高校檔案工作重要性探析

（華中科技大學 檔案館，湖北 武漢 430074）

摘 要： 高校檔案工作作為檔案工作的一個分支，是高等學校重要的基礎性工作。作者結(jié)合多年基層檔案工作實際情況和心得體會，從沉淀“學校記憶”，存史資政育人；圍繞中心工作、服務學校發(fā)展；提供憑證依據(jù)，服務師生員工三個方面對高校檔案工作的重要意義進行探討。

關鍵詞： 高校教育 檔案工作 服務職能

檔案，是指國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。重視檔案工作一直是中國共產(chǎn)黨的優(yōu)良傳統(tǒng)。毛澤東一生率先垂范，高度重視檔案文獻。革命年代，毛澤東有兩個裝滿檔案文獻的竹箱子一直帶在身邊，在紅軍長征的艱苦歲月里也不例外。毛主席在領導中國革命和建設的整個過程中始終高度重視黨、國家和軍隊的檔案建設事業(yè)，形成了具有鮮明特點的檔案建設管理思想理論。九十年代，江澤民同志視察上海市檔案局時說過這樣一段話：“檔案工作有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦當你需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣！”這很貼切地說明了檔案工作的不可替代性。

一、檔案的公共服務職能

近年來，隨著檔案開放范圍不斷擴大，其公共服務職能不斷增加，發(fā)揮著“存史、資政、利民”的重要功能?！按媸贰保ㄟ^檔案，回憶延續(xù)國家、民族、城市、機構(gòu)的歷史；“資政”，檔案中記載了豐富的政治、經(jīng)濟、文化、科技信息，成為發(fā)展中的參謀和助手；“利民”，檔案的公共服務職能逐年加強，檔案在人們退休、社保、婚姻、買房、遺產(chǎn)繼承等方面發(fā)揮著積極作用。

關于檔案的重要性，從以下幾個事例可以窺見一斑。2005年，連戰(zhàn)抵達沈陽訪問，代替母親探訪舊地，時任遼寧省委書記的李克強總理向連戰(zhàn)贈送了遼寧省檔案館珍藏的其母親趙蘭坤在遼寧坤廣女子學校任教時的檔案復制件，連戰(zhàn)接過禮物十分興奮地說：“這是他收到的最好的禮物?！?012年，國家海洋局圍繞南海爭端和釣魚島問題，充分利用檔案為建立三沙市提供決策依據(jù)，為我國向聯(lián)合國秘書處提交的東海部分海域劃界案提供了歷史和法理依據(jù)。2014年，國家檔案局為反擊日本右翼言論，有效開展對日斗爭，把南京大屠殺和慰安婦兩個專題檔案交由聯(lián)合國教科文組織申報《世界記憶名錄》，在國內(nèi)外引起了強烈反響，有效地服務了我國外交大局。

二、高校檔案的含義及分類

2008年頒布實施的教育部國家檔案局第27號令，對高校檔案有明確的定義，高校檔案指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。文件材料的歸檔范圍包括以下十一類：

1.黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

2.行政類：主要包括高等學校行政工作各種會議文件、會議記錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

3.學生類：主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

4.教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。

5.科研類：指科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。

6.基本建設類：主要指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文字材料。

7.儀器設備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。

8.產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學校在產(chǎn)學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

9.出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

10.外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

11.財會類：主要指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

三、高校檔案工作的重要作用

高校檔案工作作為檔案工作的一個分支，是高等學校重要的基礎性工作。結(jié)合多年基層檔案的工作實際情況和心得體會，筆者認為高校檔案工作在以下三個方面發(fā)揮了積極的作用：

1.沉淀“學校記憶”，存史資政育人。高校檔案記載著高校的校情校史，是學校長期發(fā)展積累下來的寶貴財富。比如黨群行政類檔案，收錄了高校建校以來以黨委、學校名義的各類發(fā)文，重要請示、批復；學校歷次召開代表大會、常委會及擴大會、校務會議形成的重要講話稿、規(guī)劃、報告等會議材料；紀律、監(jiān)察、組織、宣傳、人事、審計等部門的各類上級來文、本單位工作計劃、總結(jié)規(guī)章制度、中層干部的任免等信息。檔案是我們了解高校及其二級單位發(fā)展歷程的重要窗口。以華中科技大學檔案館為例，在改革開放三十周年之際，學校宣傳部、基建處、船海學院等單位紛紛來館查閱校報、獎證、專利等老檔案，制作專題展覽，展示三十年輝煌巨變。在學校校慶六十周年之際，檔案館對館藏的一千多張、建校初期、五六十年代的老照片進行掃描，聯(lián)合學校媒體及楚天都市報，開展“尋找老照片背后的故事”，很多老校友紛紛打來電話，反響熱烈。

2.圍繞中心工作、服務學校發(fā)展。2010年至今，華中科技大學檔案館先后迎接了中組部對學校中層干部人事檔案的審核工作；為教育部科研經(jīng)費使用情況專項檢查提供檔案服務；為學校校慶工作和校史館建設提供檔案服務；為審計署組織的專項審計提供檔案服務；組織實施脈沖強磁場國家重大科技基礎設施檔案驗收的迎評工作；配合組織部門，提供場地、人員，迎接教育部人事司對教育部干部人事檔案的專項審核；開展“精密重力測量”國家重大科技基礎設施（籌）的檔案建設工作。

華中科技大學檔案館常年面向全校各單位提供檔案利用服務，近年來，學校各院系主辦院慶活動，檔案館為這些單位的院史撰寫、校友聯(lián)絡、年鑒編寫等提供各類檔案服務；為組織部在干部選拔、任免、調(diào)動、黨員信息統(tǒng)計等方面提供參考；為人事處在引進人才、職稱評定、工資改革等方面提供信息；為房產(chǎn)管理處在貨幣化補貼發(fā)放、房改政策落實等方面提供依據(jù)。多年來，配合學校各實驗室的驗收評估工作，先后為材料成形與模具技術國家重點實驗室、機械學院數(shù)字制造裝備與技術國家重點實驗室、煤燃燒國家重點實驗室、國家防偽工程技術研究中心、脈沖強磁場的評估驗收提供翔實的檔案材料。評估中需要的專利、合同、獎證等檔案材料，時間跨度很長，數(shù)量很多。比如材料成形與模具技術國家重點實驗室申報需要的材料時間跨度長達十幾年，激光加工國家工程研究中心申報國家防偽工程技術研究中心時，需要提供的科研項目檔案多達279項。檔案館提供的資料，為順利驗收評估奠定了基礎。2009年，為產(chǎn)業(yè)集團下屬的華中數(shù)控公司上市提供齊全的檔案資料。在環(huán)境學院與某公司開發(fā)放電等離子體煙廠除味技術項目中，及時提供所需的多份專利檔案，使得在投標過程中增加了3分商務分，順利中標，獲得了50萬元的技術服務費。這種事例不勝枚舉。

3.提供憑證依據(jù)，服務師生員工。華中科技大學檔案館每年提供檔案利用近萬人次，為教師、學生、校友的申請課題、遺產(chǎn)繼承公證、就業(yè)升學、學歷證明、出國成績翻譯等諸多方面提供檔案證明材料。每年轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生人事檔案一萬余卷，保障學校就業(yè)工作的順利開展。每年為校友開展成績外文翻譯審核3000多人次，回復各類代辦業(yè)務電子郵件2000多封，辦理各種學歷、學籍認證近千人次，積極發(fā)揮檔案的社會效益。多年來為學校教師申報各類獎項，提供其承擔的科研項目檔案的證明材料。曾在學校光電國家實驗室工作的一位女教授，在檔案館的幫助下，獲評了“深圳公共人才獎”后，專門寫來信函感謝。多年來為專利發(fā)明人提供專利檔案的利用，促進科技轉(zhuǎn)換生產(chǎn)力，創(chuàng)造直接經(jīng)濟價值上百萬元。

筆者從事高校檔案基礎管理工作十余年，深刻體會到隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校檔案整理保存的工作量越來越大，社會各界對開發(fā)利用高校檔案資源的需求越來越強烈，現(xiàn)代科學技術運用于檔案工作的趨勢越來越明顯，新技術給高校檔案工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。新形勢下，檔案工作人員要不斷提高檔案業(yè)務水平和綜合素質(zhì)，期待高校檔案從“三線”走向“一線”，由“冷門”變?yōu)椤盁衢T”，以平凡創(chuàng)造非凡。

參考文獻：

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