縮短會計憑證裝訂入庫時間

——李 佳 張 弟

縮短會計憑證裝訂入庫時間

——李 佳 張 弟

會計憑證整理、裝訂、入庫是財務(wù)管理的重要工作。既往需要耗費十余天，耗時長。憑證管理QC小組通過PDCA循環(huán)設(shè)定目標(biāo)、查找要因、制定對策，使會計憑證裝訂入庫時間縮短至≤7天，實現(xiàn)了既定目標(biāo)，提高了科室服務(wù)滿意度。

會計憑證；裝訂；入庫；時間

First-author's address School of Armed Police Logistics Affiliated Hospital ,Tianjin,300162,China

小組概況(表1)

表1 小組概況

名稱憑證管理QC小組成立時間2015年7月1日課題類型管理型活動時間2015年7月1日-2016年3月31日人數(shù)3人活動頻率1次/月出勤率100%課題名稱縮短會計憑證裝訂入庫時間

1 課題選定

會計憑證是指記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證，是登記賬簿的依據(jù)。它是記錄經(jīng)濟信息的載體[1]。裝訂會計憑證是會計核算工作的組成部分，也是會計實務(wù)中的一項經(jīng)常性工作，更是會計檔案立卷過程中非常重要的環(huán)節(jié)[2]。

隨著業(yè)務(wù)量的增多，武警后勤學(xué)院附屬醫(yī)院每年形成的會計憑證冊數(shù)已從2014年的1 780冊增加到2015年的2 020冊，月均新造冊憑證達200冊左右，總冊數(shù)增加13.48%。財務(wù)供應(yīng)科票據(jù)組現(xiàn)由3人組成，憑證裝訂工作由1人負(fù)責(zé)，憑證裝訂入庫時長為10日以上，有較大改善空間。

2 現(xiàn)狀調(diào)查

憑證裝訂主要環(huán)節(jié)與步驟為：(1)打印記賬憑證；(2)整理原始憑證；(3)裝訂憑證；(4)印制憑證封皮；(5)粘貼憑證條及憑證封皮；(6)憑證入庫。對2015年1月-6月憑證裝訂耗時情況進行回顧性調(diào)查，憑證裝訂月平均耗時為10.32天，見表2。

根據(jù)表2繪制表3，依據(jù)二八法則可知，整理原始憑證、印制憑證封皮累計頻率為52.52%，是問題的主要癥結(jié)。

3 設(shè)定目標(biāo)

將會計憑證裝訂入庫時間設(shè)定為7天。

目標(biāo)設(shè)定依據(jù)：(1)整理原始憑證、印制憑證封皮占總耗時的52.52%。按照小組能力，可將這兩個環(huán)節(jié)耗時壓縮70%?？偤臅r=10.32-(3.17+2.25)×70%=6.53天。故，設(shè)定目標(biāo)值為7天。(2)同級醫(yī)院財務(wù)科會計憑證裝訂入庫時間一般在7天左右。

表2 2015年1月-6月憑證裝訂耗時統(tǒng)計

時間打印記賬憑證(天)整理原始憑證(天)裝訂憑證(天)印制憑證封皮(天)粘貼憑證封皮(天)憑證入庫(天)總平均值(天)2015年1月0．5311．51．50．582015年2月0．622220．59．12015年3月0．53．522．52．50．511．52015年4月132220．510．52015年5月0．53．51．52．52．50．5112015年6月0．841．5320．511．8單一環(huán)節(jié)匯總平均值(天)0．653．171．672．252．080．510．32

表3 憑證裝訂耗時頻數(shù)統(tǒng)計

序號項目頻數(shù)累計頻數(shù)累計頻率(%)1整理原始憑證3．173．1730．722印制憑證封皮2．255．4252．523粘貼憑證封皮2．087．5072．674裝訂憑證1．679．1788．865打印記賬憑證0．659．8295．166憑證入庫0．5010．32100

圖1 整理原始憑證耗時長的原因分析

圖2 印制憑證封皮耗時長的原因分析

4 原因分析(圖1、圖2)

5 要因確認(rèn)(表4)

6 對策擬定(表5)

7 實施

實施一：組織人員培訓(xùn)與考核

制定年度培訓(xùn)計劃；每季度安排科室業(yè)務(wù)骨干對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行1次培訓(xùn)；建立培訓(xùn)人員參訓(xùn)考勤表、考核成績表，與個人績效掛鉤。

效果：憑證裝訂人員熟練掌握憑證裝訂流程、工時限額，培訓(xùn)內(nèi)容切實有效。見表6。

實施二：建立原始憑證借閱制度

組織科室業(yè)務(wù)人員研究分析并參考外院經(jīng)驗，制定《原始憑證借閱管理規(guī)定》并啟用，嚴(yán)格執(zhí)行。

效果：憑證借閱得到了有效管控，降低了憑證管理難度，節(jié)約了憑證整理時間。

實施三：制定新的查篩方法

縮短原始憑證查篩周期，由每周查篩1次改為每天查篩1次。

效果：方便工作人員及時發(fā)現(xiàn)缺失憑證，便于憑證管理。

實施四：增加供應(yīng)單位

由醫(yī)院集中采購辦公室負(fù)責(zé)審核供應(yīng)單位資質(zhì)，嚴(yán)格按招標(biāo)流程組織入圍單位進行招標(biāo)，選定2家～3家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

效果：增加2家～3家供應(yīng)單位，提高了供應(yīng)商競爭力，使原料供應(yīng)更及時、質(zhì)量更優(yōu)質(zhì)。

實施五：增加憑證裝訂人員

通過培訓(xùn)，儲備熟練掌握憑證裝訂業(yè)務(wù)人員，增加1名憑證裝訂人員。

效果：使裝訂工作中需要手工完成的作業(yè)時間縮短了50%。

表4 要因確認(rèn)

序號末端因素確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)方法確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)時間責(zé)任人是否要因1缺少培訓(xùn)與考核是否有培訓(xùn)及業(yè)務(wù)考核查閱培訓(xùn)計劃及考核標(biāo)準(zhǔn)無憑證裝訂相關(guān)培訓(xùn)與考核2015．06．30李佳是2未做好付款計劃每月付款超額度次數(shù)查看付款記錄付款延遲不超過2日2015．06．30余日輝否3網(wǎng)銀系統(tǒng)故障每月系統(tǒng)故障發(fā)生頻率查詢每月因系統(tǒng)故障導(dǎo)致無法付款頻率付款延遲不超過2日2015．06．30余日輝否4未建立原始憑證借閱制度是否建立借閱制度查詢借閱制度無憑證借閱制度2015．06．30李佳是5憑證查篩周期跨度長整理憑證跨度周期為7天，是否過長查閱整理記錄有憑證缺失2015．06．30張弟是6印制工具陳舊工具是否陳舊現(xiàn)場查看印制工具磨損嚴(yán)重，字跡不清2015．06．30李佳是7手工印制，不可機打替代機打憑證封皮是否褪色現(xiàn)場查看5年以上機打憑證封皮有褪色現(xiàn)象2015．06．30張弟是8原料供應(yīng)單位單一，無替補選擇供應(yīng)渠道是否單一查看付款記錄供應(yīng)單位僅1家2015．06．30李佳是

表5 對策表

序號要因?qū)Σ吣繕?biāo)措施負(fù)責(zé)人地點完成時間1缺少培訓(xùn)與考核組織人員培訓(xùn)與考核參訓(xùn)人員100%出勤，考核成績90分以上(1)制定年度培訓(xùn)計劃；(2)落實季度考核制度；(3)建立參訓(xùn)人員考勤表、考核成績表，與個人績效掛鉤李佳財務(wù)科2015．09．01—09．302未建立原始憑證借閱制度建立原始憑證借閱制度憑證借閱登記率達100%(1)制定原始憑證借閱制度；(2)啟用原始憑證借閱登記表，每日匯總核對張弟財務(wù)科2015．09．01—09．303憑證查篩周期跨度長制定新的查篩方法憑證查篩周期間隔為1天由每7天查篩1次調(diào)整為每天查篩1次余日輝財務(wù)科2015．09．01—09．304原料供應(yīng)單位單一，無替補選擇增加供應(yīng)單位提高原料質(zhì)量，縮短等料時間(1)審核供應(yīng)單位資質(zhì)；(2)組織招標(biāo)供應(yīng)單位，選定優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；(3)供應(yīng)商增至2家～3家李佳財務(wù)科2015．09．01—09．305手工印制，不可機打替代增加憑證裝訂人員使封皮印制時間縮短50%(1)做好憑證裝訂人員儲備；(2)增加1名憑證裝訂人員張弟財務(wù)科2015．09．01—09．306印制工具陳舊定期更換號碼印章使用期內(nèi)100%無字跡模糊及返工情況(1)規(guī)范印制工具使用流程；(2)每半年更換1套號碼印章余日輝財務(wù)科2015．09．01—09．30

實施六：定期更換號碼印章

規(guī)范印制工具使用流程，根據(jù)印制工具使用磨損情況，字跡不清隨時更換，每半年必須更換。

效果：更好地使用印制工具，避免了不規(guī)范使用造成的不必要磨損，印制工具使用壽命延長；每半年更換1次印章，保證了印制憑證信息字跡清晰，憑證保管有效期內(nèi)未發(fā)現(xiàn)字跡模糊現(xiàn)象。

8 效果檢查

調(diào)查得知，2015年7月- 12月憑證裝訂月平均耗時為6.67天，月平均縮短工時35.37%，達到了活動目標(biāo)。見表7。

調(diào)查科室服務(wù)滿意度，憑證入庫及時方便了科室人員查找借閱，縮短了調(diào)閱查找時間，使科室憑證管理水平明顯提高，服務(wù)滿意度大幅度提升，得到了各級領(lǐng)導(dǎo)的肯定。

9 鞏固措施

(1)嚴(yán)格按照培訓(xùn)計劃組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，月末進行考核，納入績效管理。

(2)定期抽查憑證裝訂情況，保證查篩質(zhì)量。

(3)定期檢查憑證裝訂工具，審查供應(yīng)商資質(zhì)，嚴(yán)格按照招標(biāo)流程及超標(biāo)時限確定優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

(4)加強輪崗學(xué)習(xí)交流，儲備相關(guān)技能人員，提高工作熟練度。

10 總結(jié)及下一步打算

做好會計憑證裝訂工作，對于加強財務(wù)管理，提高會計檔案管理水平具有重要意義[3]。此次通過QC小組活動，實現(xiàn)了課題目標(biāo)，使小組成員解決實際問題能力增強，樹立了質(zhì)量意識和團隊精神。

表6 憑證裝訂人員培訓(xùn)考核統(tǒng)計

人員提高原始憑證審核合格率出勤成績?nèi)绾伪嫖霭l(fā)票真?zhèn)纬銮诔煽兲嵘剖胰藛T服務(wù)滿意度出勤成績提高憑證裝訂合格率出勤成績平均 出勤率(%)成績李佳√95√93√92√9010092．5張弟√92√91√93√9110091．75余日輝√97√93√95√9310094．5平均100%94．67100%92．33100%93．33100%91．33100%92．92

表7 對策實施效果驗證

時間打印記賬憑證(天)整理原始憑證(天)裝訂憑證(天)印制憑證封皮(天)粘貼憑證封皮(天)憑證入庫(天)總平均值(天)2015年7月0．51．51110．55．52015年8月0．5121．51．50．572015年9月0．521210．572015年10月0．512120．572015年11月0．521120．572015年12月0．52111．50．56．5單一環(huán)節(jié)匯總平均值(天)0．51．581．331．251．50．56．67

下一期活動課題：提高憑證摘要填寫合格率。

[1] 東奧會計在線.會計基礎(chǔ)[EB/OL].www.dongao.com.2016.

[2] 中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng).裝訂會計憑證技巧[EB/OL].www.china-k.net.2016.

[3] 徐士博,王桂嬌,劉國強.會計憑證裝訂問題淺探[J].渤海大學(xué)學(xué)報，2014(1)：79.

修回日期：2017-01-17

責(zé)任編輯：吳小紅

專家點評

總體評價：

該課題是管理型課題，小組成員針對醫(yī)院財務(wù)科會計憑證裝訂入庫耗時長的問題，運用PDCA的質(zhì)量改進方法開展活動，找到問題的癥結(jié)，設(shè)定了活動目標(biāo)值，并針對查找的要因制定了對策，通過逐條實施，切實縮短了會計憑證裝訂入庫的時間，實現(xiàn)了既定目標(biāo)。

作為醫(yī)院非醫(yī)療科室，“憑證管理QC小組”在醫(yī)院開展全面質(zhì)量管理的活動中，認(rèn)真查找本科室工作中的不足，體現(xiàn)了QC小組活動的群眾性、自主性、民主性。小組活動過程遵循四段十步的程序，解決問題的思路比較清晰，策劃出的對策措施對實現(xiàn)目標(biāo)起到了相應(yīng)的作用。

不足之處：

(1)原因分析中，部分因素沒有分析到末端。如：“報銷要素不齊全”，除去“缺少培訓(xùn)與考核”外，是否還有“無相關(guān)流程規(guī)范”的原因。

(2)要因確認(rèn)應(yīng)對所有的末端因素逐一分析確認(rèn)，對符合確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的列為要因?！笆止び≈疲豢蓹C打替代”并非末端因素，應(yīng)改為“5年后機打件褪色”。

(3)對策表中的“對策”應(yīng)與要因相對應(yīng)。如：“憑證查篩周期跨度長”，對策應(yīng)為“縮短憑證査篩周期”。對策實施的效果檢查應(yīng)與對策表中的小目標(biāo)對應(yīng)，如對策2中目標(biāo)為“借閱憑證登記率達100%”，對策實施后是否達標(biāo)應(yīng)有表述。

(4)鞏固措施應(yīng)把對策表中的措施逐一納入科室今后的管理制度或方法中，以保持成果持續(xù)有效。

Shortening the Binding Time of Accounting Vouchers/

LI Jia,ZHANG Di.//

Chinese Health Quality Management，2017,24(3):66-69

Finishing, binding, storage of accounting vouchers is an important task of financial management, which usually takes a long time with more than ten days. Through the PDCA cycle setting goals, finding key factors, and developing countermeasures by document management QC group, the binding time of accounting vouchers reduced to less than seven days, which achieved the established goal and improved the department service satisfaction.

Accounting Voucher; Binding; Storage; Time

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.3.23

2016-12-08

李 佳 張 弟 中國人民武裝警察部隊后勤學(xué)院附屬醫(yī)院 天津 300162

李 佳：中國人民武裝警察部隊后勤學(xué)院附屬醫(yī)院財務(wù)供應(yīng)科

E-mail：jiajiacasher@163.com