如何做好檔案資料的收集與有效管理

徐華妹

摘 要：文書檔案的收集與管理工作是辦公室最基本的工作，它是人力資源管理、人員調(diào)配等工作的重要基礎。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，檔案收集與管理工作也應該進行一定的創(chuàng)新，才能適應單位發(fā)展的需要。該文就對如何做好檔案資料的收集與有效管理進行分析研究，提出現(xiàn)階段檔案收集與管理工作中存在的問題，并有針對性地提出解決問題的具體措施。

關鍵詞：檔案管理 收集 資料

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）04（b）-0161-02

文書檔案能夠記錄事情發(fā)生、發(fā)展的全過程，是一種重要的資料。在各行各業(yè)，檔案在工作的開展中都發(fā)揮著重要的作用。當今社會快速地發(fā)展，各行業(yè)的工作模式也發(fā)生了一定的變化。在此背景下，檔案資料的收集與管理工作也需要進行創(chuàng)新，采用科學的方式，提升檔案管理的質(zhì)量，充分地利用檔案資源，以實現(xiàn)更大的價值。

1 檔案收集和歸檔工作的重要性

檔案資料的收集與歸檔工作是各個機關單位進行工作管理的重要基礎，尤其對于事業(yè)單位來說，檔案資料的收集與歸檔工作是其提高工作效率，提升工作質(zhì)量的重要基礎。首先，檔案資料是記錄辦公室工作的重要文件，對檔案資料進行收集與歸檔管理是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。加強對其管理可以在一定程度上提高辦公的效率。而且，檔案資料也是對單位發(fā)展歷程的記載，其見證了單位的發(fā)展歷程、相關管理機制的革新過程，通過對這些資料的整理，使其以檔案的形式呈現(xiàn)出來，可以為人事資料的查閱和單位的評定工作提供便利。檔案是單位重要的資料，單位的決策者可以通過查閱檔案資料進一步了解單位的各項工作開展情況，而結合現(xiàn)階段發(fā)展情況，根據(jù)市場需求和未來發(fā)展趨勢來制定單位下一步的發(fā)展規(guī)劃，為單位發(fā)展過程中的決策起到借鑒作用。

2 現(xiàn)階段檔案收集與管理中存在的問題

2.1 歸檔資料收集的不全面

隨著各個單位的不斷發(fā)展，辦公室的文書檔案的收集與管理工作也在不斷深入。但是在工作的開展過程中，仍然存在許多的問題。一些單位的管理人員由于缺乏對于檔案收集與管理工作的重視，就會導致一些歸檔文件收集不齊全的現(xiàn)象。當然這種檔案資料收集不齊全的現(xiàn)象也有其他的原因，因為檔案資料的來源較為廣泛，又由于其利用價值較高，資料一旦落入其他部門，便很難再被收集上來。另外，由于一些單位對檔案管理工作的重視程度不夠，直接導致相關工作者責任意識不強，工作態(tài)度不端正，自由散漫；又因為單位設置的檔案資料管理人員較少，使其工作量有限，很難實現(xiàn)對檔案資料的及時收集與歸檔。

2.2 檔案文件的收集力度不夠

檔案資料的收集力度欠缺也直接導致了檔案文件在收集過程中的缺失或損壞。檔案文件的收集力度不夠有很多表現(xiàn)，首先，各個部門的管理人員將檔案資料隨意擺放，缺少分類管理，這樣在辦公室文書檔案的收集時就很容易遺漏部分資料。而且在資料收集時還經(jīng)常遇到檔案資料不完整、不連續(xù)的現(xiàn)象，主要是由于各部門的檔案管理不嚴格，文件資料容易出現(xiàn)斷頁、缺少落款公章等問題，一旦出現(xiàn)類似問題，應令有關部門將資料缺失的內(nèi)容補全再進行收集。另外，有的單位為了應付上級檢查，會根據(jù)以往的工作情況編造一些數(shù)據(jù)，進行工作的總結與評估，這就降低了檔案資料的可靠性。還值得提出的一點是，現(xiàn)在的大多數(shù)單位的檔案收集依然以紙質(zhì)檔案為主，這樣就容易造成檔案的永久性丟失。而加強互聯(lián)網(wǎng)技術和數(shù)字化技術的應用，注重電子檔案的構建，對資料進行云端備份，減少了資料后期丟失的問題。

2.3 檔案管理意識差

傳統(tǒng)的單位辦公室工作中，往往忽視了檔案資料管理的相關工作。主要因為單位的管理者沒有認識到檔案資料的管理對于單位工作開展的重要影響，缺乏檔案管理意識。這就直接導致辦公室負責文書檔案收集與管理工作的人員較少，而且這種意識的缺乏使整個單位對于檔案管理的責任淡薄，單位上下往往只重視一些紅頭文件，而忽略了普通的編號文件[1]。事實上，上文提到的單位中存在的檔案資料收集的不全面、收集力度不夠的問題歸根到底都是管理者的檔案管理意識薄弱造成的。這在一定程度上限制了單位的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差

由于單位上下的檔案管理意識缺乏，管理者對于辦公室文書收集與管理工作的人員安排也很不合理，相關崗位安排的人員較少，而且這些人員一般是不具有專業(yè)知識的人員，而且年紀一般較大，對計算機技術也缺乏了解，不利于文書檔案管理現(xiàn)代化工作的開展。即使單位聘用的人員是具有專業(yè)素質(zhì)的人才，但是由于單位上下的管理意識淡薄，工作的開展也受到了一定的限制。一些檔案工作者在處理文件資料時缺少對資料可靠性的審核，使得一些缺失的資料和虛假的資料流入，這些資料法律依據(jù)性不強，對其進行收集管理就沒有太大意義。另外，一些工作人員對檔案收集后的整理工作也缺乏重視，使檔案的分類管理工作受到影響，最后導致分類和存放的錯誤，在對檔案進行查閱和使用時再進行查找就比較困難。

3 檔案收集與管理工作的改進措施

3.1 提高檔案管理人員的責任意識與專業(yè)素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)將直接影響工作的開展情況，針對檔案資料的收集與管理工作中的問題，我們應該提高檔案管理人員的入職門檻并且加強對檔案工作者的培訓，提高其責任意識，從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。作為一名專業(yè)的檔案管理人員，除了具有專業(yè)的檔案管理知識之外，還應該具有較強的檔案管理意識和高度的責任感。首先，單位在選用檔案管理人員時應盡量選擇具有專業(yè)知識的人才，在正式上崗前需要進行相關考核，考核合格方可通過，正式上崗。對于在職的人員，需進行定期的培訓，一方面是對專業(yè)知識的更新，講解一些檔案收集與歸檔管理的新方法；另一方面也是加強對其思想教育，宣傳檔案管理工作的重要性，強化其責任意識，可以間接地提高檔案管理工作的效率。

3.2 完善檔案收集與管理制度

為了一進步做好檔案收集與管理的相關工作，企事業(yè)單位針對辦公室檔案資料收集與管理工作應該制定出相對完善、健全的管理體系，以此來約束檔案資料管理工作中的不規(guī)范、不系統(tǒng)、不全面的現(xiàn)象[2]。為了制定完善的管理制度，檔案管理人員必須對檔案收集與管理工作的流程了如指掌，明確各項工作中值得注意的地方。單位管理者應該根據(jù)單位發(fā)展的實際情況，進行科學的人員安排，依據(jù)相應法規(guī)，確定檔案資料收集的范圍，防止在資料收集時出現(xiàn)遺漏。另外，管理制度中應該明確規(guī)定檔案資料的歸檔期限，這樣可以激發(fā)員工的工作積極性，將資料及時收集上來后進行統(tǒng)一的保管，以提高檔案資料的利用效率。

3.3 更新資料收集與管理的方式

現(xiàn)代社會正在快速地發(fā)展，知識也在不斷更新，各項科學技術也不斷地出現(xiàn)，辦公室檔案資料的收集與管理工作也需要不斷創(chuàng)新，更新資料收集與管理的方式，應用一些新的技術，可以提高資料收集與管理的效率。應將坐等資料上交的收集模式改為主動收集的方式，這樣可以對資料的上交起到督促作用，減少資料上交不全面、有遺漏的現(xiàn)象。在這種新的模式下，各部門人員間應該加強溝通聯(lián)系，積極引導有關部門的同事，使其配合工作，及時上交檔案資料。檔案收集時應按類別進行，收集后進行有效的分類管理。工作的開展中難免出現(xiàn)一些問題，而對待檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們工作人員應進行積極利用現(xiàn)代化信息技術，以此減少人工操作出現(xiàn)的錯誤，提高工作的效率。

4 結語

綜上所述，辦公室文書檔案記載了單位開展各項工作的重要數(shù)據(jù)，是單位發(fā)展過程的重要見證，所以檔案資料的收集與管理工作就顯得尤為重要。單位上下應該充分重視起檔案管理工作的重要意義，加強對相關工作人員的培訓，并完善管理機制，結合社會和單位自身的發(fā)展情況，不斷更新資料的收集與管理方式，推動辦公室文書檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

[1] 周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務，2013（23）：57-58.

[2] 瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務，2015（11）：70-71.