發(fā)人員，對于不同分支機構(gòu)之間的重復錄入問題和數(shù)據(jù)共享問題，在系統(tǒng)上還不能很好地解決，因此學會決定把各單位負責會員普查工作的具體人員的通訊方式制作成通訊錄，這樣如果有重復的人員，或者有要聯(lián)系的會員也可以相互聯(lián)系，但是最終還是希望中國科協(xié)能從系統(tǒng)上進行改進，或是開發(fā)新的會員信息數(shù)據(jù)平臺，以適應“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的會員服務工作。

（二）加強會員服務工作

影響科技工作者配合程度的因素主要是學會與科技工作者聯(lián)系不緊密，為會員服務的內(nèi)容不能真正讓會員滿意，或者沒有真正了解會員的需求是什么。針對這一現(xiàn)象，學會應進一步加強為會員服務的工作。會員普查工作就是建立了會員的數(shù)據(jù)庫，研究會員的“人口統(tǒng)計學特征”，挖掘他們的價值并根據(jù)不同會員的情況為他們提供精準的服務。

（三）對普查員進行系統(tǒng)培訓

學會組織普查員進行普查工作培訓，邀請系統(tǒng)開發(fā)人員對“中國科協(xié)所屬學會個人會員管理系統(tǒng)”進行培訓，使普查員明確會員普查工作的意義、目的，掌握普查方法。在培訓中，主辦方不僅詳細講解了普查方案、指標解釋和工作流程等，還重點強調(diào)法律知識和保密規(guī)定等內(nèi)容。

（四）努力擴大宣傳范圍

宣傳工作是提高學會影響力和科技工作者積極性的有效手段之一。這次普查，我們充分利用各種媒體做好宣傳工作，盡量擴大范圍，使行業(yè)內(nèi)的科技工作者廣泛知曉。

七、進一步做好會員服務工作的思考

一是開展個人會員普查工作和清理，這是學會組織建設的一項基礎性工作。為了貫徹《科協(xié)系統(tǒng)深化改革實施方案》中“密切聯(lián)系群眾”的基本原則，以適應新形勢下學會發(fā)展的需要，增強學會的群眾性，團結(jié)聯(lián)系服務好科技工作者。

二是重新制作會員證，以提高會員的歸屬感。學會秘書處和各分支機構(gòu)組織的活動需要憑會員證參加，如中國煤炭工業(yè)科學技術獎、全國煤炭青年科技獎的評選都需要以會員身份參評。另外，積極發(fā)展一批學生會員，推動學會向高等院校延伸，發(fā)展年輕力量。

三是探索建立會員積分制，向有經(jīng)驗的兄弟學會學習。積極探索會員積分制，建立會員綜合服務平臺，把煤炭行業(yè)學術會議上的專家報告和PPT等整理成課件，將行業(yè)內(nèi)的期刊放在平臺里，讓會員下載學習。