淺談供熱項(xiàng)目檔案管理思路

趙良杰

摘要：供熱項(xiàng)目檔案是供熱企業(yè)在工程建設(shè)過(guò)程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，涉及到工程建設(shè)的方方面面，因此必須把供熱項(xiàng)目檔案工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設(shè)一流的供熱項(xiàng)目提供檔案方面的保證。本文結(jié)合供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)及分類管理原則，針對(duì)當(dāng)前管理工作中存在的問(wèn)題通過(guò)建立信息化操作平臺(tái)、加強(qiáng)部門人員培訓(xùn)等措施來(lái)改善現(xiàn)狀，全面提高檔案管理水平。

Abstract： The heating project archives management is an important work which is indispensable for the heating enterprises in the construction process. It involves all aspects of the project construction. Therefore， it is necessary to incorporate the archives of the heating project into the scientific and standardized management track， and improve the level of modern management， to provide file assurance for the construction of first-class heating project. In this paper， based on the characteristics of the archives of heating projects and the principles of classification management， in view of the current management problems， the archives management level is comprehensively improved through establishing information technology platform， strengthening departmental training and other measures.

關(guān)鍵詞：供熱項(xiàng)目；檔案管理；編制

Key words： heating project；archives management；compilation

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）16-0019-03

0 引言

供熱項(xiàng)目檔案資料是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與工程進(jìn)度同步形成的，是從供熱項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始直到實(shí)施結(jié)束、竣工驗(yàn)收為止，各階段所產(chǎn)生的、與供熱系統(tǒng)相關(guān)的各種文件、資料、設(shè)計(jì)圖紙、圖表、計(jì)算資料、試驗(yàn)報(bào)告與試驗(yàn)資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱項(xiàng)目檔案資料作為一種從科技和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域衍生出來(lái)的重要的科技信息資源，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在日常工作隨時(shí)注意對(duì)檔案資料的收集、整理或者檢索、應(yīng)用，促進(jìn)檔案系統(tǒng)日趨完善、規(guī)整，同時(shí)達(dá)到通用的要求，對(duì)于供熱項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及供熱設(shè)備的維護(hù)和管理，都有非常重要的意義。本文結(jié)合供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)及分類管理原則，針對(duì)當(dāng)前管理工作中存在的問(wèn)題通過(guò)建立信息化操作平臺(tái)、加強(qiáng)部門人員培訓(xùn)等措施來(lái)改善現(xiàn)狀，全面提高檔案管理水平。

1 供熱項(xiàng)目的檔案特點(diǎn)、分類及檔案編制原則

1.1 供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)

1.1.1 成套性

對(duì)于供熱管網(wǎng)項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)（核準(zhǔn)、可研、評(píng)估）、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目施工到項(xiàng)目竣工，形成的檔案相互聯(lián)系、不可根據(jù)供熱區(qū)域的延伸和熱負(fù)荷的需要，可能還會(huì)有新建鍋爐工程，還會(huì)涉及設(shè)備維修、改造等，生成相應(yīng)的檔案。因此，供熱管兩項(xiàng)目從建設(shè)到生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所形成的檔案有較強(qiáng)的獨(dú)立性、成套性特點(diǎn)。

1.1.2 復(fù)雜性和多樣性

對(duì)于熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目，為了最大限度發(fā)揮供熱潛力，使供熱管網(wǎng)在安全、穩(wěn)定的狀態(tài)下充分滿足采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，同時(shí)有效平衡熱網(wǎng)投資。需要建設(shè)與供熱管網(wǎng)配套的調(diào)峰熱源廠，在電廠突發(fā)故障后，以確保供熱管網(wǎng)持續(xù)供熱維持熱力系統(tǒng)正常運(yùn)行。調(diào)峰熱源廠主要選用燃煤高溫?zé)崴仩t為階段性調(diào)峰鍋爐，經(jīng)換熱站進(jìn)行熱力交換后為終端用戶送出采暖低溫水。熱力管網(wǎng)工程主要包括一次管網(wǎng)和二次管網(wǎng)。一次管網(wǎng)指的是蒸汽網(wǎng)、高溫水網(wǎng)，二次管網(wǎng)主要指的是居民小區(qū)的供暖網(wǎng)，兩套管網(wǎng)系統(tǒng)通過(guò)設(shè)在廠外的熱力站實(shí)現(xiàn)連接，采暖熱水網(wǎng)由熱網(wǎng)站引出后直接連接各換熱站，利用換熱站中的水換熱加熱。二級(jí)熱水網(wǎng)直接連接終端用戶。熱水網(wǎng)和蒸汽網(wǎng)均以預(yù)制保溫管直埋敷設(shè)到位，過(guò)路段采用鋼套鋼管直埋敷設(shè)，架空管道采用無(wú)推力旋轉(zhuǎn)補(bǔ)償器對(duì)管道熱膨脹進(jìn)行補(bǔ)償，直埋管道采用外壓式波紋補(bǔ)償器。

因此，對(duì)于像熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目一類的專業(yè)多、輻射面廣、采用不同方式供熱的項(xiàng)目，就需要加強(qiáng)熱網(wǎng)技術(shù)的研究，相應(yīng)的檔案系統(tǒng)也應(yīng)該建立起來(lái)。檔案管理人員應(yīng)該熟悉供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)，根據(jù)這些特點(diǎn)制定出可靠的管理方案才能提高檔案管理效率。

1.2 供熱項(xiàng)目檔案編制原則

1.2.1 熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目

熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目即以發(fā)電為主、供熱為輔的供熱項(xiàng)目。借助兩臺(tái)機(jī)組抽汽管道抽汽，再通過(guò)換熱站和配套的熱力管網(wǎng)輸送終端用戶，相應(yīng)的銷售檔案和技術(shù)資料一律參考DIVT241—2012《火電建設(shè)項(xiàng)自文件收集及植案整理規(guī)范》，按照規(guī)范的目錄號(hào)和分類號(hào)進(jìn)行編制。

1.2.2 過(guò)渡熱源項(xiàng)目及配套熱源項(xiàng)目

在供熱項(xiàng)目前，在初期必須先投建配套的蒸汽鍋爐，以滿足項(xiàng)目在建期間的用汽需要。為了充分發(fā)揮供熱系統(tǒng)的供熱能力，特別是在系統(tǒng)出現(xiàn)事故的條件下保證持續(xù)供熱，滿足熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)在采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，除了蒸汽鍋爐，還須建設(shè)調(diào)峰熱源項(xiàng)目。

對(duì)于過(guò)渡熱源和配套的調(diào)峰熱源項(xiàng)目的檔案資料，從項(xiàng)目通過(guò)審批，到設(shè)計(jì)、施工，再到交付后投入運(yùn)營(yíng)，每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料都是相對(duì)獨(dú)立的，但從整體來(lái)看所有的檔案資料基于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程又構(gòu)成了一個(gè)檔案系統(tǒng)。為確保對(duì)過(guò)渡及配套熱源項(xiàng)目檔案資料規(guī)范化，應(yīng)該將該部分的文件、資料從整個(gè)項(xiàng)目中區(qū)分出來(lái)，做成獨(dú)立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行妥善管理。

2 供熱項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行不到位

當(dāng)前，由于企業(yè)及施工各方對(duì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，檔案管理人員對(duì)形成的原始資料不注意及時(shí)存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，而供熱項(xiàng)目建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨(dú)立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。

2.2 檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高

建立一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍是提高檔案管理效率的基本前提。要做好檔案管理工作，檔案管理人員首先要具備足夠的專業(yè)水準(zhǔn)。但是在現(xiàn)實(shí)條件下，部分供熱企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)注程度高于一切，對(duì)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項(xiàng)目資料管理的人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專業(yè)知識(shí)、工作程序、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在工程竣工、移交上帶來(lái)很多不必要的麻煩。

2.3 檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高

有的供熱項(xiàng)目建設(shè)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，其中征地、環(huán)境保護(hù)批復(fù)等重要文件辦理周期較長(zhǎng)，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對(duì)重點(diǎn)供熱項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中生成的文件、資料沒(méi)有在第一時(shí)間進(jìn)行收集整理或者不能定期整理歸檔，不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完整移交，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)的進(jìn)度；部分鍋爐、管網(wǎng)的竣工圖和相關(guān)技術(shù)資料缺失，現(xiàn)有資料修改質(zhì)量達(dá)不到歸檔要求，導(dǎo)致最終形成的竣工圖與現(xiàn)實(shí)狀況存在差距；歸檔中有些數(shù)據(jù)存在明顯的誤差，審核人簽署時(shí)存在部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)漏缺的問(wèn)題，有的工程圖紙違背了編制規(guī)則，部分標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，造成最終收集的竣工圖出現(xiàn)很大的誤差，甚至部分?jǐn)?shù)據(jù)失真。按照相關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目竣工后必須進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收并辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)重新組織工作人員話費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)突擊補(bǔ)充檔案資料，而此時(shí)由于周期過(guò)長(zhǎng)，致使檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性受到影響。

3 供熱項(xiàng)目檔案管理思路

3.1 基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)加快建設(shè)檔案資料信息化管理平臺(tái)

當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)科技在檔案領(lǐng)域的逐漸普及，項(xiàng)目檔案資料的收集效率及檔案管理水平大幅度提升。檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是通過(guò)一套支持快速錄入、修改、打印、檢索和整理等操作功能的檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)（見(jiàn)圖1），這給檔案工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員必須全面掌握檔案管理軟件的操作方法，利用信息手段將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，大幅度提高檔案錄入效率，同時(shí)組建檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件同步管理，促進(jìn)信息資源共享，為供熱項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

3.2 建立健全供熱項(xiàng)目檔案管理制度

要保證供熱項(xiàng)目檔案資料完整，就必須建立一套統(tǒng)一的檔案管理模式，結(jié)合國(guó)家政策以及行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定，在供熱項(xiàng)目實(shí)施的現(xiàn)實(shí)條件的基礎(chǔ)上秉承“規(guī)范、合理、實(shí)用”的原則建立或完善檔案管理制度，按照文件資料的形成、收集、分類匯總、移交的工作順序重新樹(shù)立檔案工作流程，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)提出規(guī)范化的工作要求，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料的集中管理。另外，要根據(jù)文件資料的形成過(guò)程組建專業(yè)化的檔案工作組，由負(fù)責(zé)人集中協(xié)調(diào)各個(gè)組員的工作任務(wù)，明確個(gè)成員以及各相關(guān)部門的職責(zé)和義務(wù)，使檔案管理工作真正成為供熱項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)之一，基于工作目標(biāo)建立業(yè)務(wù)考核體系，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。

3.3 梳理檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)

為了實(shí)現(xiàn)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案的有序管理，提高企業(yè)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，全面推進(jìn)檔案宣傳培訓(xùn)工作，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理流程到各個(gè)參建單位，并進(jìn)行有針對(duì)性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高他們做好供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感，及時(shí)將工程建設(shè)過(guò)程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

3.4 根據(jù)供熱項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度及時(shí)搜集并完善相應(yīng)的檔案資料

在供熱項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，為了在保證相關(guān)文件、資料真實(shí)可靠的前提下將其及時(shí)歸檔保管，檔案管理部門必須在項(xiàng)目實(shí)施開(kāi)始前提前介入，并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中和實(shí)施后實(shí)時(shí)關(guān)注文件、資料的生成和收集，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。負(fù)責(zé)收集和整理文件、資料的檔案工作人員，必須主動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)展開(kāi)跟蹤調(diào)研并提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保隨時(shí)掌握第一手資料，特別是要對(duì)關(guān)系到項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的資料加強(qiáng)跟蹤收集工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

4 結(jié)束語(yǔ)

供熱項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)中不可或缺的數(shù)據(jù)信息，涉及到工程建設(shè)的方方面面，因此必須把供熱項(xiàng)目檔案工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設(shè)一流的供熱項(xiàng)目項(xiàng)目提供檔案方面的保證。在本文中，筆者結(jié)合供熱工程檔案資料的特點(diǎn)、分類管理原則及檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和探討，從明確各參與方責(zé)任、規(guī)范化收集整理和實(shí)行科學(xué)化管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員的指導(dǎo)等方面提出了加強(qiáng)檔案資料的管理措施，從而為整個(gè)項(xiàng)目的管理提供了必要的保障。在實(shí)際管理工作中，不同的供熱項(xiàng)目在檔案資料的搜集和整理方面會(huì)有不同的要求，檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合具體項(xiàng)目的特點(diǎn)及檔案管理要求有針對(duì)性的開(kāi)展檔案工作，使檔案管理真正成為整個(gè)供熱項(xiàng)目的有效保障。

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