探索檔案信息化管理規(guī)范性的策略

鄧啟飛

摘要：實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的需要，也是提高檔案管理效率和為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要途徑。本文就如何在檔案信息化管理進(jìn)程中實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理提出了一些可行性措施，以期給檔案信息化管理工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 管理 規(guī)范

檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的需要，它可以實(shí)現(xiàn)檔案信息快速便捷的查詢，提高檔案管理效率。但是，隨著社會(huì)的發(fā)展與信息量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案信息的要求，檔案信息化管理也存在諸多問題。

根據(jù)檔案信息化管理存在的問題，工作人員必須采取針對(duì)性策略，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范，從而提高檔案服務(wù)質(zhì)量與效率。

一、檔案信息化管理存在的問題

1.檔案信息化管理不規(guī)范

我國(guó)檔案信息化管理還處于摸索階段，檔案信息化管理只確立了大的方向，但在細(xì)節(jié)方面還比較模糊。如檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不嚴(yán)格，不能有效滿足信息使用者的需求，也不能保障信息在日常生活與生產(chǎn)中的應(yīng)用；某些檔案信息只用于收藏，很難被開發(fā)運(yùn)用，這種信息也就等同于無用信息，檔案也就形同虛設(shè)，導(dǎo)致信息流失嚴(yán)重。

2.檔案信息化管理者素質(zhì)不高

檔案信息化管理對(duì)檔案管理者的素質(zhì)提出了更高要求，但是，目前檔案管理者素質(zhì)較低，阻礙了檔案信息化管理規(guī)范的進(jìn)程，部分檔案管理者業(yè)務(wù)技能不高，不熟悉檔案信息化管理的流程，造成了海量信息不能有效利用等問題，且檔案信息管理人員與設(shè)備都沒有得到最大化利用。

3.檔案信息化管理意識(shí)與技能不高

一些相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作缺乏重視，信息化建設(shè)方面政策與資金支持力度不夠，導(dǎo)致檔案信息化管理很難落到實(shí)處。在檔案信息化管理方面，我國(guó)缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)作為指導(dǎo)，使得檔案信息化管理處于混亂狀態(tài)，為規(guī)范檔案信息管理增加了不小的難度。由于缺乏對(duì)檔案信息化管理的正確認(rèn)識(shí)，檔案管理人員仍然沿用紙質(zhì)檔案管理形式，甚至排斥檔案信息化管理形式，導(dǎo)致檔案信息化管理舉步維艱。同時(shí)，檔案信息化管理是以電子檔案為存儲(chǔ)形式的，為檔案的調(diào)取與查詢提供了便捷，但是在檔案形成、傳輸、存儲(chǔ)過程中，以及計(jì)算機(jī)自身的問題，造成了部分信息的流失，再加上一些系統(tǒng)的錯(cuò)誤、人為的惡意破壞與攻擊，檔案信息的安全面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

二、檔案信息化管理規(guī)范性的策略

1.建立健全檔案信息化管理法律法規(guī)

檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須依靠國(guó)家出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)作為保障，建立健全檔案信息化管理法律法規(guī)，可以為檔案管理提供方向性指導(dǎo)，是推進(jìn)檔案信息化管理持續(xù)發(fā)展的重要手段。

實(shí)際上，檔案信息化管理離不開網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，信息資源的查詢也是在信息技術(shù)環(huán)境中進(jìn)行的。因此，國(guó)家必須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息的特點(diǎn)，建立相關(guān)法律法規(guī)，并且依據(jù)法律法規(guī)進(jìn)行強(qiáng)有力的規(guī)范管理，從而為使用者查詢信息提供安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.加強(qiáng)檔案信息化管理安全體系建設(shè)

只有建立和完善檔案信息化管理安全體系，才能確保檔案信息化管理工作的安全推進(jìn)。檔案管理者要采取安全管理措施，才能做好檔案信息化管理安全維護(hù)工作，為檔案信息使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)。如識(shí)別信息使用者的身份，加密處理與安全審計(jì)信息資源，設(shè)置信息使用者的權(quán)限等。這樣，才能維護(hù)信息技術(shù)系統(tǒng)，確保信息資源的安全，保障檔案信息化管理工作的有效運(yùn)行。

3.及時(shí)更新檔案信息

信息更新的速度越來越快，是當(dāng)今信息社會(huì)的特點(diǎn)，這也對(duì)檔案信息化管理提出了挑戰(zhàn)。信息的不斷更新，使得檔案信息化管理系統(tǒng)也需要更新與升級(jí)，以保障信息資源的準(zhǔn)確無誤。但是，目前我國(guó)檔案信息化管理還不能確保信息的隨時(shí)更新。這就需要檔案管理者認(rèn)真探索，確保為信息使用者提供更準(zhǔn)確的信息資源。

4.強(qiáng)化檔案信息優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)

檔案管理服務(wù)意識(shí)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中占有重要地位，為了有效利用檔案信息資源，檔案管理者應(yīng)該強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，使檔案信息化管理更加人性化，以自身的實(shí)際行動(dòng)，改善檔案管理服務(wù)環(huán)境，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，以便更好地發(fā)揮檔案信息化管理體系的作用。

三、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范是信息社會(huì)發(fā)展的必然要求。筆者認(rèn)為，只有加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè)，才能為信息使用者提供更安全、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推進(jìn)檔案信息化管理工作的不斷進(jìn)步。

（作者單位：云南省昭通市檔案館）