論新形勢下如何有效保障高職院校學(xué)籍管理工作

寧爽

摘要；對于任何高等院校來說教學(xué)管理工作的重點之一就是學(xué)生的學(xué)籍管理，這項工作不僅繁瑣、耗時，卻又對高校的日常工作至關(guān)重要，近些年來我國的高校已經(jīng)普遍的利用計算機技術(shù)來進行學(xué)籍管理工作，因為計算機的高效和準(zhǔn)確性，可以說現(xiàn)在已經(jīng)不存在使用傳統(tǒng)方式進行學(xué)籍管理的學(xué)校了。在此背景下，通過此文對計算機信息技術(shù)在學(xué)籍管理工作上的運用方式和形式做一個分析，并提出一點自己的看法以供行業(yè)討論。

關(guān)鍵詞：高職院校計算機應(yīng)用技術(shù)學(xué)籍管理應(yīng)用策略

中圖分類號：TP393 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）07-0130-02

社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷提高，使得社會上的各項工作效率不斷提高，世界上爆發(fā)的兩次工業(yè)革命每次都極大地解放了人們的勞動力，而新世紀(jì)之后作為熱門和有用的技術(shù)便是計算機技術(shù)，其應(yīng)用也跟曾經(jīng)的工業(yè)革命一樣，深入到了社會的方方面面。本文所要討論的學(xué)籍管理工作同樣如此，各大高等院校早已順應(yīng)形勢對自己的學(xué)籍管理工作進行了計算機技術(shù)改革，因為我國自新世紀(jì)之后教育質(zhì)量越來越高，各大高校的專業(yè)越開越多，各個高校的學(xué)生也越來越多，在按照傳統(tǒng)的工作流程，其工作量已經(jīng)是無法接受的，可是采用了計算機技術(shù)后，其工作效率提升了數(shù)倍不止。

1計算機應(yīng)用技術(shù)在高職院校學(xué)籍管理工作中應(yīng)用的意義

1.1有助于提高學(xué)籍檔案管理效率

回顧以往傳統(tǒng)的學(xué)籍管理工作，學(xué)籍信息的采取、歸類、保存、查詢、修改工作都是人力進行，比如某項工作需要某個學(xué)生的學(xué)籍信息，那么工作人員就要在大摞大摞的登記簿中翻找，這是極為耗時耗力的。一旦高校的人數(shù)較多，或者正巧碰到某個活動的集中時期，一天下來可能就根本無法完成幾項工作。而且人工記錄信息很容易就出現(xiàn)各種主觀和客觀的失誤，比如在登陸成績的時候大量的數(shù)字書寫工作會讓工作人員不可逆轉(zhuǎn)的產(chǎn)生懈怠，產(chǎn)生錯誤幾乎是不可避免的，而畢業(yè)生往往依靠畢業(yè)時的成績單來尋找自己心儀的工作，一旦他們的成績單出現(xiàn)了錯誤，就會對其產(chǎn)生很大的影響。但是采用計算機技術(shù)后我們就可以極大地減少我們的人工輸入量，學(xué)籍檔案內(nèi)容之間相互重疊，對于電子檔案來說一次輸入就可以對所有需要輸入的地方進行覆蓋，即使電子檔案也出現(xiàn)了錯誤，修改起來也極為方便。

1.2便于統(tǒng)計、查詢檢索學(xué)籍檔案信息

學(xué)生每年的成績、各項科目的分?jǐn)?shù)累積起來是一個極為龐大的數(shù)字，以往老師在調(diào)查每個班級學(xué)生的成績情況、每個學(xué)生每科目的成績情況、每年級學(xué)生的成績情況，都需要進行大量的統(tǒng)計和人工計算，極為不方便，也極其出錯。但是有了電子檔案后完全可以通過計算機軟件對這些數(shù)據(jù)進行分析和處理，老師就可以很輕易地得到直觀的分?jǐn)?shù)分析和統(tǒng)計情況。同時對于學(xué)生的分?jǐn)?shù)管理也有很大的幫助，因為每年判卷很容易出現(xiàn)各種錯誤，學(xué)生對自己的成績?nèi)绻a(chǎn)生質(zhì)疑的話，有了電子檔案學(xué)生調(diào)查自己分?jǐn)?shù)的實際情況就會極為的簡單方便，并且將這些學(xué)籍信息可以公開的部分放到校園網(wǎng)上隨時都可以方便學(xué)生查詢和了解。

2計算機應(yīng)用技術(shù)在高職院校學(xué)籍管理工作中應(yīng)用策略

2.1完善管理機制。充分發(fā)揮信息化管理體系的作用

利用了計算機技術(shù)進行學(xué)籍信息的管理，最大的優(yōu)勢應(yīng)該是通過計算機網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建出整個校園內(nèi)部數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，學(xué)生、老師、教學(xué)處管理人員一起在同一個網(wǎng)絡(luò)上依據(jù)不同的權(quán)限對信息進行操作，也就是所謂的信息化管理體系。學(xué)校的絕大部分工作都是跟學(xué)生直接相關(guān)的，各個部門之間所需的信息和資料完全應(yīng)當(dāng)通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行更為高效和準(zhǔn)確的溝通，這樣可以增強各個部分之間的合作效果，也極大地減輕了學(xué)校日常工作的壓力。比如在每年的選課階段，學(xué)校各部門之間是最需要配合的，因為選課的同時往往也已經(jīng)開始了上課，學(xué)生需要在短短兩周內(nèi)對自己的課表進行更換和改動，這期間會出現(xiàn)大量的信息不協(xié)調(diào)的問題。傳統(tǒng)的選課方式會使得信息的溝通障礙變得尤為突出，學(xué)生退課了教務(wù)處無法及時的通知老師，某堂課的學(xué)生人數(shù)迅速增加了教室不夠教務(wù)處也不能及時的進行處理，等等問題。再比如每年期末進行期末考試的時候也是各個部門最需要信息溝通的時候，因為大量的考試集中在了一起，每個學(xué)院在傳統(tǒng)的工作策略內(nèi)為了考慮到避免和其他學(xué)院的考試安排產(chǎn)生沖突，往往要進行大量的集體會議才能決定，但是在有了計算機系統(tǒng)后，學(xué)校只需要將自己的所有的考試課程信息和教室信息輸入到電腦內(nèi)，計算機強大的計算機能力和優(yōu)秀的算法就可以在短短的幾分鐘里替全校的學(xué)院合理的分配出最優(yōu)解。各級部門只有在充分依賴網(wǎng)絡(luò)的前提下對各自的職責(zé)和權(quán)限做出全面的規(guī)劃和分級，就能良性的運作起來。

2.2完善學(xué)籍管理系統(tǒng)的安全保障體系

計算機系統(tǒng)雖然有很多的優(yōu)越性，但是不得不提的是計算機和網(wǎng)絡(luò)本身也存在著無法避免的漏洞，因為學(xué)校所能采取的技術(shù)和設(shè)備預(yù)算的限制，學(xué)校自己的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)往往并不能做到極高的安全防范，而且大量的學(xué)校政務(wù)部門也對此沒有足夠的重視，他們也認(rèn)為自己學(xué)校的一些分?jǐn)?shù)和學(xué)籍信息并不會被真正的技術(shù)黑客所盯上，而有歪心思的學(xué)生也不會有攻破防火墻的能力。但實際上在信息時代下，大學(xué)生的個人信息對很多別有用心的個人或者集體來說都是極為有價值的資料，同時現(xiàn)在的大學(xué)生在有了一定的技術(shù)能力后也很容易做錯岔路。大學(xué)生通過自己的黑客技術(shù)篡改自己的成績或者替他人篡改成績牟利的現(xiàn)象層出不窮，各種良莠不齊的分期購物和借貸平臺也通過黑客去盜取學(xué)生的個人信息從而進行自己的資本宣傳和運用。所以我們的學(xué)校在構(gòu)建自身的信息網(wǎng)絡(luò)的時候在自己力所能及的的方向應(yīng)當(dāng)盡可能的注意，比如管理人員的密碼應(yīng)該定期進行更換，密碼的設(shè)置也要在合理的范圍內(nèi)盡可能的復(fù)雜，同時設(shè)備的購買也要盡可能選擇知名大公司的品牌而防止出現(xiàn)很大的漏洞，最后應(yīng)當(dāng)組織一個長期提供技術(shù)參考和安全檢查的安全小組對自己的系統(tǒng)進行定期的檢查和維護。

2.3加強對學(xué)習(xí)管理工作人員的計算機知識培訓(xùn)

學(xué)校內(nèi)雖然大部分工作人員意識到了計算機技術(shù)對他們工作帶來的便捷性，但是很多年齡較大的工作人員往往并不能正確地進行操作，這樣也會使得信息平臺產(chǎn)生大量的潛在故障和問題。所以學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織社會上的專業(yè)人員對教職工進行電腦技術(shù)培訓(xùn)，這樣才能不斷地提高操作人員的專業(yè)素質(zhì)從而避免很多不必要的問題。同時只有操作人員自身就有了足夠的技術(shù)認(rèn)知，他們才能在日常的工作里時刻注意安全和穩(wěn)定性的問題，主動地去維持平臺的先進性。

3結(jié)語

總而言之，對于高校來說學(xué)籍管理可謂是維護學(xué)校正常工作的重要基礎(chǔ)，一個學(xué)校只有能夠良心平穩(wěn)的運轉(zhuǎn)，才能談教書育人，才能談更高的發(fā)展。引入計算機技術(shù)參與學(xué)校學(xué)籍管理工作，直觀的反應(yīng)就是數(shù)倍的節(jié)省了人力物力就可以維持學(xué)籍檔案的正常運行，其次也提升了單位的工作效率，這樣在每年的開學(xué)和期末的忙碌時期也更不容易出現(xiàn)紕漏。不過計算機技術(shù)本身就要飛速發(fā)展期，我們的高校應(yīng)該要跟進之后的發(fā)展，方能更進一步的提升效率。