淺析高校圖書館檔案管理工作中存在的問(wèn)題及現(xiàn)狀

郭瓊映

摘 要：高校圖書館的管理水平隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展得以很大程度的提升，高校圖書館的檔案管理已經(jīng)開始智能化、信息化。圖書館的檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，該文通過(guò)對(duì)高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了工作中存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施，以期能對(duì)高校的圖書館檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校圖書館 檔案管理 現(xiàn)狀

中圖分類號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）04（c）-0219-02

高校圖書館的檔案是非常重要并且珍貴的文獻(xiàn)資料，對(duì)高校未來(lái)的發(fā)展有著不可替代的重要作用。但隨著社會(huì)的發(fā)展和諸多工作的展開，高校圖書館檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題漸漸露出水面，面對(duì)這些問(wèn)題，如何結(jié)合現(xiàn)狀和發(fā)展形勢(shì)提出行之有效的解決措施，是擺在高校圖書館面前的一個(gè)重要研究課題。

1 高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 高校圖書館檔案管理概況

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)絕大部分高校都已建成電子圖書館，完成了數(shù)字檔案的建設(shè)。各高校也根據(jù)自身的實(shí)際情況制定出了相應(yīng)的圖書館檔案管理方案，利用信息化的數(shù)字處理系統(tǒng)使得圖書館的檔案歸檔、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作都更加規(guī)范化、制度化、簡(jiǎn)便化。利用電子信息技術(shù)管理，是檔案的分類、編制、檢索的效率都得以大幅度的提高，與此同時(shí)也是圖書館檔案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

1.2 高校圖書館檔案范圍與分類

人事檔案、行政類檔案、資產(chǎn)類檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨群檔案等是圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容。人事檔案主要是高校職工的學(xué)歷證明、獎(jiǎng)罰情況、培訓(xùn)材料、職務(wù)申報(bào)材料等。行政類檔案主要是簡(jiǎn)報(bào)以及記錄，如會(huì)議記錄、工作簡(jiǎn)報(bào)、《中國(guó)索引》、圖書館通知與通報(bào)、圖書館通訊等。還指科研教學(xué)管理和館史，如圖書館擴(kuò)建、新聞報(bào)道以及館慶等等，還有教學(xué)管理、項(xiàng)目管理、學(xué)位建設(shè)等等。部分行政檔案還指國(guó)際國(guó)內(nèi)交流與合作。資產(chǎn)類檔案主要指圖書館內(nèi)的儲(chǔ)存設(shè)備、儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)，如電腦、書架、監(jiān)控、掃描儀、打印機(jī)等等。業(yè)務(wù)檔案主要是圖書館的建設(shè)和發(fā)展?fàn)顩r，圖書館的安全工作、讀者服務(wù)工作、交流工作等。其他檔案工作其他圖書館贈(zèng)予的有價(jià)值的資料、圖書館活動(dòng)中所留下的影像資料、獎(jiǎng)品、照片等等。

2 高校圖書館檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)圖書館檔案管理工作的重視不夠、意識(shí)淡薄

目前，大多數(shù)高校圖書館都存在著管理意識(shí)淡薄、管理觀念落后的問(wèn)題。這表現(xiàn)在以下方面：高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視圖書館的檔案管理工作，認(rèn)為抓教學(xué)以及搞科研才能帶動(dòng)高校的發(fā)展。對(duì)于圖書館的檔案管理工作，無(wú)論是設(shè)備還是人員的投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到實(shí)際需求，嚴(yán)重限制了圖書館的檔案管理工作的發(fā)展。他們一般認(rèn)為圖書館檔案管理工作就只是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行保存與裝訂，而沒有站在歸檔后的利用以及查詢的角度去看待檔案管理工作。

2.2 信息化落后，管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)代社會(huì)，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支撐，而目前大多數(shù)高校圖書館檔案管理工作還擁有著相對(duì)落后的信息技術(shù)，圖書館檔案管理人員的素質(zhì)也普遍不高。首先，圖書館檔案管理設(shè)施的匱乏阻礙了圖書館檔案管理的信息化建設(shè)。其次，高校往往是在教學(xué)和科研工作上引進(jìn)高素質(zhì)人才，而對(duì)于圖書館檔案管理工作的人才引進(jìn)方面卻顯得比較吝嗇，而且年齡結(jié)構(gòu)也不是特別的合理，檔案管理人員年齡普遍偏大，因此檔案管理人員思想保守、對(duì)信息技術(shù)的掌握程度有限的現(xiàn)象在高校圖書館的檔案管理工作中比較普遍，故而阻礙了高校圖書館檔案管理的信息化建設(shè)和健康的發(fā)展。

2.3 管理模式落后，檔案管理制度不健全，

各高校圖書館都有著自己的檔案管理制度和管理模式，但大多數(shù)高校圖書館的管理制度都比較陳舊，也沒有隨著時(shí)代的發(fā)展而適當(dāng)?shù)男薷耐晟?，?dǎo)致過(guò)時(shí)、與實(shí)際工作脫節(jié)的現(xiàn)象出現(xiàn)。這與高校圖書館沒有形成統(tǒng)一的檔案管理工作有關(guān)，圖書館檔案管理部門與各學(xué)院各部門之間缺少有效的對(duì)接和溝通，致使歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種不合規(guī)范的現(xiàn)象。第二點(diǎn)是圖書館的檔案管理工作沒有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展而修整完善，也就是說(shuō)沒有做到與時(shí)俱進(jìn)。如檔案管理工作的信息化建設(shè)、系統(tǒng)的升級(jí)等等都對(duì)檔案管理制度提出了新的要求，所以要對(duì)既有的制度進(jìn)行修訂、完善，使其更加規(guī)范、更加健全。

3 高校圖書館檔案管理工作問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 提高意識(shí)和重視程度

意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，所以在檔案管理工作中首先要改變管理者的意識(shí)，徹底改變過(guò)去重視不足、認(rèn)識(shí)不夠的局面。要做到這一點(diǎn)，第一步是做好宣傳工作，是整個(gè)高校上下都重視檔案管理工作，讓檔案管理工作深入人心。然后，檔案管理者要自覺提高自己的意識(shí)，改變落后的觀念，時(shí)刻意識(shí)到圖書館的檔案管理工作直接影響到廣大師生的切身利益和有關(guān)工作的順利展開。最后，學(xué)校廣大教職員工以及各個(gè)部門都應(yīng)該主動(dòng)配合圖書館檔案管理部門的工作。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

任何工作都不能忽視人才隊(duì)伍建設(shè)這一環(huán)，高校檔案管理工作也是一樣，培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才是檔案管理工作高校開展的有力保障。加大力度引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員是高校首先應(yīng)該做的，使檔案管理人員思想保守、業(yè)務(wù)能力不達(dá)標(biāo)、年齡結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀得到改善，充實(shí)并壯大檔案管理隊(duì)伍。然后，高校還應(yīng)該在引進(jìn)高素質(zhì)人才的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)既有管理人員的培養(yǎng)，通過(guò)政策保障來(lái)使管理人管參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、深造，是管理人員真正適應(yīng)圖書館檔案管理工作的工作需求。

3.3 建立先進(jìn)的管理模式和健全的檔案管理制度

推動(dòng)管理工作最行之有效的內(nèi)核動(dòng)力就是制度，對(duì)于完善高校圖書館檔案管理工作，一套健全、系統(tǒng)的管理制度是必不可少的。所以，高校圖書館要想提高檔案管理水平，就必須建立起一套健全的、系統(tǒng)的、行之有效的檔案管理制度。首先，圖書館的檔案管理工作要有學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)親自抓，并成立系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)，各學(xué)院、各部門與圖書館檔案管理部門要建立起結(jié)合管理模式，責(zé)任到人，明確分工，做到對(duì)接通暢、收集及時(shí)、歸檔順利。其次，圖書館檔案管理制度要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展調(diào)整管理細(xì)則，創(chuàng)新管理模式，使工作效率得到提高，為廣大師生作出更好的服務(wù)。

3.4 提高檔案的信息化水平

當(dāng)今時(shí)代，信息化已經(jīng)在人類生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著不可或缺的作用，圖書館的檔案管理工作如果沒有信息化工具來(lái)管理，必定會(huì)是圖書館檔案管理工作的發(fā)展止步不前。因此，高校應(yīng)該加大圖書館檔案管理工作的信息化建設(shè)，從設(shè)備、軟件、管理方式等多方面投入、引進(jìn)，將現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)積極的應(yīng)用于圖書館檔案管理工作中，共建共享檔案資源信息，最大限度的發(fā)揮檔案管理的信息功能。

4 結(jié)語(yǔ)

高校應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到高校圖書館檔案管理工作是高校辦學(xué)事業(yè)中重要的組成部分，清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，面對(duì)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，要有針對(duì)性的提出改善措施，并通過(guò)這些舉措來(lái)時(shí)高校圖書館檔案管理水平得到有效的提高，從而更好的服務(wù)于高校的各項(xiàng)事業(yè)。

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