高校檔案工作重要性探析

（華中科技大學(xué) 檔案館，湖北 武漢 430074）

摘 要： 高校檔案工作作為檔案工作的一個(gè)分支，是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。作者結(jié)合多年基層檔案工作實(shí)際情況和心得體會(huì)，從沉淀“學(xué)校記憶”，存史資政育人；圍繞中心工作、服務(wù)學(xué)校發(fā)展；提供憑證依據(jù)，服務(wù)師生員工三個(gè)方面對(duì)高校檔案工作的重要意義進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞： 高校教育 檔案工作 服務(wù)職能

檔案，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。重視檔案工作一直是中國(guó)共產(chǎn)黨的優(yōu)良傳統(tǒng)。毛澤東一生率先垂范，高度重視檔案文獻(xiàn)。革命年代，毛澤東有兩個(gè)裝滿檔案文獻(xiàn)的竹箱子一直帶在身邊，在紅軍長(zhǎng)征的艱苦歲月里也不例外。毛主席在領(lǐng)導(dǎo)中國(guó)革命和建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中始終高度重視黨、國(guó)家和軍隊(duì)的檔案建設(shè)事業(yè)，形成了具有鮮明特點(diǎn)的檔案建設(shè)管理思想理論。九十年代，江澤民同志視察上海市檔案局時(shí)說(shuō)過(guò)這樣一段話：“檔案工作有它的特點(diǎn)，就是平時(shí)不起眼，也不引人注目，但是，一旦當(dāng)你需要時(shí)，如果平時(shí)工作沒(méi)做好，臨渴掘井，就悔之晚矣！”這很貼切地說(shuō)明了檔案工作的不可替代性。

一、檔案的公共服務(wù)職能

近年來(lái)，隨著檔案開放范圍不斷擴(kuò)大，其公共服務(wù)職能不斷增加，發(fā)揮著“存史、資政、利民”的重要功能?！按媸贰?，通過(guò)檔案，回憶延續(xù)國(guó)家、民族、城市、機(jī)構(gòu)的歷史；“資政”，檔案中記載了豐富的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技信息，成為發(fā)展中的參謀和助手；“利民”，檔案的公共服務(wù)職能逐年加強(qiáng)，檔案在人們退休、社保、婚姻、買房、遺產(chǎn)繼承等方面發(fā)揮著積極作用。

關(guān)于檔案的重要性，從以下幾個(gè)事例可以窺見一斑。2005年，連戰(zhàn)抵達(dá)沈陽(yáng)訪問(wèn)，代替母親探訪舊地，時(shí)任遼寧省委書記的李克強(qiáng)總理向連戰(zhàn)贈(zèng)送了遼寧省檔案館珍藏的其母親趙蘭坤在遼寧坤廣女子學(xué)校任教時(shí)的檔案復(fù)制件，連戰(zhàn)接過(guò)禮物十分興奮地說(shuō)：“這是他收到的最好的禮物?！?012年，國(guó)家海洋局圍繞南海爭(zhēng)端和釣魚島問(wèn)題，充分利用檔案為建立三沙市提供決策依據(jù)，為我國(guó)向聯(lián)合國(guó)秘書處提交的東海部分海域劃界案提供了歷史和法理依據(jù)。2014年，國(guó)家檔案局為反擊日本右翼言論，有效開展對(duì)日斗爭(zhēng)，把南京大屠殺和慰安婦兩個(gè)專題檔案交由聯(lián)合國(guó)教科文組織申報(bào)《世界記憶名錄》，在國(guó)內(nèi)外引起了強(qiáng)烈反響，有效地服務(wù)了我國(guó)外交大局。

二、高校檔案的含義及分類

2008年頒布實(shí)施的教育部國(guó)家檔案局第27號(hào)令，對(duì)高校檔案有明確的定義，高校檔案指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。文件材料的歸檔范圍包括以下十一類：

1.黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。

2.行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

3.學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

4.教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。

5.科研類：指科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。

6.基本建設(shè)類：主要指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文字材料。

7.儀器設(shè)備類：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

8.產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

9.出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

10.外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料。

11.財(cái)會(huì)類：主要指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

三、高校檔案工作的重要作用

高校檔案工作作為檔案工作的一個(gè)分支，是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。結(jié)合多年基層檔案的工作實(shí)際情況和心得體會(huì)，筆者認(rèn)為高校檔案工作在以下三個(gè)方面發(fā)揮了積極的作用：

1.沉淀“學(xué)校記憶”，存史資政育人。高校檔案記載著高校的校情校史，是學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展積累下來(lái)的寶貴財(cái)富。比如黨群行政類檔案，收錄了高校建校以來(lái)以黨委、學(xué)校名義的各類發(fā)文，重要請(qǐng)示、批復(fù)；學(xué)校歷次召開代表大會(huì)、常委會(huì)及擴(kuò)大會(huì)、校務(wù)會(huì)議形成的重要講話稿、規(guī)劃、報(bào)告等會(huì)議材料；紀(jì)律、監(jiān)察、組織、宣傳、人事、審計(jì)等部門的各類上級(jí)來(lái)文、本單位工作計(jì)劃、總結(jié)規(guī)章制度、中層干部的任免等信息。檔案是我們了解高校及其二級(jí)單位發(fā)展歷程的重要窗口。以華中科技大學(xué)檔案館為例，在改革開放三十周年之際，學(xué)校宣傳部、基建處、船海學(xué)院等單位紛紛來(lái)館查閱校報(bào)、獎(jiǎng)證、專利等老檔案，制作專題展覽，展示三十年輝煌巨變。在學(xué)校校慶六十周年之際，檔案館對(duì)館藏的一千多張、建校初期、五六十年代的老照片進(jìn)行掃描，聯(lián)合學(xué)校媒體及楚天都市報(bào)，開展“尋找老照片背后的故事”，很多老校友紛紛打來(lái)電話，反響熱烈。

2.圍繞中心工作、服務(wù)學(xué)校發(fā)展。2010年至今，華中科技大學(xué)檔案館先后迎接了中組部對(duì)學(xué)校中層干部人事檔案的審核工作；為教育部科研經(jīng)費(fèi)使用情況專項(xiàng)檢查提供檔案服務(wù)；為學(xué)校校慶工作和校史館建設(shè)提供檔案服務(wù)；為審計(jì)署組織的專項(xiàng)審計(jì)提供檔案服務(wù)；組織實(shí)施脈沖強(qiáng)磁場(chǎng)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案驗(yàn)收的迎評(píng)工作；配合組織部門，提供場(chǎng)地、人員，迎接教育部人事司對(duì)教育部干部人事檔案的專項(xiàng)審核；開展“精密重力測(cè)量”國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（籌）的檔案建設(shè)工作。

華中科技大學(xué)檔案館常年面向全校各單位提供檔案利用服務(wù)，近年來(lái)，學(xué)校各院系主辦院慶活動(dòng)，檔案館為這些單位的院史撰寫、校友聯(lián)絡(luò)、年鑒編寫等提供各類檔案服務(wù)；為組織部在干部選拔、任免、調(diào)動(dòng)、黨員信息統(tǒng)計(jì)等方面提供參考；為人事處在引進(jìn)人才、職稱評(píng)定、工資改革等方面提供信息；為房產(chǎn)管理處在貨幣化補(bǔ)貼發(fā)放、房改政策落實(shí)等方面提供依據(jù)。多年來(lái)，配合學(xué)校各實(shí)驗(yàn)室的驗(yàn)收評(píng)估工作，先后為材料成形與模具技術(shù)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、機(jī)械學(xué)院數(shù)字制造裝備與技術(shù)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、煤燃燒國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、國(guó)家防偽工程技術(shù)研究中心、脈沖強(qiáng)磁場(chǎng)的評(píng)估驗(yàn)收提供翔實(shí)的檔案材料。評(píng)估中需要的專利、合同、獎(jiǎng)證等檔案材料，時(shí)間跨度很長(zhǎng)，數(shù)量很多。比如材料成形與模具技術(shù)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室申報(bào)需要的材料時(shí)間跨度長(zhǎng)達(dá)十幾年，激光加工國(guó)家工程研究中心申報(bào)國(guó)家防偽工程技術(shù)研究中心時(shí)，需要提供的科研項(xiàng)目檔案多達(dá)279項(xiàng)。檔案館提供的資料，為順利驗(yàn)收評(píng)估奠定了基礎(chǔ)。2009年，為產(chǎn)業(yè)集團(tuán)下屬的華中數(shù)控公司上市提供齊全的檔案資料。在環(huán)境學(xué)院與某公司開發(fā)放電等離子體煙廠除味技術(shù)項(xiàng)目中，及時(shí)提供所需的多份專利檔案，使得在投標(biāo)過(guò)程中增加了3分商務(wù)分，順利中標(biāo)，獲得了50萬(wàn)元的技術(shù)服務(wù)費(fèi)。這種事例不勝枚舉。

3.提供憑證依據(jù)，服務(wù)師生員工。華中科技大學(xué)檔案館每年提供檔案利用近萬(wàn)人次，為教師、學(xué)生、校友的申請(qǐng)課題、遺產(chǎn)繼承公證、就業(yè)升學(xué)、學(xué)歷證明、出國(guó)成績(jī)翻譯等諸多方面提供檔案證明材料。每年轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生人事檔案一萬(wàn)余卷，保障學(xué)校就業(yè)工作的順利開展。每年為校友開展成績(jī)外文翻譯審核3000多人次，回復(fù)各類代辦業(yè)務(wù)電子郵件2000多封，辦理各種學(xué)歷、學(xué)籍認(rèn)證近千人次，積極發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。多年來(lái)為學(xué)校教師申報(bào)各類獎(jiǎng)項(xiàng)，提供其承擔(dān)的科研項(xiàng)目檔案的證明材料。曾在學(xué)校光電國(guó)家實(shí)驗(yàn)室工作的一位女教授，在檔案館的幫助下，獲評(píng)了“深圳公共人才獎(jiǎng)”后，專門寫來(lái)信函感謝。多年來(lái)為專利發(fā)明人提供專利檔案的利用，促進(jìn)科技轉(zhuǎn)換生產(chǎn)力，創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)價(jià)值上百萬(wàn)元。

筆者從事高校檔案基礎(chǔ)管理工作十余年，深刻體會(huì)到隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校檔案整理保存的工作量越來(lái)越大，社會(huì)各界對(duì)開發(fā)利用高校檔案資源的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)運(yùn)用于檔案工作的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，新技術(shù)給高校檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下，檔案工作人員要不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，期待高校檔案從“三線”走向“一線”，由“冷門”變?yōu)椤盁衢T”，以平凡創(chuàng)造非凡。

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