基于溝通理論的大科學(xué)工程檔案管理的實(shí)踐路徑

安淼+劉娜

摘要：本文分析了大科學(xué)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題，并在此基礎(chǔ)上，以基建檔案和科研檔案管理中的溝通策略為重點(diǎn)，闡述了大科學(xué)工程檔案管理的實(shí)踐路徑。

關(guān)鍵詞：大科學(xué)工程檔案溝通理論基建檔案科研檔案

一、大科學(xué)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

大科學(xué)工程是探索未知世界、發(fā)現(xiàn)自然規(guī)律、實(shí)現(xiàn)科技變革提供極限研究手段的大型復(fù)雜科學(xué)研究系統(tǒng)，是集多方智慧共同建造的項(xiàng)目，通常每個(gè)工程所涉及的學(xué)科領(lǐng)域有十幾項(xiàng)或幾十項(xiàng)之多。[1]而大科學(xué)工程檔案是在大科學(xué)工程建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。大科學(xué)工程檔案是科學(xué)家集體智慧的結(jié)晶，是國家重要的科技資源，也是工程科學(xué)決策、建設(shè)管理、竣工驗(yàn)收、維修改造、維權(quán)舉證和審計(jì)監(jiān)察等的真實(shí)依據(jù)。

500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡項(xiàng)目（FAST工程）作為大科學(xué)工程，是“十五”期間國家發(fā)展和改革委員會批準(zhǔn)立項(xiàng)的國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，建設(shè)地點(diǎn)位于貴州省黔南布依族苗族自治州平塘縣大窩凼洼地，建設(shè)周期自2010年3月至2016年9月。工程總投資11.1589億元。FAST工程的檔案管理是對從工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)到施工、建成及后期維護(hù)的全過程中形成的檔案資料進(jìn)行的管理。[2]具體而言，由于FAST工程預(yù)研期14年，立項(xiàng)、開工到建成周期預(yù)計(jì)需要8年，運(yùn)行維護(hù)30-50年左右。如此長的建設(shè)周期，意味著形成文件記錄的時(shí)間越長，產(chǎn)生的檔案越多，其檔案管理的難度也就越大。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案類型復(fù)雜，加大了檔案管理的難度

與一般的工程檔案相比，大科學(xué)工程檔案的類型更為復(fù)雜。按照《中國科學(xué)院大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（ZKY/B002-8-2006）要求，大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案分為七個(gè)一級類目：綜合管理文件、大科學(xué)裝置研制建造文件、建筑安裝工程施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件、監(jiān)理文件、聲像電子文件。綜合管理文件、竣工驗(yàn)收文件與傳統(tǒng)文書檔案相近，大科學(xué)裝置研制建造文件包括傳統(tǒng)檔案中的科研檔案和工藝設(shè)備檔案兩種類型，而建筑安裝工程施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件對應(yīng)傳統(tǒng)的基建檔案，聲像電子文件對應(yīng)聲像檔案的管理。由于財(cái)務(wù)檔案單獨(dú)驗(yàn)收，所以在以下檔案類型中不包含財(cái)務(wù)檔案。如圖1所示。

同時(shí)，需要注意的是，大科學(xué)工程檔案不僅類型非常復(fù)雜，而且在這些門類中又包含眾多的合同類型。例如，研制建造文件、建筑安裝工程施工文件中就包含眾多外包、外購和外協(xié)合同。以FAST工程為例，目前已簽訂的各種類型合同共470余項(xiàng)，涉及的合作單位共300余家?？梢哉f，復(fù)雜的檔案類型，眾多的合同類型，一定程度上加大了對大科學(xué)工程檔案管理的難度。大科學(xué)工程中的合同類型如圖2所示。

（二）大科學(xué)工程科研性和工程性共存的特點(diǎn)，對檔案管理提出較高要求

大科學(xué)工程申請最重要的特點(diǎn)是解決經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和國家安全中的戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性和前瞻性科技問題，其本身就包含科研性和工程性兩大特點(diǎn)?？蒲行詻Q定了工程進(jìn)展中需要開展大量的研究試驗(yàn)，通過研究試驗(yàn)獲得優(yōu)化的技術(shù)設(shè)計(jì)，確定合理的工程基準(zhǔn)，滿足總體技術(shù)方案的需求。[3]在這個(gè)過程中，會產(chǎn)生大量的科研檔案，例如技術(shù)方案的選擇試驗(yàn)、特殊材料、器件的選型試驗(yàn)、加工工藝試驗(yàn)、初樣樣機(jī)試驗(yàn)、批量加工的正樣樣機(jī)試驗(yàn)等，這些檔案也是大科學(xué)工程檔案必不可少的重要組成部分。而工程性有質(zhì)量、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)和效益要求，有較強(qiáng)的計(jì)劃性和目標(biāo)。所形成的檔案包含大科學(xué)工程的分總體、系統(tǒng)、分系統(tǒng)及多個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域且相互關(guān)聯(lián)，這些都對檔案管理中的檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié)提出了較高要求。

（三）大科學(xué)工程檔案管理流程較為煩瑣

國家檔案局、國家發(fā)展和改革委印發(fā)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號）和《中國科學(xué)院大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（ZKY/B002-8-2006），明確規(guī)定了大科學(xué)工程檔案管理的內(nèi)容和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。筆者根據(jù)FAST工程實(shí)際情況歸納了大科學(xué)工程檔案管理流程，如圖3所示。

從圖3可以看出，大科學(xué)工程檔案從課題下達(dá)、在綜合檔案室立項(xiàng)登記到檔案驗(yàn)收移交，將經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和過程，期間涉及的單位和個(gè)人眾多、收集和管理難度大、驗(yàn)收任務(wù)重，給檔案管理的各環(huán)節(jié)、各主體之間的溝通工作帶來了一定挑戰(zhàn)。在整個(gè)驗(yàn)收過程中，除了單位工程的驗(yàn)收和檢查外，還有整個(gè)工程檔案的預(yù)驗(yàn)收和國家驗(yàn)收，其檔案管理難度可想而知。

二、基于溝通理論的大科學(xué)工程檔案管理策略的提出

在以往的項(xiàng)目管理中，常用的溝通方式為書面溝通和口頭溝通。書面溝通主要包括會議、公函、合同、任務(wù)書、工作聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更通知單以及工程變更洽商記錄等；口頭溝通主要是通過電話或面談的方式。這些溝通方式較為單一，缺乏靈活性，溝通效率也不高。為了解決大科學(xué)工程檔案管理中的上述問題，筆者借鑒了溝通理論中的其他溝通方式，以便更靈活、更有效地達(dá)到溝通的目的，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

做好有效溝通，首先要了解溝通理論。溝通理論始于19世紀(jì)末，《大英百科全書》關(guān)于溝通的定義是：人與人之間通過共同的符號系統(tǒng)交換彼此的想法，交流情感?！冬F(xiàn)代漢語詞典》對于溝通的定義是：“使兩方能通連”。筆者理解，溝通是一個(gè)過程，通過一套雙方均可以理解的有效體系，將需要的信息盡可能不失真地從信息發(fā)起者傳遞給信息接收者，并將反饋反方向傳遞。在需要的情況下，重復(fù)這個(gè)過程。對于溝通方式的分類，按溝通的組織結(jié)構(gòu)，可以劃分為正式溝通和非正式溝通。組織內(nèi)部正式溝通有五種溝通形態(tài)：鏈型溝通、Y型溝通、輪型溝通、環(huán)型溝通和網(wǎng)型溝通；按溝通的方向來看，可以劃分為上行溝通、下行溝通和平行溝通；按信息發(fā)送者與接收者關(guān)系來看，可劃分為單向溝通和雙向溝通；按信息溝通的過程是否需要第三者加入，可劃分為直接溝通和間接溝通；按信息溝通時(shí)所采用的媒介，可劃分為口頭溝通和書面溝通。

從大科學(xué)工程的現(xiàn)狀和問題可以看出，大科學(xué)工程檔案管理中存在很多溝通管理的需要。如何利用不同的溝通方式來提高大科學(xué)工程檔案管理的效率，是本文討論的核心問題。

三、基于溝通理論的大科學(xué)工程檔案管理的實(shí)踐路徑

在大科學(xué)工程檔案中，基建檔案和科研檔案占總量的六成以上，故本文以這兩種檔案類型為重點(diǎn)詳述溝通策略。

（一）基建檔案管理中的實(shí)踐路徑

對于基建檔案來說，傳統(tǒng)的溝通方式有電話、短信、E-mail、微信、會議、工作聯(lián)系單等。結(jié)合大科學(xué)工程的特點(diǎn)，F(xiàn)AST工程進(jìn)行了一些創(chuàng)新。筆者根據(jù)基建檔案管理的流程，梳理工程各個(gè)階段檔案溝通的方式、對象和內(nèi)容，具體如下：

1.工程立項(xiàng)階段：與依托單位負(fù)責(zé)人開展上行溝通，明確基建項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案管理。越早介入工程管理，基建檔案的質(zhì)量就越有保障。

2.開工準(zhǔn)備階段：（1）與城建檔案館、工程質(zhì)量監(jiān)督部門、消防、環(huán)保、人防等部門開展上行溝通，明確檔案移交相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；（2）與項(xiàng)目管理公司、設(shè)計(jì)單位、勘察單位開展平行溝通，明確檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)；（3）召開檔案交底會議，與施工單位、監(jiān)理單位和分包單位進(jìn)行下行溝通，明確檔案收集、整理、組卷、驗(yàn)收的要求，確定各合作單位資料員。前期的有效溝通，可以避免很多管理過程中的“彎路”，使施工單位的檔案工作有章可循，監(jiān)理單位、業(yè)主單位、項(xiàng)目管理公司的檔案管理工作也才能有的放矢。

3.工程建設(shè)階段：（1）與項(xiàng)目主管部門、工程質(zhì)量監(jiān)督部門開展上行溝通，加強(qiáng)過程中的監(jiān)督、指導(dǎo)。異地建設(shè)的項(xiàng)目，更應(yīng)提前與當(dāng)?shù)刂鞴懿块T溝通，這對于檔案驗(yàn)收而言非常重要；（2）與項(xiàng)目管理公司進(jìn)行平行溝通，協(xié)助甲方進(jìn)行檔案管理；（3）與施工單位、監(jiān)理單位、分包單位開展下行溝通，檢查檔案進(jìn)度、質(zhì)量和完整性；（4）在項(xiàng)目執(zhí)行中期，與施工單位、監(jiān)理單位、現(xiàn)場管理部等單位進(jìn)行下行溝通，聯(lián)合商討該基建項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，并將協(xié)商確定后的歸檔范圍作為檔案驗(yàn)收的依據(jù)；（5）對于現(xiàn)場的施工單位，進(jìn)行檔案月度考核（包括業(yè)主考核和施工單位互評）。通過網(wǎng)型溝通的方式，將考核結(jié)果在監(jiān)理會議上通報(bào)；（6）由于施工單位的管理水平參差不齊，通過間接溝通、網(wǎng)型溝通，制定《FAST工程立卷作業(yè)指導(dǎo)書》來達(dá)到檔案管理上的統(tǒng)一。通過以上溝通方式，明確了FAST工程基建檔案的收集工作要求、歸檔范圍、檔案驗(yàn)收工作要求，促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和評估檢查的有效開展，確保了檔案質(zhì)量。

4.工程驗(yàn)收階段：（1）與城建檔案館、項(xiàng)目主管部門、工程質(zhì)量監(jiān)督部門開展上行溝通；（2）與項(xiàng)目管理公司開展平行溝通，協(xié)助甲方進(jìn)行驗(yàn)收；（3）與設(shè)計(jì)單位、勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位、分包單位等開展下行溝通，檢查檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，根據(jù)檔案驗(yàn)收中提出的問題進(jìn)行整改和落實(shí)。按照基建工作的流程，F(xiàn)AST工程基建檔案采用了多種溝通方式，極大提高了溝通的效率，并且順利通過多個(gè)基建項(xiàng)目的驗(yàn)收，受到了專家們的一致好評。

（二）科研檔案管理中的實(shí)踐路徑

與基建檔案的溝通對象不同，科研檔案的溝通對象為首席科學(xué)家、課題負(fù)責(zé)人、子課題負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、分系統(tǒng)負(fù)責(zé)人等。

1.對于科研檔案，傳統(tǒng)的溝通方式有電話、短信、E-mail、微信、會議等。FAST工程根據(jù)實(shí)際需要，引入了其他溝通方式：首先，結(jié)合ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證，制定《FAST工程文件管理細(xì)則》《FAST工程檔案管理辦法》等一系列規(guī)章制度，通過質(zhì)量內(nèi)審、質(zhì)量外審的方式進(jìn)行直接溝通和雙向溝通，查找問題并進(jìn)行閉環(huán)控制，以便進(jìn)一步規(guī)范科研檔案工作。[4]

2.建立兼職檔案員制度，各系統(tǒng)設(shè)置兼職檔案員崗位，建立逐級溝通的檔案網(wǎng)絡(luò)。由兼職檔案員協(xié)助檔案主管收集各類科研檔案，包括系統(tǒng)內(nèi)部檔案，外協(xié)、外購和外包產(chǎn)品的檔案等。并通過月度會議進(jìn)行網(wǎng)型溝通，協(xié)助各兼職檔案員工作，進(jìn)而加大檔案收集力度，確保檔案收集齊全完整、準(zhǔn)確有效，提高工程檔案的“含金量”。

3.通過開展直接溝通和鏈型溝通，強(qiáng)化工程檔案工作融入工程管理，加強(qiáng)合同管理和過程管理，建立約束機(jī)制，提升檔案質(zhì)量。例如，在執(zhí)行完畢的合同支付尾款前，合同聯(lián)系人須向檔案主管提交合同內(nèi)的成果，成果齊全后檔案主管簽字，財(cái)務(wù)主管才會支付相應(yīng)的合同尾款。外購產(chǎn)品到貨后，科研人員需提交《外購產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄表》，并將產(chǎn)品的隨機(jī)資料一并交給檔案主管簽字，財(cái)務(wù)主管再根據(jù)簽字支付相應(yīng)的產(chǎn)品費(fèi)用等。

4.在科研項(xiàng)目結(jié)題前，通過網(wǎng)型溝通，檔案主管會同各系統(tǒng)兼職檔案員一起討論該項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，并按照歸檔范圍收集該項(xiàng)目的所有檔案，進(jìn)而確?？蒲袡n案的歸檔率，提高了溝通效率。綜上所述，在科研檔案管理的過程中，利用多種溝通方式，明確了各課題負(fù)責(zé)人及科研人員的歸檔職責(zé)，提供了科研檔案工作開展的路徑，確保了科研檔案的同步性，為大科學(xué)工程檔案驗(yàn)收提供了重要保障。

*本文為國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目——500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡項(xiàng)目資助；中國科學(xué)院國家天文臺青年人才基金資助的研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]中國科學(xué)院重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)手冊[J].中國科學(xué)院大科學(xué)裝置辦公室，2013（1）： 10.

[2][3]劉娜.“天眼”工程檔案管理的思考[J].中國檔案，2014（2）：64.

[4]劉娜.質(zhì)量管理方法在大科學(xué)工程檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2011（12增刊）： 104.