Office軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用技巧分析

段悅

摘 要 隨著時(shí)代的發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，在公司或者企業(yè)進(jìn)行辦公的時(shí)候普遍使用辦公軟件進(jìn)行公司業(yè)務(wù)的處理，尤其是Office辦公軟件的應(yīng)用更加廣泛。本文就如何更為高效地使用Office辦公軟件作為出發(fā)點(diǎn)，介紹一些常用的Office自動(dòng)化操作技巧，讓Office用戶能進(jìn)行軟件的自動(dòng)化設(shè)定，加強(qiáng)辦公人員在使用辦公軟件過程中的用戶體驗(yàn)。

關(guān)鍵詞 Office辦公軟件；自動(dòng)化；應(yīng)用技巧

中圖分類號(hào) TP2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 2095-6363（2017）06-0081-02

文中主要介紹一些相應(yīng)的Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的常用技巧，方便工作人員進(jìn)行快速辦公操作。巧妙使用自動(dòng)化技巧，人員在辦公的時(shí)候就可以利用Office自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用程序的個(gè)性化設(shè)定，將其提供給Office作為數(shù)據(jù)對(duì)象進(jìn)行處理。辦公人員如果能進(jìn)行自動(dòng)化技術(shù)開發(fā)，在辦公的時(shí)候就可以大大提升辦公效率。本文從3個(gè)方面簡(jiǎn)單介紹如何在Office辦公軟件的使用過程中應(yīng)用自動(dòng)化辦公技巧。

1 掌握Word實(shí)用技巧，提升辦公自動(dòng)化程度

Office辦公軟件是一套得到廣泛應(yīng)用的辦公軟件，無論是大公司的辦公人員還是正在進(jìn)行辦公軟件操作學(xué)習(xí)的學(xué)生都普遍使用Office辦公軟件進(jìn)行相關(guān)操作。在使用Office辦公軟件的過程中，客戶可能對(duì)于辦公軟件部分默認(rèn)操作不適應(yīng)，進(jìn)而降低了工作效率，在使用Word辦公軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的時(shí)候，人們?nèi)绻軌蛘莆找恍┫嚓P(guān)的小辦公技巧，就可以比較輕松地進(jìn)行辦公操作，大大提升辦公效率，對(duì)于公司和企業(yè)的發(fā)展也有著很大的好處。下面介紹一些使用Word辦公軟件的實(shí)用技巧。

在辦公人員利用WPS辦公軟件進(jìn)行文檔的處理操作的過程中，進(jìn)行存盤關(guān)閉再打開的操作以后，光標(biāo)會(huì)出現(xiàn)在文檔處理以后上一次關(guān)閉的位置，這一功能對(duì)于辦公人員的工作效率提升有著極大的幫助，可以讓辦公人員快速找到下一次工作應(yīng)當(dāng)接續(xù)的位置，然后在Word辦公軟件中，沒有類似的默認(rèn)功能，辦公人員可以利用辦公自動(dòng)化技巧進(jìn)行自定義設(shè)置，從而進(jìn)行Word辦公軟件光標(biāo)的快速定位。當(dāng)辦公人員使用Word辦公軟件的時(shí)候，可以使用Shift+F5的快捷鍵組合進(jìn)行光標(biāo)的快速定位，Shift+F5的快捷鍵組合可以進(jìn)行本W(wǎng)ord文檔最近三次文檔更改操作位置的調(diào)用，通過Shift+F5的重復(fù)操作切換出的光標(biāo)位置，辦公人員可以大大提升辦公效率。

為了將一篇文章中的字體格式進(jìn)行組合，并將已經(jīng)整合完成的文件在另外的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行展示，就需要使用謹(jǐn)慎嵌入字體，然而由于一篇文章中的內(nèi)容比較多文件容量也會(huì)增大，在進(jìn)行謹(jǐn)慎嵌入字體的過程中，辦公人員若不使用True Type字體，也可以使用自定義辦公技巧，在工具欄中選擇“選項(xiàng)”，然后點(diǎn)擊“選項(xiàng)”命令中的“保存”選項(xiàng)卡，這樣的自動(dòng)化辦公應(yīng)用技巧可以壓縮文件大小，利用嵌入字體的辦公自動(dòng)化技巧可以保證Word文檔在其他電腦上進(jìn)行演示的時(shí)候僅僅通過記住需要的字體就能夠完成相應(yīng)的字體嵌套，從而保證了Word文檔使用時(shí)候效果的同時(shí)節(jié)約Word文檔實(shí)際容量。

2 掌握Excel實(shí)用技巧，提升辦公自動(dòng)化程度

在Office辦公辦公軟件系列中Excel表格軟件的使用人群也十分廣泛，Excel軟件主要用于制作表格，辦公人員利用Excel表格軟件可以進(jìn)行快速、高效地制表，將數(shù)據(jù)進(jìn)行合理清晰的呈現(xiàn)。因此，Excel制表軟件在許多公司中都有著廣泛的應(yīng)用，如果在使用Excel制表軟件的過程中利用局域網(wǎng)進(jìn)行公司或者企業(yè)中各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)連接，就可以比較輕松地建立相對(duì)封閉的獨(dú)立辦公場(chǎng)所，進(jìn)而達(dá)到利用Excel指標(biāo)軟件進(jìn)行表內(nèi)數(shù)據(jù)的流暢交換，形成高效共享數(shù)據(jù)體系，大大提高企業(yè)辦公效率有利于公司的順利運(yùn)營(yíng)。由于Excel辦公軟件具備強(qiáng)大的運(yùn)算分析能力，辦公人員可以十分迅速地掌握使用技巧，在制表的時(shí)候可以十分直觀地進(jìn)行數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。在學(xué)習(xí)使用的時(shí)候，學(xué)習(xí)者需要巧妙運(yùn)用辦公自動(dòng)化技巧，熟練掌握相關(guān)Excel制表快捷操作。在Excel辦公軟件中，最常用的功能就是函數(shù)功能。使用Excel內(nèi)置函數(shù)，能夠給辦公人員從相對(duì)繁瑣枯燥的計(jì)算任務(wù)中解放出來。辦公人員們要利用好Excel辦公軟件的強(qiáng)大自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理能力，提升辦公效率。

辦公人員可以使用Excel制表軟件中的數(shù)據(jù)采集運(yùn)算功能來進(jìn)行相關(guān)公司中的工作量信息統(tǒng)計(jì)的任務(wù)，人們將公司相關(guān)工作信息輸入到Excel制表軟件中后，選擇相應(yīng)的運(yùn)算公式來進(jìn)行精確、迅速的數(shù)據(jù)整理，繼而讓公司管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)一目了然，迅速找出數(shù)據(jù)背后的商機(jī)或存在的問題，在進(jìn)行公司決策的時(shí)候就會(huì)更加清晰。在一些企業(yè)和人事單位，也會(huì)使用WPS軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，但是WPS辦公軟件也存在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不兼容的問題，這一點(diǎn)上Excel辦公軟件具備很大的優(yōu)勢(shì)，故而使用Excel辦公軟件就能比較準(zhǔn)確而快速地提升統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)工作效果，在進(jìn)行辦公的時(shí)候，如果實(shí)現(xiàn)進(jìn)行所需信息檢索設(shè)定，Excel辦公軟件就能把人們需要的信息進(jìn)行自動(dòng)篩選，將辦公人員最需要的信息優(yōu)先呈現(xiàn)給人們。

3 掌握自定義相關(guān)技巧，提升辦公自動(dòng)化程度

由于每個(gè)人的工作習(xí)慣都有著或多或少的差異，在辦公人員使用Office辦公軟件的時(shí)候就可能由于操作習(xí)慣的問題造成工作效率的差距，為了將Office辦公軟件使用效率最大化，辦公人員可以對(duì)于Office辦公軟件進(jìn)行自定義設(shè)置，使其符合個(gè)體操作習(xí)慣。人們?cè)谑褂肙ffice辦公軟件的時(shí)候需要對(duì)于自定義設(shè)置技巧有相關(guān)的了解，在辦公的時(shí)候?qū)⒆远x技巧加以運(yùn)用，根據(jù)自我操作習(xí)慣進(jìn)行Office辦公軟件操作質(zhì)量的個(gè)性化設(shè)定，凸顯辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而使得Office辦公軟件體現(xiàn)出人性化的一方面。微軟公司自從推出Office辦公軟件以后也不斷進(jìn)行Office軟件版本的更新，在每一次的更新中Office辦公軟件的操作界面都會(huì)發(fā)生一定的變化，更新以后的Office辦公軟件界面得到了美化，功能區(qū)的界面也得到了改進(jìn)，但是對(duì)于一些習(xí)慣于舊版界面的人員來說，需要一段時(shí)間用來適應(yīng)新版的Office辦公軟件。如果工作人員可以利用自定義功能進(jìn)行功能區(qū)的個(gè)性化設(shè)置，就可以還原回自己所習(xí)慣的操作界面，提升辦公效率。接下來就給讀者介紹幾種常見的Office辦公軟件自定義功能設(shè)定方法。

在辦公的時(shí)候還可以將添加命令進(jìn)行自定義設(shè)置，由于系統(tǒng)本身帶有默認(rèn)組，有適合辦公人員還需要對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行過添加操作的文件中進(jìn)行系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)據(jù)的修改，而在Office辦公軟件的默認(rèn)設(shè)置中是不可行的，為了避免過多的繁瑣修改默認(rèn)系統(tǒng)設(shè)置，人們可以通過自動(dòng)添加指令進(jìn)行默認(rèn)值數(shù)據(jù)修改，在自定義功能區(qū)中的設(shè)定板塊中新建選項(xiàng)卡，使用“重命名”操作將命令選擇列表中全選事先設(shè)定好的命令，并重復(fù)“重命名”操作，在這一步操作中需要選擇所有字體辦公指令，最后進(jìn)行字體格式的添加。

4 結(jié)論

總而言之，隨著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)于辦公軟件的依賴性越來越強(qiáng)，從事相關(guān)辦公職務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自我職業(yè)技術(shù)，對(duì)于Office辦公軟件有深刻的認(rèn)識(shí)，并且能夠熟練使用自動(dòng)化辦公技巧，提升使用Office辦公軟件使用效率，從而才能更好地應(yīng)用Office辦公軟件自動(dòng)化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，本文提出了一些相關(guān)的Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用技巧，辦公人員還需要在辦公過程中不斷學(xué)習(xí)和探索，巧妙利用自動(dòng)化功能完成Word或者是Access等常用辦公軟件的數(shù)據(jù)處理，進(jìn)而為整個(gè)公司或者企業(yè)的良性發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王敏.Word應(yīng)用中的四種技巧[J].辦公自動(dòng)化，2012（12）：48，60.