新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作

李軍霞

河北省石家莊市靈壽縣自來水公司

【摘 要】隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量也越來越重視，檔案是記錄已經(jīng)發(fā)生過的歷史事件。不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，要想做好檔案管理工作，就需要建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍。本文將結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展需求，提出做好檔案管理工作的有效措施。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；檔案管理工作；思考

一、更新檔案管理觀念

在企業(yè)和事業(yè)單位發(fā)展的過程中，檔案是其非常寶貴的財(cái)富，隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，新形勢(shì)下的檔案管理工作也得到了一定的進(jìn)步，但是其中還是存在很多問題，面對(duì)檔案管理中存在的問題，首先，需要更新檔案管理觀念。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理還沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，很多單位更加重視發(fā)展過程中取得的成績(jī)與利潤(rùn)，檔案管理工作資源消耗比較大，所以經(jīng)常被忽視。因此，要做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，就必須改變這種觀念，單位領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，檔案管理人員要樹立正確的管理觀念。檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類等，除了要有檔案管理意識(shí)外，檔案管理人員還應(yīng)該去學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。目前，隨著信息化時(shí)代的到來，信息化技術(shù)在很多領(lǐng)域都得到了很大的應(yīng)用，檔案管理本身是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，對(duì)檔案管理工作者來說，他們的工作內(nèi)容比較枯燥，工作量比較繁重，為了更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，就需要克服檔案管理工作中的一些困難，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。

二、加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，很多現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中得到運(yùn)用，但是由于各種因素的影響，不管是在檔案管理的基礎(chǔ)工作上，還是現(xiàn)代化建設(shè)上，都還存在一些問題。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，其實(shí)不止是管理設(shè)備上的現(xiàn)代化，科技的進(jìn)步生產(chǎn)出了很多高科技的管理設(shè)備，但是，除了設(shè)備的現(xiàn)代化外，管理技術(shù)與思想的現(xiàn)代化也是非常重要的，在檔案管理工作中，需要始終貫徹標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理理念，才能促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作質(zhì)量的提升。在執(zhí)行檔案管理工作中，不斷強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，做好檔案的信息化管理，可以熟練地運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)與利用，讓檔案更好地實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。另外，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，才能更好地完成檔案管理工作。

三、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的。首先，隨著科技的進(jìn)步，新形勢(shì)下的檔案管理工作已經(jīng)逐漸往自動(dòng)化的趨勢(shì)發(fā)展，所以要求工作人員可以熟練地掌握檔案管理工作的專業(yè)技能。檔案管理工作并不簡(jiǎn)單，因此在招聘工作人員的時(shí)候，應(yīng)選擇檔案專業(yè)畢業(yè)的高校學(xué)生，另外，在其正式上崗前，還可以對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)于檔案管理工作知識(shí)的熟悉與理解，促使他們上崗后可以更好地完成檔案管理工作。其次，要求檔案管理工作人員有著較高的職業(yè)素質(zhì)，對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位來說，檔案記錄著其發(fā)展過程中非常重要的事項(xiàng)，所以必須要保證檔案管理工作的保密性，所以，如果工作人員的道德素養(yǎng)不高，很容易出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，不利于檔案管理的發(fā)展。因此，要求企業(yè)將提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)作為管理的重點(diǎn)，加強(qiáng)工作人員責(zé)任感的培養(yǎng)，進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量。

四、創(chuàng)新檔案管理思路

新形勢(shì)下的檔案管理，需要有新的管理思路，因此，在檔案管理工作中，要不斷創(chuàng)新檔案管理思路。在某種程度上來講，檔案管理工作其實(shí)是比較枯燥的，檔案的分類、整理等一成不變的工作程序，使得工作人員缺乏對(duì)檔案管理工作的激情。所以，在檔案管理工作中，需要有創(chuàng)新行為的出現(xiàn)，科技的發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了可能，由于傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，很多檔案管理工作人員在工作中也只是墨守成規(guī)地辦事，并沒有關(guān)注當(dāng)前對(duì)檔案管理的需求，很多工作人員僅僅只是做好檔案的歸檔、建檔等，就覺得自己已經(jīng)完成好了檔案管理工作。這種檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的需求，檔案管理是為企業(yè)與社會(huì)服務(wù)的，在工作中，不管是領(lǐng)導(dǎo)者還是管理人員，都應(yīng)該要?jiǎng)?chuàng)新管理思路，改變舊有的管理想法，認(rèn)真認(rèn)識(shí)檔案存在的價(jià)值，重視檔案管理工作，將超前的意識(shí)、節(jié)奏與服務(wù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，才能讓檔案管理實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值。

五、創(chuàng)新檔案管理模式

雖然一些傳統(tǒng)的管理模式對(duì)檔案管理工作確實(shí)起到了積極的促進(jìn)作用，但是隨著市場(chǎng)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)在新形勢(shì)下的檔案管理工作中不適用了，因此，在檔案管理模式上，必須要?jiǎng)?chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理程序是非常繁雜的，針對(duì)這個(gè)現(xiàn)象，在工作程序上，可以有效地進(jìn)行一定的簡(jiǎn)化，目前，我國(guó)很多檔案處于電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的狀態(tài)，紙質(zhì)檔案的管理比電子檔案的程序要復(fù)雜得多，所以面對(duì)這種現(xiàn)象，可以將紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理融合起來，相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，而且，現(xiàn)在的檔案形式已經(jīng)逐漸往電子檔案發(fā)展，在檔案的組卷與歸檔中，工作人員可以采取一些有效的方法，在不影響檔案管理質(zhì)量的前提下，取消其中一些比較復(fù)雜的程序。另外，在工作中，檔案管理者要善于思考，結(jié)合檔案管理工作的需要，將自身所學(xué)運(yùn)用到其中，發(fā)現(xiàn)存在的問題，適當(dāng)?shù)馗阋恍┬“l(fā)明、小創(chuàng)造等，以提高檔案管理工作的效果。

六、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

隨著科技的進(jìn)步，如今已經(jīng)進(jìn)入到一個(gè)信息化的時(shí)代，在檔案管理中，信息化管理可以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享也是檔案管理中非常重要的步驟。對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展中，做好資源共享可以促進(jìn)其發(fā)展，但是如何建立檔案信息資源共享系統(tǒng)，則需要根據(jù)企業(yè)與單位自身發(fā)展的實(shí)際情況而定。首先，要建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)，對(duì)于需要共享的資源，要給工作人員提供可檢索的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，讓其可以及時(shí)查詢到工作中需要的資源。其次，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的構(gòu)建，網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的基礎(chǔ)，所以要保證有暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

七、加強(qiáng)檔案硬件設(shè)備建設(shè)

檔案管理工作并不是人工就能完成的，特別是當(dāng)前新形勢(shì)下的檔案管理工作，必須要有先進(jìn)設(shè)備的支持，所以，需要加強(qiáng)檔案硬件設(shè)備建設(shè)。硬件就是辦公設(shè)施與辦公設(shè)備，檔案管理工作中，需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持，如今，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被淘汰，電子檔案已經(jīng)成為檔案的主要形式，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，電子檔案的管理十分便捷，但是還是存在一些漏洞。例如：檔案管理的安全性。因此，做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，要重視檔案硬件設(shè)備建設(shè)，加大資金投入，確保檔案管理工作的正常進(jìn)行，此外，還應(yīng)該設(shè)置檔案安全管理系統(tǒng)，對(duì)于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，也要采取相關(guān)措施對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，只有加強(qiáng)了檔案管理硬件設(shè)備的建設(shè)，檔案管理工作才能更上一層樓。

八、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)與事業(yè)單位來說都是非常重要的一部分，所以在新形勢(shì)下做好檔案管理工作也是非常關(guān)鍵的，檔案管理者要明確自身的職責(zé)，更新檔案管理觀念，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

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