談加強(qiáng)婦幼保健院檔案管理的重要意義

王歡玲

【中圖分類號(hào)】R197.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-6851（2017）05--02

業(yè)務(wù)單位的大難管理一直是薄弱環(huán)節(jié)，也正因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致發(fā)生了許多人為的問(wèn)題，給機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作造成了很多困惑。國(guó)家檔案局于2006年12月、2011年11月、2012年12月分別出臺(tái)了8號(hào)令、9號(hào)令、10號(hào)令。8號(hào)令明確了《機(jī)關(guān)文件資料檔案范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，9號(hào)令明確了《各級(jí)各類檔案管收集檔案范圍的規(guī)定》，10號(hào)令明確了《企業(yè)文化材料歸檔范圍的規(guī)定》。三個(gè)號(hào)令分別對(duì)各級(jí)各類檔案管理都做了詳細(xì)規(guī)定，是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的重要組成部分。對(duì)實(shí)施檔案管理產(chǎn)生了很大影響。這標(biāo)志著我國(guó)檔案管理工作進(jìn)入了新的發(fā)展階段。

近年來(lái)尤其是三個(gè)號(hào)令發(fā)布以后我們?nèi)丝诤蛬D幼院在院領(lǐng)導(dǎo)的親自帶領(lǐng)下逐步從以前檔案工作的不被重視到現(xiàn)在院領(lǐng)導(dǎo)及全院職工的高度重視體現(xiàn)了檔案工作在業(yè)務(wù)工作中的重視程度。下面就本人結(jié)合實(shí)際談?wù)勎以悍謩e做了以下幾方面工作：

一、在院領(lǐng)導(dǎo)的親自帶領(lǐng)下，全站職工擠時(shí)間認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家檔案局出臺(tái)的8號(hào)令、9號(hào)令、10號(hào)令。在以往以醫(yī)療保健為主的婦幼保健院檔案工作長(zhǎng)期不受重視，自國(guó)家發(fā)布三個(gè)號(hào)令之后，院領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，自己的工作做起來(lái)也順利多了。具體細(xì)則到以下內(nèi)容：

1、加強(qiáng)檔案管理制度化，領(lǐng)導(dǎo)帶頭，分工明確，責(zé)任到人

近幾年我院領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作，院領(lǐng)導(dǎo)親自帶頭，專門(mén)成立了以院領(lǐng)導(dǎo)主持的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組，具體制定了《檔案管理制度》、《檔案室工作人員崗位責(zé)任制》、《檔案資料查閱制度》、《歸檔范圍及保管期限表》、《安全與消防制度》等一系列管理制度。責(zé)任到人，分工明確。以婦幼保健院副院長(zhǎng)兼職檔案室主任，專職檔案員具體負(fù)責(zé)，各科室相互配合，積極完成各自的工作任務(wù)。

2、轉(zhuǎn)變觀念加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作從認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)學(xué)習(xí)和對(duì)檔案管理人員整體素質(zhì)的提高

從自身來(lái)講，從2000年領(lǐng)導(dǎo)讓我接手檔案管理工作的不情愿到現(xiàn)在對(duì)檔案工作的非常敬業(yè)，特別是自國(guó)家發(fā)布8號(hào)令、9號(hào)令、10號(hào)令之后，院領(lǐng)導(dǎo)更是認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和必要性。為確保上述三令檔案工作更好的貫徹實(shí)施，單位多次派專職檔案管理員外出學(xué)習(xí)，現(xiàn)場(chǎng)取經(jīng)，參加省市各級(jí)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，回來(lái)后再對(duì)各科室兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并對(duì)工作中表現(xiàn)好的進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，極大的調(diào)動(dòng)了職工的工作積極性。

二、認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局發(fā)布實(shí)施的8號(hào)令

1、自8號(hào)令發(fā)布施行起，在站領(lǐng)導(dǎo)的親自帶領(lǐng)下分別開(kāi)展了對(duì)本站檔案進(jìn)行歸檔范圍和保管期限等工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（1）對(duì)站內(nèi)主要檔案重新進(jìn)行歸類、劃分。例如：設(shè)備儀器檔案、個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、婚前檢查檔案、新生兒出生缺陷檔案、孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理檔案、有關(guān)婦女兒童保健的法律法規(guī)、上級(jí)單位及院內(nèi)重要會(huì)議內(nèi)容記錄等較以前進(jìn)行了詳細(xì)的劃分。

（2）對(duì)全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，保證了案卷的質(zhì)量、安全性、完整性，對(duì)借閱文件，規(guī)定不允許與檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行。對(duì)轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入文件進(jìn)行登記制冊(cè)，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，切實(shí)做到了管理規(guī)范化。

2、認(rèn)真改革體現(xiàn)檔案管理制度化，歸檔文件必須由檔案室管理員統(tǒng)一管理，不歸檔的另行保存。將原來(lái)單位劃分為“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”，改為現(xiàn)在的“永久”與“定期”，并按年限區(qū)分保存分別為10年、30年。

3、以人為本的管理理念：凡是與個(gè)人利益有關(guān)的檔案，大多數(shù)規(guī)定為永久性保管。

三、9號(hào)令重新規(guī)定了各級(jí)各類檔案館室，事業(yè)單位檔案館室的收集范圍，從宏觀上解決了國(guó)家檔案資源的科學(xué)布局，合理歸屬，按照統(tǒng)一規(guī)劃，分級(jí)管理原則，依法開(kāi)展檔案收集工作，將屬于檔案收集范圍具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案，依法接收保存。使檔案管理工作還需做好以下幾方面：

1、加強(qiáng)管理，建立更加切合實(shí)際、科學(xué)有效的檔案管理制度。

2、提高專職檔案管理人員與基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。首先是加強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)人員的技能培訓(xùn)，不但要提高檔案專業(yè)管理人員的基礎(chǔ)理論知識(shí)水平，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等的技能訓(xùn)練和培訓(xùn)。其次是參加各地各種形式的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)、技術(shù)交流等培訓(xùn)班和研討會(huì)。

3、提高檔案網(wǎng)絡(luò)信息化水平，便于工作需要時(shí)本單位與基層隨時(shí)隨地方便快捷查閱。同時(shí)加快推進(jìn)多媒體信息的多樣化。落實(shí)國(guó)家檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定和完善適應(yīng)當(dāng)?shù)貦n案信息建設(shè)的實(shí)施辦法。

4、提高檔案案卷的質(zhì)量，便于工作需要時(shí)的長(zhǎng)久保護(hù)和利用。

5、充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，有力的利用好檔案室所有檔案的價(jià)值所在。

6、建立更加完整、安全的檔案體系，使檔案管理進(jìn)一步科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。

綜上所述，我們檔案管理人員只有堅(jiān)持改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)和緊跟新形勢(shì)下的現(xiàn)代化步伐?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)我們中國(guó)夢(mèng)。