淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢和安全問題

陳莞露

（江蘇省徐州市第三十七中學(xué)）

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子商務(wù)、自動化辦公技術(shù)的不斷普及，檔案工作也逐漸向信息化方面發(fā)展，這將給信息安全帶給極大的挑戰(zhàn)。從檔案信息化管理的優(yōu)勢出發(fā)，運(yùn)用新型信息技術(shù)、方法來解決信息化管理的安全問題。

關(guān)鍵詞：信息化管理；準(zhǔn)確性；加密技術(shù)

檔案是人類對歷史活動的最原始記載，對于社會的進(jìn)步與發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用。檔案是前輩智慧的積累，也是社會文明發(fā)展的基礎(chǔ)。如今，計算機(jī)技術(shù)不斷涌入人類生活中，在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個方面都運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，已經(jīng)成為現(xiàn)代人類生活必不可少的工具。在記載原始文件時，也逐漸由紙質(zhì)檔案向信息化檔案方式轉(zhuǎn)變，在檔案信息化管理過程中，越來越多的信息安全問題引起人類的關(guān)注。解決信息安全問題是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，因此，本文以檔案信息化管理的優(yōu)勢為基礎(chǔ)，解決信息化管理安全問題。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.檢索速度快、準(zhǔn)確性增強(qiáng)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檢索一般是由工作人員在案卷中進(jìn)行手動檢索，這樣的檢索方式不僅速度較慢，準(zhǔn)確率也較低。運(yùn)用信息化的管理方式，可以大幅度提高檢索的速度，也會降低檢索的錯誤率。與此同時，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的自動化和智能化優(yōu)勢，即使是復(fù)雜的檢索內(nèi)容，也會得以順利實(shí)現(xiàn)。

2.檔案資源利用率較高

在檔案信息化管理工作中，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢不斷提高檔案資源的利用率，同樣運(yùn)用多媒體、可視化等新型計算機(jī)技術(shù)讓檔案信息傳播更加生動形象。除此之外，檔案信息化管理將采用數(shù)字化方式可以在自動化辦公系統(tǒng)中加以應(yīng)用，從而提高檔案資源的利用率。

3.信息實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，一般是到相關(guān)檔案部門進(jìn)行查詢，或是郵寄、傳真。而檔案信息化管理可以借助互聯(lián)網(wǎng)使信息實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸，這將在一定程度上節(jié)省人力、物力和財力，從而實(shí)現(xiàn)與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸。

二、檔案信息化管理的安全問題

1.網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全問題

在檔案信息化管理中，電子檔案一般以互聯(lián)網(wǎng)作為傳輸信息的路徑。然而，互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性平臺，檔案信息很容易被非法人員盜取。

2.電子檔案的真實(shí)性問題

電子檔案和紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別，電子檔案更容易被他人復(fù)制、篡改，因此，電子檔案的真實(shí)性受到了前所未有的威脅。

3.電子檔案的載體不穩(wěn)定性問題

電子檔案的存儲形式一般是磁盤、硬盤、光盤，這些存儲形式很容易受到自然環(huán)境的威脅，比如溫度、磁場等，從而使檔案信息丟失或是損壞。

三、檔案信息化管理的安全防范措施

1.使用較高安全性能的操作系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)是要依托操作系統(tǒng)，因此，一定要保證操作系統(tǒng)的安全性和可靠性，從而保證系統(tǒng)軟件的安全性。在建立安全性的操作系統(tǒng)過程中，要依據(jù)《計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級劃分準(zhǔn)則》，選擇高性能的系統(tǒng)軟件。當(dāng)系統(tǒng)操作軟件遭受安全威脅時，要及時升級、安裝補(bǔ)丁程序，切除安全隱患的斷口，從而使操作系統(tǒng)長期處于安全狀態(tài)。

2.采用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)

在采用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)時，可以安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)。防火墻技術(shù)是使用最為廣泛的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，同樣是一種訪問控制技術(shù)。通過防火墻技術(shù)可以對計算機(jī)進(jìn)行安全保護(hù)，從而保證內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不受到外部的侵襲。在檔案信息化管理過程中，有效防止了信息傳遞、信息處理、信息存儲等環(huán)節(jié)，從而在一定程度上保證了信息的竊取、修改等。防火墻軟件技術(shù)還可以消除計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上的病毒，在升級防病毒軟件的基礎(chǔ)上，可以確定查殺方案。除此之外，安全入侵檢測系統(tǒng)也可以保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全性。入侵檢測系統(tǒng)可以及時發(fā)現(xiàn)來自外部的非法入侵行為。入侵檢測系統(tǒng)是防火墻的補(bǔ)充，能保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部安全，并收集黑客入侵的客觀證據(jù)。

3.運(yùn)用加密技術(shù)保護(hù)信息資源安全

對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密技術(shù)就是將原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行某種處理，使其成為一種密文，只有通過輸入密碼才能讀取，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，達(dá)到不被竊取和閱讀的目的。加密技術(shù)一般可以分為對稱式和非對稱式兩種形式，對稱式的加密技術(shù)就是用同一個密碼使其加密和解鎖，非對稱式的加密技術(shù)就是使用兩種密碼。對稱式的加密技術(shù)有著十分廣泛的應(yīng)用范圍，在電子文件的傳輸中一般使用非對稱式的加密技術(shù)。非對稱式的加密技術(shù)使用兩種密碼，一種是可以公開的，一種是絕對加密的，發(fā)文時使用的是公開的密碼，收文時使用的是絕對加密的密碼。就是由于加密和解密運(yùn)用不同的密碼，使得保密性更強(qiáng)，第三者更不易解鎖。

總之，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)逐漸被廣泛使用，檔案也逐漸在實(shí)現(xiàn)信息化管理。然而，由于互聯(lián)網(wǎng)的多方面影響，使得檔案信息化管理出現(xiàn)了諸多的問題，檔案工作人員要正確認(rèn)識檔案信息化管理的優(yōu)勢和安全問題，從而采取正確的應(yīng)對策略。

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編輯 李建軍