智慧檔案館：大數(shù)據(jù)時代檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源整合產(chǎn)物

■ 王雪萍

智慧檔案館：大數(shù)據(jù)時代檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源整合產(chǎn)物

■ 王雪萍

本文分析了大數(shù)據(jù)時代檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合實踐探索，探討基于大數(shù)據(jù)的智慧檔案館在實現(xiàn)檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合共享的新舉措，以期不斷推進(jìn)檔案信息化發(fā)展，創(chuàng)新檔案工作新理念、新模式。

智慧檔案館 大數(shù)據(jù) 信息資源整合 電子檔案中心

隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，在大數(shù)據(jù)時代，檔案利用者可以利用和查考的數(shù)字化檔案資源越來越豐富。但是由于缺乏頂層設(shè)計和整體規(guī)劃，這些檔案信息資源存儲在不同的檔案數(shù)據(jù)庫管理軟件，不同結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)資源無法實現(xiàn)檔案信息資源的互訪與共享，呈現(xiàn)出異構(gòu)性的特點，即檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫。

這些檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫如何實現(xiàn)資源共享，更好地為檔案利用者提供一站式服務(wù)已成為檔案工作的新瓶頸，因此催生智慧檔案室。大數(shù)據(jù)時代，為有效支撐和管理海量異構(gòu)分散的檔案數(shù)字資源，檔案管理部門在數(shù)字檔案室建設(shè)中需運用大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)，使得數(shù)字檔案室建設(shè)融入時代潮流，構(gòu)建起智慧檔案室，使得檔案工作成功轉(zhuǎn)型升級，積極主動為檔案利用者提供多層次、多方位的檔案信息資源共享服務(wù)。智慧檔案館給檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合和信息服務(wù)集成帶來新的發(fā)展方向，對檔案工作提出新的挑戰(zhàn)，大檔案新理念和新機制隨之產(chǎn)生。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合實踐探索

大數(shù)據(jù)時代，面對檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫所帶來的眾多不便之處，我國多個省市國家綜合檔案館也在進(jìn)行不斷的實踐探索，尋求解決檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的異構(gòu)性問題。這些檔案數(shù)據(jù)庫資源整合實踐主要體現(xiàn)為：建立檔案信息資源共享平臺系統(tǒng)、電子檔案中心、區(qū)域性集中式數(shù)字檔案室、智慧檔案室等方式，這些實踐探索為實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享提供參考依據(jù)。

1.建立檔案信息資源共享平臺

國家檔案局于2009年6月就提出建設(shè)國家數(shù)字檔案館信息共享平臺系統(tǒng)，該系統(tǒng)以國家三個檔案目錄中心和各省市檔案館的檔案信息資源為基礎(chǔ)，以整合檔案資源、促進(jìn)全國?。ㄊ校┘壱陨蠙n案館信息社會化服務(wù)為目標(biāo)，運用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破地域限制，為廣大利用者提供“一站式”的檔案信息資源共享和服務(wù)集成平臺。福建省檔案局采用“數(shù)據(jù)集中、分布管理”的方式，對全省檔案信息資源進(jìn)行整合，提供用戶統(tǒng)一、友好、便捷的檢索界面，為社會大眾提供開放的檔案信息資源。該共享平臺系統(tǒng)主要是負(fù)責(zé)管理和發(fā)布全省開放檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫與公共檔案專題全文數(shù)據(jù)庫，為檔案利用者提供檔案信息資源服務(wù)。為實現(xiàn)檔案信息資源區(qū)域性整合和服務(wù)集成，安徽省黃山市檔案局館于2016年11月召開檔案信息區(qū)域共享服務(wù)專題部署會，討論并簽署了《黃山市檔案信息區(qū)域共享服務(wù)公約》，提出加快整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源，不斷實現(xiàn)區(qū)域性檔案信息服務(wù)的人性化、便捷化[1]。

2.區(qū)域性集中式數(shù)字檔案室

青島市檔案局采用數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù)建成青島市電子檔案智慧管理平臺，實現(xiàn)對文書檔案和其他門類檔案電子文件在線接收、歸檔和共享利用，其數(shù)字檔案室建設(shè)水平已跨上新臺階，作為國家檔案局2016年底公布的第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點名單，在實現(xiàn)區(qū)域性集中式檔案信息資源整合與共享提供借鑒和參考。紹興市檔案館于2016年已建成全省首創(chuàng)區(qū)域數(shù)字檔案館信息共享平臺，檔案利用者可在紹興市任何一家異地國家綜合檔案館平臺上查閱窗口申請利用共享平臺上的檔案數(shù)據(jù)，打破時空地域限制，實現(xiàn)紹興市數(shù)字檔案館信息資源的整合與共享利用。浙江省杭州市城建檔案館已作為全國第一家專業(yè)檔案館于2017年2月22日通過國家示范數(shù)字檔案室測試，該數(shù)字檔案館通過“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對專業(yè)館藏資源進(jìn)行整合挖掘，使檔案信息資源發(fā)揮公共服務(wù)作用，實現(xiàn)專業(yè)館藏資源整合與共享[2]。南京市建鄴區(qū)檔案館于2012年將檔案信息化工作納入?yún)^(qū)“智慧新城”建設(shè)總體規(guī)劃，并于2014年建成南京市首批省5A級數(shù)字檔案館。2016年12月，通過“全國示范數(shù)字檔案館系統(tǒng)”測試，實現(xiàn)區(qū)域性數(shù)字檔案館資源整合，讓檔案信息資源多跑路，讓檔案利用者少跑腿。

3.電子檔案中心

江蘇省檔案局根據(jù)自身的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況，將分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫信息資源進(jìn)行整合，建成包括全省性的檔案綜合基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中心，實現(xiàn)對其進(jìn)行邏輯化集中管理，整合全省各類電子檔案資源并共享，建立電子檔案信息資源一站式查詢檢索服務(wù)體系[3]。安徽省檔案局通過建立電子文件中心實現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理與利用。浙江省海寧市檔案局積極探索建立民生檔案目錄中心以實現(xiàn)民生檔案信息資源區(qū)域內(nèi)共建共享。2016年底，福建省檔案局承擔(dān)的福建省電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)項目和福建省證照數(shù)據(jù)電文 (電子證照)共享服務(wù)系統(tǒng)(一期)項目通過驗收。該項目的建成有力推動了福建省電子檔案的在線接收歸檔以及電子檔案信息資源的建設(shè)與共享，促進(jìn)了福建省檔案信息化工作持續(xù)、健康發(fā)展。

4.智慧檔案館（室）

四川省檔案局運用三維可視化技術(shù)和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)的數(shù)字表達(dá)技術(shù)，開發(fā)了四川省檔案館及部分市、縣檔案館三維虛擬仿真平臺，構(gòu)建了面向社會的新型網(wǎng)絡(luò)檔案愛國主義教育互動平臺體系，提出智慧檔案館及網(wǎng)絡(luò)愛國主義教育基地互動體驗平臺[4]。2011年11月，南京市檔案局提出構(gòu)筑“智慧檔案”建設(shè)總體思路，并將具體建設(shè)思路融入“智慧南京”頂層規(guī)劃中，構(gòu)建暢通的信息交互和管理協(xié)同機制并形成內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合力、質(zhì)量優(yōu)化的檔案資源體系。2012年青島市檔案館提出建設(shè)“智慧檔案館”思路，并于2015年5月完成智慧檔案館一期工程項目建設(shè)[5]。山東省臨朐縣檔案館于2014年初提出建設(shè)“智慧臨朐數(shù)字檔案館建設(shè)項目”，該項目于2016年8月已完成檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等建設(shè)，構(gòu)建起數(shù)字檔案信息資源的傳輸、采集、存儲管理和應(yīng)用服務(wù)平臺。四川省綿陽市城建檔案館也于2015年就開始著手建設(shè)智慧城建檔案管理平臺。江蘇省昆山市檔案局也開始啟動智慧檔案館建設(shè)。山西省陽泉礦區(qū)在舊館基礎(chǔ)上進(jìn)行升級改造，建立智慧檔案館，市民可通過個人身份即可登錄電子檔案系統(tǒng)，進(jìn)行自助查詢各類檔案信息資源。

二、基于大數(shù)據(jù)時代的智慧檔案室研究思考

伴隨2011年南京檔案館首次正式提出“智慧檔案”這一理念后，檔案學(xué)界開始對以前瞻性的眼光對智慧檔案館建設(shè)進(jìn)行先行探索和關(guān)注，2014年3月11日，國家檔案局技術(shù)部和浙江省檔案局在杭州聯(lián)合召開“智慧檔案建設(shè)”研討會對這一新命題進(jìn)行前瞻構(gòu)想和深入研討?；诖髷?shù)據(jù)時代，實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享上，智慧檔案室建設(shè)將突出以下幾方面內(nèi)容。

1.找準(zhǔn)智慧檔案室新定位——以資源整合、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享為主線

智慧檔案室（smart archives）是以物聯(lián)網(wǎng)為技術(shù)基礎(chǔ)，實現(xiàn)智慧化的檔案服務(wù)和管理，繼數(shù)字檔案室之后的更高階段?；诖髷?shù)據(jù)大檔案環(huán)境，檔案工作者不斷創(chuàng)新檔案管理模式和檔案服務(wù)模式，加強協(xié)同創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的智力引擎作用，以實現(xiàn)區(qū)域間檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)信息資源的整合與共享，根據(jù)檔案用戶需求，做好定性的專題檔案材料編研和提供個性化檔案信息資源服務(wù)，實現(xiàn)由檔案保管者向大數(shù)據(jù)首席檔案信息分析官轉(zhuǎn)變。因此大數(shù)據(jù)時代，智慧檔案館建設(shè)要以資源整合、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享為主線，不能只停留在云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)領(lǐng)域的關(guān)注，要對資源領(lǐng)域和服務(wù)利用領(lǐng)域加以深入探索[6]，加強檔案信息資源體系建設(shè)的同時，要著力傾向智慧與感知融合，使得智慧檔案室建設(shè)凌駕于數(shù)字檔案室建設(shè)之上，以檔案利用者為本，全面分析利用需求，達(dá)到互動協(xié)同，跨越傳統(tǒng)實體檔案館和數(shù)字檔案館形態(tài)，檔案信息資源不再是以0和1字符形式存在檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫中，而是通過先進(jìn)技術(shù)和全媒體技術(shù)將檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源生動融合并實現(xiàn)館際間基礎(chǔ)設(shè)施共享，技術(shù)有效集成，檔案工作者與利用者之間互動服務(wù)得以提升[7]。

2.明晰智慧檔案室新內(nèi)涵——基于全面感知的檔案一站式智慧服務(wù)

大數(shù)據(jù)時代，檔案部門要樹立大數(shù)據(jù)、大檔案思維，運用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)有技術(shù)對海量檔案資源進(jìn)行有效智能化管理，將智慧檔案建設(shè)融入智慧城市建設(shè)浪潮中，整合檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源，跨越檔案“數(shù)字鴻溝”，建立檔案信息資源互聯(lián)互通，形成跨系統(tǒng)應(yīng)用集成、跨部門信息共享，達(dá)到有效挖掘整合利用海量異構(gòu)的各類檔案數(shù)據(jù)，對檔案信息資源共享服務(wù)進(jìn)行集成，積極主動提供檔案利用者多層次、多方位、多渠道、一站式檔案智慧服務(wù)，實現(xiàn)跨館際檔案信息資源服務(wù)共享整合新形態(tài)。因此，智慧檔案館的新內(nèi)涵是基于全面感知的一站式智慧服務(wù)[8]，要實現(xiàn)由數(shù)字檔案館向智慧檔案館跨越發(fā)展，就要實現(xiàn)知識服務(wù)向智慧服務(wù)轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案管理、檢索的多層次、全方位便捷服務(wù)，充分滿足檔案利用者的需求。

3.落實智慧檔案室新舉措——樹立“數(shù)據(jù)為王”和加強標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

首先智慧檔案室建設(shè)要強調(diào)“內(nèi)容為王”“數(shù)據(jù)為王”，倡導(dǎo)大檔案、大服務(wù)觀念，以知識服務(wù)為理念，以數(shù)字資源為主體，對多元異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合與集成，構(gòu)建館藏資源平臺，實現(xiàn)數(shù)字化向智慧化轉(zhuǎn)變，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入整合分析、挖掘和開發(fā)利用，加強檔案數(shù)據(jù)資源體系建設(shè)[9]。其次，要建立基于大數(shù)據(jù)智慧檔案室建設(shè)的數(shù)字資源長期保存有效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)字資源及其所依賴的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲媒體介質(zhì)更新?lián)Q代非常迅猛，各種數(shù)字編碼程序、檔案多媒體技術(shù)及軟硬件不斷發(fā)生變化，為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下龐大檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源之間的互聯(lián)互通，保障智慧檔案室建設(shè)順利有效開展，要加強頂層設(shè)計和統(tǒng)籌規(guī)劃，建立基于數(shù)字資源生命周期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系[10]，對檔案數(shù)字資源從數(shù)字資源創(chuàng)建、保護(hù)、訪問、遷移、歸檔和最后處置階段建立明確可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，將這一生命周期標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系貫穿于智慧檔案室數(shù)字資源存儲層、管理層、服務(wù)層的管理，對數(shù)字資源進(jìn)行主動前瞻性管理，建立起一個從檔案資源的創(chuàng)建生成、獲取存儲、分析遷移、組織管理、服務(wù)到保護(hù)的每一個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系來延長數(shù)字資源的生命周期[11]。

4.實現(xiàn)智慧檔案室新跨越——構(gòu)筑智慧檔案室創(chuàng)新管理模式

構(gòu)筑“大數(shù)據(jù)觀”智慧檔案室創(chuàng)新檔案管理新模式，即構(gòu)建獲取數(shù)據(jù)——云計算——智慧化服務(wù)的三位一體的新模式[12]，實現(xiàn)檔案服務(wù)平臺由知識服務(wù)向智慧服務(wù)轉(zhuǎn)變，構(gòu)架起智慧檔案室云平臺，以“智網(wǎng)、智庫、智控”三大模塊為支撐的檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源共享平臺智慧服務(wù)體系，即實現(xiàn)組織、資源、服務(wù)的融合。首先以提升檔案系統(tǒng)內(nèi)檔案資源整合為出發(fā)點，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)設(shè)施的互聯(lián)、融合和共享，建設(shè)檔案信息資源智慧空間，建立檔案物理管理平臺，實現(xiàn)組織的融合；其次構(gòu)建面向智慧服務(wù)的檔案信息資源，對檔案信息資源進(jìn)行邏輯管理，實現(xiàn)資源的融合；再次以智能管理助推智慧服務(wù)，采用智慧化管理模式，對檔案服務(wù)思維的挑戰(zhàn)與重塑，實現(xiàn)服務(wù)的融合，開啟智慧檔案室全媒體服務(wù)模式，借力新興媒體技術(shù)，將各形態(tài)中檔案資源相互整合，實現(xiàn)基于全面感知的一站式服務(wù)和基于信息移動的主動推薦服務(wù)，服務(wù)效果更直接化、動態(tài)化、立體化、生動化，顛覆傳統(tǒng)檔案利用視覺效果[13]。

[1]謝慧婷.黃山市各檔案局館簽訂檔案信息區(qū)域共享服務(wù)公約[OL].(2016-11-16).[2017-03-07].

[2]杭州市城建檔案館.杭州市城建檔案館通過國家示范數(shù)字檔案館測試 [OL].(2017-03-02).[2017-03-05].

[3]江蘇省檔案局.江蘇省電子檔案中心建設(shè)與實踐.數(shù)字檔案館建設(shè)工作研討會論文集.數(shù)字檔案館建設(shè)工作研討會.青島，2009年7月，國家檔案局技術(shù)部.

[4]四川省檔案局.四川省檔案局2項科技成果轉(zhuǎn)化項目順利通過驗收 [OL].(2017-02-09).[2017-03-02].

[5]青島市檔案局.青島市人民政府.青島市智慧檔案館投入試運行 [OL].(2017-03-01).[2017-03-05].

[6]魯冰瑩.聚焦：“智慧檔案”建設(shè)的前瞻構(gòu)想.浙江檔案.2014(03):14-17.

[7]李明源.基于智慧城市的智慧檔案館研究的意義與方法[J].辦公自動化，2015(6)總第305期:54-58.

[8].陳靜，韓海濤，田偉.大數(shù)據(jù)時代智慧檔案館構(gòu)建探析[J].北京檔案，2015(1):25-27.

[9]沈東輝，張震，李小瑤.大數(shù)據(jù)與智慧城建檔案館建設(shè)[J].湖北檔案，2015(3）:16-17.

[10]肖媛.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].檔案工作，2016(1):132.

[11]王濤.數(shù)字資源生命周期測度和管理研究[D].鄭州:鄭州大學(xué)，2009.

[12]李晶偉，陳智兵.從微觀角度探討智慧檔案館三大平臺建設(shè)——智慧城市環(huán)境下檔案館發(fā)展新模式[J].蘭臺世界，2015(9):30-31.

[13]薛潔.基于用戶需求的智慧檔案館服務(wù)新探[J].蘭臺世界，2016(22):73-74.

作者單位：中國科學(xué)院福建物質(zhì)結(jié)構(gòu)研究所