淺析企業(yè)人事檔案管理工作

李歡

摘 要：人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)等部門在人事管理工作中形成的，記述和反映個(gè)人品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、健康狀況等人才信息的重要信息載體，是人才交流的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具和全面考察和管理員工的重要依據(jù)。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人才流動(dòng)進(jìn)一步加快，人事檔案管理工作的重要性越發(fā)明顯，人事檔案管理工作也就隨之出現(xiàn)了一些新的矛盾和問題需企業(yè)和人事檔案管理從業(yè)者關(guān)注。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 人事檔案 管理

1.人事檔案在人力資源管理中的重要性。

1.1良好的人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理有促進(jìn)作用

（1）人事檔案是考察和深入了解員工的重要依據(jù)。人事檔案中涵蓋了個(gè)人經(jīng)歷、德才、業(yè)務(wù)、政治思想等方面的情況，是了解員工最為直觀、系統(tǒng)的參考資料，是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，做好人事檔案管理有其重要性和必要性。（2）人事檔案是維護(hù)員工合法權(quán)益的可靠保證。人事檔案中存儲(chǔ)或記述的內(nèi)容是最真實(shí)、可靠的關(guān)于人的成長的歷史記錄，是具有法律效力的原始憑證，管理完善、內(nèi)容完整的工作檔案有益于充分維護(hù)、保障員工的利益。（3）是研究組織工作規(guī)律的重要資料。人事檔案是人才信息的縮影，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映，有助于用人單位從檔案中探索人才成長規(guī)律，企業(yè)人才構(gòu)成情況等，為更好地開展組織及人事工作提供必要支持。

1.2不善的人事檔案管理對人力資源管理的負(fù)面影響

（1）檔案材料一旦產(chǎn)生虛假行為將嚴(yán)重影響檔案的利用價(jià)值。真實(shí)性是檔案的基本特質(zhì)和要求，若人事檔案管理不完善，缺乏真實(shí)性，那么人事檔案就不具備利用價(jià)值，由于信息缺乏對稱性，導(dǎo)致檔案頻頻出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，而這些虛假信息會(huì)直接導(dǎo)致人事部門無法對企業(yè)職工做出正確評估，無法正確制定企業(yè)人員補(bǔ)充、配置、退休及解聘計(jì)劃。（2）人事檔案內(nèi)容雷同、分散，導(dǎo)致人力資源效力的降低。企業(yè)人事檔案一定要對員工的真實(shí)“面貌”進(jìn)行歷史的、全面的、客觀的反映，但目前很多人事檔案內(nèi)容不全、維度單一、資料簡單，不能體現(xiàn)個(gè)性化的素質(zhì)，此類現(xiàn)象導(dǎo)致企業(yè)在對人才的選用上缺乏一定參考價(jià)值，對企業(yè)員工正常晉升與選拔產(chǎn)生直接性影響，嚴(yán)重的不僅會(huì)挫傷員工工作積極性，而且會(huì)造成直接的企業(yè)損失。（3）缺乏時(shí)效性的檔案材料管理，阻礙人力資源管理效率。陳舊的人事檔案材料是記錄當(dāng)事人發(fā)展歷史的重要依據(jù)，人事檔案管理工作一般情況下也不會(huì)對已置于人事檔案的相關(guān)員工材料進(jìn)行二次審核，而最新的反映員工工作等情況的檔案資料受歸檔不及時(shí)等管理困擾因素較多，人力資源管理部門從人事檔案中獲取有價(jià)值的信息就比較困難，這也阻礙人力資源管理效率。

2.人事檔案管理中存在的問題

2.1對人事檔案管理工作不重視

由于社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，在企業(yè)發(fā)展過程中，人事檔案管理工作逐漸樹立了自己的地位。無論企業(yè)如何發(fā)展，人事檔案管理都可以對其產(chǎn)生不同程度的影響，企業(yè)發(fā)展離不開人事檔案管理，但目前很多企業(yè)并沒有意識到這一點(diǎn)，對人事檔案管理工作沒有重視起來，只是表面上進(jìn)行管理，但這樣的管理對企業(yè)來說作用不大。

2.2人事檔案管理力度不足

目前在企業(yè)人事檔案管理過程中還存在很多問題，其中最主要的就是人事檔案管理人員的檔案管理專業(yè)水平不高，管理方式不規(guī)范，甚至造成人事檔案的缺失。企業(yè)人事檔案管理人員往往是一些兼職人員，沒有充足的時(shí)間和精力進(jìn)行人事檔案管理工作，導(dǎo)致在實(shí)際工作中不能真正發(fā)揮人事檔案管理的作用。在企業(yè)的人事變動(dòng)上出現(xiàn)一定的程序問題，除了人事檔案管理人員的專業(yè)水平不高外，還有人事檔案管理人員檔案安全保密意識不強(qiáng)的原因。

2.3人事檔案收集整理不及時(shí)

在整個(gè)人事檔案管理過程中，最重要的就是對人事檔案的及時(shí)收集整理，但很多企業(yè)由于檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足、責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致人事檔案的收集、整理不及時(shí)。

2.4人事檔案被長期擱置

當(dāng)今社會(huì)競爭激烈，人才質(zhì)量對整個(gè)企業(yè)有很大影響，因此人才是整個(gè)企業(yè)的核心所在，只有人才被合理運(yùn)用才能促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。而人事檔案的擱置將影響人才的利用效率，進(jìn)而影響企業(yè)的快速發(fā)展，因此必須加強(qiáng)人事檔案管理力度。但一些企業(yè)對人事檔案長時(shí)間擱置，即使企業(yè)擁有一套完善的管理體系，最終還是不能有效地利用人事檔案，使其起到應(yīng)有的作用。

3.完善企業(yè)人事檔案管理工作的對策建議

3.1加強(qiáng)檔案管理意識

目前，制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵便是檔案意識。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對自身檔案意識予以強(qiáng)化，對人事檔案工作的特點(diǎn)、地位與作用有一正確認(rèn)識，并加大資金投入，對檔案管理設(shè)施進(jìn)行強(qiáng)化，定期對檔案管理工作展開檢查與指導(dǎo)，只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識加強(qiáng)了，員工才能對檔案管理工作引起重視。檔案管理部門要對自身工作的重要性有一充分認(rèn)識，樹立高度的責(zé)任感，保證檔案材料收集的及時(shí)性與完整性，保證人事檔案質(zhì)量，而普通員工也要具備良好的檔案意識，清楚認(rèn)識到檔案與自身利益的緊密聯(lián)系，自覺遵守檔案管理制度。

3.2建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，必須改革與新形勢、新情況與新任務(wù)不符的規(guī)章制度，建立起新的、更具科學(xué)性的人事檔案管理制度，讓人事檔案工作朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。要及時(shí)、完整地收集檔案；充分按照“取之有據(jù)，舍之有理”的原則鑒別檔案；秉承嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的態(tài)度將檔案歸檔；借閱檔案應(yīng)具體情況具體分析，區(qū)分人力資源管理部門和其它部門，保證檔案安全；及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地更新檔案，特別要對檔案新內(nèi)容的補(bǔ)充收集予以重視。

3.3加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革

現(xiàn)階段，由于有多種方式管理個(gè)人信息，因而使得重復(fù)交叉的情況在各種人事檔案信息中普遍存在，所以融合與分類管理其中的一些能公知共用的信息就顯得非常有必要。首先是日常管理自動(dòng)化。利用微機(jī)完成檔案管理工作中的編碼、查詢以及轉(zhuǎn)遞工作，不僅可避免手工操作的麻煩，也可使檔案工作的準(zhǔn)確性與工作效率大大提高。其次是檔案內(nèi)容信息化。應(yīng)盡可能以信息的形式將常用檔案存入微機(jī)，建立各類人員檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時(shí)借助掃描技術(shù)把檔案材料儲(chǔ)入微機(jī)，以便之后查詢檔案，分析系統(tǒng)。如此一來不僅可對人事檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化，更好地利用人事檔案，也可大大節(jié)約企業(yè)人財(cái)物。

3.4提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作的效率受到檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的直接影響，為此，企業(yè)必須促進(jìn)相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)的進(jìn)一步提高。第一，企業(yè)可借助多種方式，如定期培訓(xùn)、模擬演練等加強(qiáng)檔案管理人員的防范意識，不斷提升其專業(yè)水平，包括法律知識、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識、管理知識等在培訓(xùn)內(nèi)容之列，同時(shí)通過培訓(xùn)考核來保證培訓(xùn)效果，促進(jìn)整體檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。對于在一些工作人員中出現(xiàn)的不良現(xiàn)象，如態(tài)度不端正、工作懶散等，企業(yè)可實(shí)行獎(jiǎng)懲機(jī)制，利用調(diào)整薪酬、人事調(diào)動(dòng)等來對他們予以激勵(lì)，將其工作積極性激發(fā)出來，進(jìn)而切實(shí)提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率。

4.結(jié)語

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱苦的工作，需要我們不斷進(jìn)行研究、探索和發(fā)現(xiàn)。只有這樣，我們才能更好地服務(wù)于企業(yè)，更好地服務(wù)于社會(huì)。

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