淺談國有企業(yè)印章（電子印章）的管理與使用

國有企業(yè)印章（電子印章）是國有企業(yè)行使職權(quán)的重要工具和憑證，具有一定的法定效力，而印章（電子印章）的合法性和權(quán)威性則代表了企業(yè)的責(zé)任與權(quán)益。因此，必須加強(qiáng)和規(guī)范國有企業(yè)印章（電子印章）的管理和使用。

一、國有企業(yè)印章（電子印章）的保管與使用應(yīng)給予足夠的重視

保管要安全有序。印章是組織身份的象征。不管是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外，都象征本單位的名稱，印章就代表著本單位這個(gè)名稱。印章象征著其合法性、權(quán)威性。國有企業(yè)法人單位的印章都必須指定專人保管使用，明確保管人和責(zé)任部門，不能“齊抓共管”更不能隨便交給他人代管。印章保管人如有事外出，無論時(shí)間長短，交由他人代管的都必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。印章應(yīng)避免出現(xiàn)無人監(jiān)督、任人使用的現(xiàn)象，必須存放在有一定安全措施的保險(xiǎn)柜或明柜內(nèi)，以防撬盜偷蓋。

用印手續(xù)必須齊全。印章的使用必須在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，保管人員使用時(shí)要認(rèn)真負(fù)責(zé)。特殊情況保管人員使用要帶出辦公室時(shí)，應(yīng)經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人員作到人不離章。文書材料一經(jīng)加蓋印章，就必須承擔(dān)法定義務(wù)和法律責(zé)任。公務(wù)往來的文書文件和各類技術(shù)資料具有法定效力。另外保管人員應(yīng)親自蓋章，電子文檔套印時(shí)，做到到場(chǎng)監(jiān)督。印章使用要辦理必要的審批程序，審批程序是印章使用要辦理過程中不可省略的。根據(jù)印章效力明確印章使用審批權(quán)限辦理用印手續(xù)，以備查考。

電子印章與實(shí)物印章一樣具有同等法律效力。電子印章是科技與印章結(jié)合的新品種印章。隨著科技的進(jìn)步發(fā)展和國有企業(yè)業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大，電子印章開始普遍推廣使用。電子印章的推廣應(yīng)用，有利于加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)對(duì)印章的統(tǒng)一管理和監(jiān)控，有效地打擊由印章引起的刑事犯罪活動(dòng)，推進(jìn)國家信息化建設(shè)。電子印章從審批制作開始，便具有從源頭杜絕造假的優(yōu)勢(shì)。電子公章的審批制作，必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，同時(shí)進(jìn)入全程監(jiān)控的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)監(jiān)管。

二、國有企業(yè)印章（電子印章）在保管與使用過程中應(yīng)注意的主要問題

國有企業(yè)印章（電子印章），特別是公章、負(fù)責(zé)人名章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章，是企業(yè)從事經(jīng)營和管理過程中最常用的工具之一，可以在一定范圍內(nèi)直接代表企業(yè)，具有嚴(yán)肅性和一定的法律效力。如果保管使用不當(dāng)，會(huì)造成諸多問題，必須引起足夠重視。

印章（電子印章）刻制不規(guī)范。印章（電子印章）的刻制必須在公安部門指定的單位進(jìn)行。如果不在公安機(jī)關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，就會(huì)埋下風(fēng)險(xiǎn)和隱患。印章刻制的業(yè)務(wù)流程必須清晰，不能沒有審批程序，只有業(yè)務(wù)需要，刻制印章后必須下發(fā)正式啟用文件，明確印章使用時(shí)間和使用范圍。

印章（電子印章）管理規(guī)章制度不健全。很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和職工，沒有從思想上意識(shí)到印章對(duì)企業(yè)的重要性，蓋章時(shí)毫無原則可言，致使蓋印章成為一件很隨意的事。印章（電子印章）管理必制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，印章管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，對(duì)需要用印的材料必須嚴(yán)格審查，不能違返印章（電子印章）管理制度。印章管理人員不能讓印章離開視線，在沒有監(jiān)管人的情況下攜帶印章外出。不能在沒有審批的情況下在空白介紹信或空白紙張上用印。印章管理人員必須使用印章登記表，經(jīng)審批用印后妥善保存。印章丟失或被盜后要及時(shí)報(bào)告，印章作廢必須及時(shí)回收銷毀，如不及時(shí)回收銷毀，導(dǎo)致新章、老章并存，甚至混亂使用，就會(huì)存在用印風(fēng)險(xiǎn)，甚至給企業(yè)帶來負(fù)面影響，甚至造成不可挽回的損失。。

三、應(yīng)對(duì)國有企業(yè)印章（電子印章）管理與使用過程中存在問題的措施

印章的嚴(yán)肅性和有效性決定了從事印章管理人員必須責(zé)任意識(shí)，敢于堅(jiān)持原則，履行崗位職責(zé)。但是隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，印章（電子印章）管理的難度逐漸加大，所以必須以印章（電子印章）管理制度為基礎(chǔ)，以印章（電子印章）管理業(yè)務(wù)流程為主線，保證國有企業(yè)和諧穩(wěn)定持續(xù)健康發(fā)展。

要制定印章（電子印章）使用管理制度。印章管理工作原則性極強(qiáng)，必須建立一套完整的制度規(guī)范。制定規(guī)范的印章專用管理流程，建立印章專人保管制度，建立印章專用登記、審批制度，到堅(jiān)持按專項(xiàng)原則和政策蓋章，每一項(xiàng)工作都是至關(guān)重要的。要指定管理部門，明確工作職責(zé)，做到有規(guī)可依、有章可循。按印章管理規(guī)定申請(qǐng)使用印章部門必須履行審批程序，經(jīng)過批準(zhǔn)方可用印。要使用臺(tái)賬制度，印制印章使用申請(qǐng)表，在用印過程中，印章管理人員須對(duì)用印文件認(rèn)真審查，用印時(shí)必須親自用印，審核用印內(nèi)容、用印次數(shù)及用印范圍。

要加強(qiáng)對(duì)印章部門及印章管理人員的管理。要加強(qiáng)對(duì)印章管理部門的監(jiān)管，加強(qiáng)對(duì)印章保管人員的管理，加強(qiáng)印章保管人員對(duì)印章的保管。印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)。印章保管人員不得隨意將攜帶印章外出，特殊情況下需攜帶印章外出時(shí)，必須按照印章管理制度規(guī)定，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)兩人隨同。外出用印如遇特殊情況，印章遺失等問題，必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，同時(shí)刊登遺失聲明。

國有企業(yè)所屬部門變更或撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬法人公司注銷時(shí)，在工商注銷手續(xù)完成后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳法人公司包括公司公章、負(fù)責(zé)人名章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄。如所屬部門如有項(xiàng)目正進(jìn)行，須在項(xiàng)目關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目專用印章的監(jiān)管，項(xiàng)目專用印章必須限定其用途和使用審批程序，要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用。印章管理部門須會(huì)同法律部門將收繳的專用印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。如遇到項(xiàng)目印章被訪制的情況時(shí)，印章管理部門要及時(shí)協(xié)調(diào)法律部門，由法律部門按法律規(guī)定予以解決，并公安機(jī)關(guān)報(bào)案，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，認(rèn)定項(xiàng)目合同無效，減少企業(yè)損失，保證企業(yè)和諧穩(wěn)定持續(xù)健康發(fā)展。

（作者簡(jiǎn)介：魏海蘭，學(xué)歷：本科，中共中央黨校函授學(xué)院，單位：山西省煙草專賣局，研究方向：辦公室管理。）