完善醫(yī)院的檔案管理工作

張思思

【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-6851（2017）05--01

前言

完善醫(yī)院檔案管理工作要從醫(yī)院的工作實際出發(fā)，找到檔案管理中現(xiàn)存的問題，針對問題提出更好的完善措施，才能夠真正有效解決醫(yī)院檔案管理中存在的問題。

1.醫(yī)院的檔案管理工作概述

提高檔案管理人員素質(zhì)：首先，檔案管理人員要解放思想，改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去看堆守攤、重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，把檔案工作同醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益聯(lián)系起來，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下功夫，適應(yīng)外部環(huán)境和內(nèi)部變革的需要。其次，要掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

改革醫(yī)院檔案管理體制：要求醫(yī)院改變原來分散的檔案管理體制，對本單位在醫(yī)療活動中形成的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理，增加檔案管理的綜合性和獨立性，更好地滿足醫(yī)院各項工作充分利用檔案的需要。

綜合性：目前一些醫(yī)院設(shè)立的綜合檔案室管理檔案，看上去似乎是集中統(tǒng)一管理；其實不然，因為沒有包括病歷檔案和人事檔案的管理，而人事檔案和病歷檔案在醫(yī)院建設(shè)中占有舉足輕重的作用，只有對它們實行綜合管理才能更好地發(fā)揮其作用。獨立性：檔案管理部門將工作重點由收集、整理、歸檔，轉(zhuǎn)移到開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)上來，作為獨立的部門能直接參加醫(yī)院召開的各種會議，及時了解醫(yī)院動態(tài)，根據(jù)醫(yī)院工作需要把有用的信息開發(fā)出來。獨立的檔案管理部門有利于檔案工作者從紛雜的行政事務(wù)中解脫出來，精力集中于本職工作。在完成收集、整理、歸檔工作之后，有更多時間做好信息開發(fā)和編研工作。

2.醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案意識淡薄。眾所周知，做好醫(yī)院的檔案管理最關(guān)鍵一條就是領(lǐng)導(dǎo)重視。毋庸諱言，至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理意識還較淡薄。“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還一定程度上存在，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.2 對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明確。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學(xué)技術(shù)的進步和社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入正規(guī)的管理渠道。

2.3 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案納入目標考核。由于管理制度不嚴、不健全，有意無意地不及時移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2.4 檔案管理人員知識更新不夠，業(yè)務(wù)水平不高。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學(xué)習(xí)的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

3.檔案管理工作創(chuàng)新的探索

3.1 創(chuàng)新管理理念

以推動醫(yī)院科學(xué)發(fā)展為理念。通過對歷年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析，為醫(yī)院健康發(fā)展提供有效依據(jù)，更好地為醫(yī)院各項工作服務(wù)。

以全心全意服務(wù)患者為理念。醫(yī)院管理的終極目標就是更好的服務(wù)患者，檔案管理作為醫(yī)院管理的一部分，要時刻圍繞服務(wù)患者的理念，不斷提高檔案管理水平。

以傳承醫(yī)院先進文化為理念。醫(yī)院開展新技術(shù)、新項目、實施特色診療、推出先進典型等工作的資料檔案都是醫(yī)院的先進文化，應(yīng)該通過加強檔案管理把他們傳承和發(fā)揚下去，發(fā)揮其長期作用。

3.2 創(chuàng)新管理模式

醫(yī)院檔案管理應(yīng)做到三個統(tǒng)一，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。醫(yī)院成立檔案工作專項領(lǐng)導(dǎo)小組，明確人員責(zé)任，形成主管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任負責(zé)，職能科室負責(zé)人為成員的三級管理模式。制定《檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《檔案歸檔制度》、《檔案室管理制度》、《檔案借閱保密制度》、《檔案鑒定移交銷毀制度》、《檔案資料統(tǒng)計制度》等13項規(guī)章制度，使檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。在檔案管理方面做到嚴把質(zhì)量評查關(guān)、移交簽字關(guān)、檔案驗收關(guān)，從而保證檔案質(zhì)量。

3.3 創(chuàng)新管理手段

檔案管理信息化就是將現(xiàn)代化計算機技術(shù)、信息通信技術(shù)，充分運用于檔案資料的處置、保存、管理和應(yīng)用，是目前最為有效的管理手段。為營造醫(yī)院信息化環(huán)境，醫(yī)院更新升級了HIS系統(tǒng)和PACS系統(tǒng)，為檔案管理信息化改革奠定了基礎(chǔ)；啟動電子病歷系統(tǒng)，提高了病歷書寫效率，便于病歷的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督和質(zhì)量控制；引進河北省科怡檔案管理系統(tǒng)，建立檔案電子目錄，提高了檔案查詢、管理、利用水平；增強外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)功能，引進OA辦公系統(tǒng)，各類檔案如通知、公告、信息、文件等全部通過內(nèi)、外網(wǎng)站和辦公系統(tǒng)發(fā)布，推進了無紙化辦公進程；在市級醫(yī)院首家引入醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療器械管理系統(tǒng)，為醫(yī)院設(shè)備和材料建立電子檔案，實現(xiàn)了設(shè)備和耗材資料存儲、信息查詢、產(chǎn)品過保質(zhì)期預(yù)警等功能。

4.結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理的過程中，一定要采取更好的管理方案，同時，針對檔案管理工作中存在的問題，提出更好的解決方案，保證醫(yī)院的檔案管理工作更加有效果。

參考文獻：

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