淺析高校二級學院辦公室管理

李燕

（西南交通大學 外國語學院，四川 成都 611756）

摘 要： 本文通過回顧國內(nèi)文獻，界定二級學院辦公室管理職能和分析高校辦公室管理工作特點，并結(jié)合實際對新形勢下辦公室管理問題進行反思，提出建議，改進院校二級學院辦公室管理方式，使其更好地為廣大師生服務。

關鍵詞： 高校二級學院 管理職能 管理特點

一、高校學院辦公室管理職能

職能指的是人或者機構(gòu)應當起到的作用。職能是在管理的語境下而來的，是為實現(xiàn)管理目標，保證工作計劃順利實施而確定的?！皬母咝?nèi)部來看，調(diào)整高校的組織結(jié)構(gòu)和權(quán)力結(jié)構(gòu)，無疑將對高校內(nèi)部部門產(chǎn)生重大影響。高校辦公室作為高校黨政綜合辦事機構(gòu)，是學校各項工作的樞紐，研究其在現(xiàn)代大學制度背景下的職能定位與調(diào)整具有示范意義”[1]。國內(nèi)關于中國高校二級學院的辦公室職能研究成果主要有三種：第一種是將高校二級學院辦公室職能進行分解，得到參謀職能、綜合協(xié)調(diào)職能、窗口職能。日常的辦公室將充分發(fā)揮這三種職能，起到承上啟下、聯(lián)系左右的重要作用。第二種是重點強調(diào)核心職能。廖遠標指出，高校辦公室核心職能就是協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)職能就是充分調(diào)動已有資源，傳達上級命令，收集下情，協(xié)調(diào)各部門實現(xiàn)工作目標。梁克東認為辦公室最重要的職能是服務職能。為廣大師生提供貼心服務，增強服務意識是做好辦公室工作的重要保障。第三種是對于新時期下高校辦公室職能轉(zhuǎn)變與更新的研究。有學者指出，在當前社會大背景下，高效辦公室應學習商業(yè)管理的高效優(yōu)點，將工商管理技術(shù)中的管理咨詢引入，作為二級學院辦公室調(diào)查研究的延伸和拓展。

1.行政職能。

行政職能主要由參謀決策和綜合協(xié)調(diào)兩項組成。參謀決策指的是學院應該積極參與院系日常事務的決策，為領導出謀劃策。辦公室應當提前進行信息的收集，整合并形成政策建議，為領導提供參考。其次，辦公室人員應當熟知國家教育法律法規(guī)和學校日常政策，研究各項規(guī)定，把握政策取向，抓住問題重點和事物之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而在宏觀和微觀層次上都能做到把握管理問題核心，才能為領導提供科學有效的建議。

綜合協(xié)調(diào)職能指的是在上下級之間起到中介作用，與其他部門保持密切聯(lián)系，對學院領導布置的任務做好督促落實。這就要求院辦公室應當按照嚴格的辦事流程：首先明確任務計劃和任務完成的時間。同時把任務分解，通知各個職能部門。在工作期間，二級學院辦公室應當盡到督促各部門的義務。同時，辦公室應當收集整理有關文件，為各部門完成任務提供資料。

2.服務師生。

首先，服務師生職能可以說是高校二級學院最基本的職能，這項職能從校院系創(chuàng)立之初就存在。院系是教師工作、學生學習的最基層單位，作為院系窗口的辦公室維系院系和學生之間的感情。人本服務意識能夠增強院系與師生之間的凝聚力。院系辦公室要及時將學校發(fā)布的有關教師的信息傳遞給各位教師，如課題申報，教學檢查、成績登錄，并積極為各位教師的工作生活提供便利條件。在教學管理中，辦公室要根據(jù)學校規(guī)定，及時完成課表的制定、教室安排、教學設備安排、考試組織等有關教學的部分內(nèi)容。同時，辦公室要發(fā)揮教師和學生之間的紐帶作用，及時將學生的意見傳達給教師，將教師的反饋傳達給學生，將師生對學校的建議傳達給上級。

其次，辦公室要主動擔負起營造學院文化的任務。一個學院就有一種獨特文化氛圍，這是師生歸屬感的來源。學院辦公室應當在開學之初，主動制訂迎接新生的計劃，給予新生關愛。對于已經(jīng)畢業(yè)的學生，他們的需求也屬于辦公室的職責范圍，比如補開證明，寄送成績單等。這些瑣碎細小的工作處處體現(xiàn)的是學院的精神風貌，營造的是團結(jié)友善的氛圍。

3.信息管理。

當前社會是一個信息化的社會，信息的數(shù)量規(guī)模與傳遞方式不可以同日而語，高校管理技術(shù)手段也在更新。高校信息匯集的中心是辦公室，教育部的政策、學校的政策、上級領導的指示、本學院的重大事件最終都要匯集到學院辦公室。每日大量的信息匯集使得辦公室應當做好信息收集和整理工作，為提高辦公效率打下基礎。首先，院系通過各種渠道收集信息，去偽存真，去粗取精，留下重要信息，對信息按重要程度進行排序。其次，將信息按照部門類別傳達給相應部門，等待反饋。辦公室可以被比作節(jié)點，各方面的信息最終匯總，傳向四面八方。辦公室信息管理的另一個重要方面就是利用層出不窮的新技術(shù)。隨著計算機和網(wǎng)絡的發(fā)展，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫、辦公軟件、即時通訊等管理工具。辦公室人員應當熟練掌握這些常用軟件，極大提高辦公效率和信息的收集貯存效率?？偠灾?，在信息化社會，高校學院辦公室信息管理職能應當注重信息快速收集與傳達和信息化管理工具的使用與更新?lián)Q代，二者是相輔相成的關系，一方的進步能夠促進另一方的發(fā)展。

由此可見，不同維度下，高校二級學院辦公室具有參謀決策、檢查監(jiān)督、定期反饋、協(xié)調(diào)工作、信息管理等不同的職能。筆者認為行政職能作為核心職能，在高校規(guī)模不斷擴大的背景下，越發(fā)凸顯出其重要性。隨著高校三級管理體制的不斷完善，二級學院辦公室管理思路和管理方式也在發(fā)生變革，行政職能的內(nèi)核——服務意識進一步彰顯，優(yōu)良的服務意識能夠使學院辦公室搞好服務，貫徹以人為本的理念。隨著各個學院為爭奪教育資源，努力參與競爭，學院辦公室在其中發(fā)揮著重大作用，例如負責協(xié)調(diào)學院內(nèi)部各部門之間的關系，提高文件流轉(zhuǎn)效率，處理師生綜合事務，防止出現(xiàn)教學事故。

二、高校二級學院辦公室管理的特點

學院辦公室作為學院的綜合部門，主要具有以下特點：

1.綜合性。

學院辦公室管理的綜合性指的是，作為核心部門的辦公室，承擔著職責范圍較廣，除了調(diào)查研究、資料收集和文件整理、檔案管理、機要保密這些常規(guī)的辦公室工作外，還要進行會議舉辦，公務接待、與上下級單位交流等政務性工作。“有許多交叉環(huán)節(jié)需要管理者之間互相合作，共同解決，很容易責任分工不明確，出現(xiàn)管事的人多，干事的人少的現(xiàn)象”[2]。大量的工作任務使辦公室人員必須具備綜合素質(zhì)，才能效率和質(zhì)量兼顧。其次是行政信息的綜合性，包括黨和國家的教育方針、上級單位的指示；本單位的總體戰(zhàn)略與計劃、目標管理內(nèi)容、上級領導決策形成的文件資料；各單位在日常行政中工作狀況的信息搜集、師生意見與建議，來自四面八方的信息涌入辦公室?guī)淼牟粌H僅是工作量的增加，還有對辦公室人員學習能力和適應能力的挑戰(zhàn)。

2.服務性。

高校學院辦公室管理還有一個重要特點是服務性。不論是日常的事務性活動，還是管理性的政務性活動，都離不開作為管理主體的高質(zhì)量的服務。作為服務機構(gòu)的辦公室具有自身的特殊性，首先辦公室是具備執(zhí)行和參謀職能的有機體，但不具備完全的決策權(quán)和純粹的執(zhí)行義務。在參謀方面，辦公室僅僅是提供可行性建議，絕對不能代替領導決策，更不能私自決策。在執(zhí)行性方面，一部分任務是需要下放給不同的部門的，不能所有事務都由辦公室來執(zhí)行，時間和效率都不允許。認識到這一點后，辦公室應當明確自己的服務性是為其他部門或者領導提供協(xié)助，并且通常情況下，學院領導身兼學術(shù)帶頭人和行政崗位領導，平日里任務繁多，行政性管理只能通過辦公室實現(xiàn)。辦公室要有自覺性，主動為領導服務，減輕領導工作中的重擔，強化前期準備工作的服務意識。

3.協(xié)調(diào)性。

協(xié)調(diào)性是指作為中樞的辦公室需要承上啟下，聯(lián)系左右，保證學院教育管理系統(tǒng)日常運行的順暢。當出現(xiàn)工作爭議或者工作問題時，要及時排查，找出原因，告知上級領導處理的要及時上報，需要多部門共同解決的，要盡快牽頭成立相關委員會，召開會議。辦公室工作應樹立整體觀、大局觀，熟悉全方位的工作，對外界變化和內(nèi)部矛盾熟稔于心，這樣才能及時協(xié)調(diào)學院系統(tǒng)，保證效率。“根據(jù)系統(tǒng)論的觀點，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)決定系統(tǒng)的功能。而從一般意義上說，結(jié)構(gòu)就是整體的各個組成部分及其間的關系、關聯(lián)。結(jié)構(gòu)不是各個部分的簡單羅列堆積，而是一種整合、有機結(jié)合?？梢哉f，如果把一個高校的一個院系視為一個整體，那么要使其成為一個有機的系統(tǒng)，要發(fā)揮‘1+1大于‘2的系統(tǒng)功能，協(xié)調(diào)與組合的作用是至關重要的”[3]。

4.保密性。

辦公室工作不同于其他常規(guī)性部門的工作，時常會接觸到機密性文件，諸如文件、試卷、科研成果等。范圍廣、時效長是辦公室保密工作的重要特點。另外，由于經(jīng)常接觸學院領導，一些機密消息的泄露將成為最大隱患。每個辦公室人員都具有高度的保密意識，自覺遵守保密規(guī)則，不透露、不打聽成為基本要求。但是應清楚政務公開和工作機密不是同一關系，公開是消除疑慮的最佳方式，按照要求公開的文件信息要及時公開，絕對不能把工作機密當幌子，導致不信任感和輿論的導向偏離。

三、高校二級學院辦公室管理存在的問題及對策

1.固守傳統(tǒng)管理模式。

二級學院辦公室管理作為教育系統(tǒng)管理，自然有別于工業(yè)企業(yè)管理，具有獨特性。許多工作人員固守傳統(tǒng)的管理方式，工作嚴重缺乏創(chuàng)造性，不積極主動參與學習。三級建制完成后，中國高校權(quán)力下移，辦公室成了擁有部分實權(quán)的部門。從之前僅負責簡單程序化工作到增大參謀指揮職能的比重，增加了工作的技術(shù)含量。信息化社會，信息技術(shù)的發(fā)展和信息數(shù)量的增多，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不再適用，迫切需要變革。目前高校二級學院辦公室人員沒有接受過高標準專業(yè)化的訓練，一切經(jīng)驗都需要從實際工作中提取總結(jié)，部分適應力差的工作人員只能固守傳統(tǒng)，導致工作進度跟不上內(nèi)部職責不明確。并且“由于高校之間競爭加劇，高校發(fā)展壓力增大，越來越多的高校辦公室發(fā)揮中樞協(xié)調(diào)作用，將學校不同部門、院系凝結(jié)成縮微版的大學參與社會網(wǎng)絡中的資源競爭，這是實踐發(fā)展的必然也是高教改革使然”[4]。

一方面二級學院辦公室擁有眾多對外職能，一方面內(nèi)部人員各有分工。但是內(nèi)部人員時常因為分工不明、分工不均引發(fā)各種各樣的矛盾，使得工作效率嚴重下降。責任是權(quán)力的伴隨品，具備多少權(quán)力就應履行多少職責。但是對于辦公室內(nèi)部級別平等、權(quán)力無差的工作人員來說，要想提高效率就必須由眾人協(xié)商共同制定辦公室工作規(guī)章制度，設置不同的工作崗位，明確劃分個人職責，制定獎懲措施，否則就會出現(xiàn)“三個和尚沒水喝”的局面。

2.對口部門過多，任務集中且繁重。

在改革教育體制之后，學院成為獨立的個體，許多工作都需要通過學院辦公室完成，一個二級學院辦公室的對口單位達到數(shù)十個之多，包括財務、教學、科研、黨建、接待部門等。內(nèi)部工作人員不但要承擔著對外職能，還要承擔著學院內(nèi)部教學事務管理職能，任務量遠遠超過改革之前。大量任務往往會集中在一段時間，自然形成工作淡季和旺季。這就要求高校學院根據(jù)實際情況靈活配置工作人員，在工作旺季增配人手，適當將權(quán)力下放到各系，避免造成人力資源浪費和工作不能按時完成的后果。

3.改進高校學院辦公室管理的對策。

（1）樹立科學管理觀，以人為本?？茖W管理是任何管理的基礎，樹立科學管理觀，首先，應當掌握科學管理理論，將理論與現(xiàn)實結(jié)合，形成具有特色的高校辦公室管理模式。其次，辦公司管理的本質(zhì)為廣大師生提供服務，協(xié)助學院領導進行決策，辦公室工作人員應當提高工作主動性，變被動地提供服務為主動服務，從而為廣大師生提供高效、主動、貼心的服務。上級學院領導要瞄準辦公室工作條件的需求，提供資金和進行定期培訓，提升人員待遇和素養(yǎng)。學院領導也要下放權(quán)力，給予辦公室充分的自主權(quán)，不能大事小事都要求上報進行決策，工作上屬于辦公室職責范圍的事務就應交給辦公室全權(quán)處理，上級領導進行宏觀把控即可。

（2）加強現(xiàn)代信息管理手段的應用，提高工作效率。隨著信息化時代進程的加快，管理技術(shù)手段不斷更新，辦公自動化極大地提高了學院辦公室管理效率，增加了工作量。但是因為學院辦公室工作人員素質(zhì)不均衡，部分是引進人才的家屬和被教師崗位淘汰的教職工，年齡和學習能力成為學習辦公自動化的最大障礙。學院需要組織培訓，提高他們的工作積極性，定期考核，辦公自動化的學習難度一般，但是對于工作效率的提高卻有著非比尋常的意義。傳統(tǒng)的任務下達和工作交流需要人力通訊，費時費力，而即時通訊則可以在數(shù)分鐘之間傳遞到位，打破地域限制。

（3）劃清崗位職責，規(guī)范工作規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，只有嚴格遵循高效的工作制度才能提高工作效率。明晰的崗位職責是執(zhí)行制度的前提，要結(jié)合個人優(yōu)勢和崗位特點，為每一位工作人員制定合適的崗位，同時創(chuàng)立定期輪崗制度，熟悉不同崗位，有助于工作中默契度的培養(yǎng)?！爸贫冉ㄔO是管理之本，要使管理工作規(guī)范、高效，必須建立一套適應新時期要求的二級學院辦公室管理制度”[5]。加強制度化建設，在完善辦公室各項規(guī)章制度的基礎上，優(yōu)化工作辦事流程，從經(jīng)驗式的工作流程轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化、規(guī)范化的工作流程。

四、結(jié)語

“十三五”規(guī)劃落實中，高校學院辦公室管理會面臨著層出不窮的問題。但是只要辦公室管理強化職能意識，以學院工作為中心，樹立高度的服務意識，堅持科學管理理念，不斷總結(jié)工作中的經(jīng)驗，勇于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，充分發(fā)揮主觀能動性，就能適應當前工作新形勢，就能保證工作效率。不能忽略考核機制和監(jiān)督機制的建設，工作質(zhì)量的評估將會有效督促工作人員積極改進工作方式，提升辦公室的形象，提高效率。

參考文獻：

[1]宋清濤.我國高校辦公室職能拓展與強化[J].江蘇高教，2010（3）.

[2]胡雪黎，沐澤鳳.關于高校學院辦公室工作的思考[J].高教論壇，2014（11）.

[3]趙軍.高校院系辦公室管理職能研究[D].長春：東北師范大學，2007（6）.

[4]孫偉，王世龍.高校辦公室中樞協(xié)調(diào)職能運行機制研究[J].高教論壇，2010（12）.

[5]蔡榮榮，胥亮.新形勢下高校二級學院辦公室管理效能研究[J].邢臺職業(yè)技術(shù)學院學報，2013（2）.