水電工程項(xiàng)目檔案管理

么舜天

摘 要：檔案管理是水電工程項(xiàng)目建設(shè)中不可或缺的一部分，隨著水電工程的不斷發(fā)展，檔案管理在工程建設(shè)中起著非常重要的作用。本文從水電工程項(xiàng)目相關(guān)資料的歸檔形式、歸檔要求以及對歸檔管理中存在的問題及建議進(jìn)行了分析和探討。以供業(yè)內(nèi)人士參考借鑒。

關(guān)鍵詞：水電工程；歸檔管理；問題；建議

一、水電工程中的紙質(zhì)檔案與電子檔案

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

通過紙質(zhì)檔案與電子檔案間的比較可以看出，雖然紙質(zhì)檔案具有原始憑證的價(jià)值，但是它也有較明顯的不足。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，紙質(zhì)檔案占用的空間較大。由于水電工程項(xiàng)目不斷的增多，越來越多的資料需要?dú)w檔管理，如果這些文件資料采用紙質(zhì)歸檔，占用的空間也會相當(dāng)大。第二，紙質(zhì)檔案查詢難。針對水電工程項(xiàng)目具有經(jīng)驗(yàn)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，借鑒同行業(yè)工程項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，吸取有關(guān)教訓(xùn)，可以避免同類事故的發(fā)生。第三，紙質(zhì)檔案整理的工作量較大。水電工程項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容涉及范圍廣，對文件資料的整理以及歸檔工作量大。

（二）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案雖然具有查詢快捷、保存不受實(shí)體庫房空間的限制，但是，它也存在一些局限性，主要表現(xiàn)在存儲介質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)性、電子文件的保密性、對電子產(chǎn)品的依賴性以及原始數(shù)據(jù)的合法性等缺陷。

二、水電工程歸檔資料的有關(guān)要求

水電工程檔案工作的基礎(chǔ)是歸檔，檔案工作的起點(diǎn)是收集資料。當(dāng)工程項(xiàng)目停工或項(xiàng)目完成時(shí)，務(wù)必將其形成的工程資料以及技術(shù)文件資料等進(jìn)行系統(tǒng)的整理，同時(shí)，由保管單位注明密級并填寫保管期限，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。具體如下：（1）設(shè)計(jì)人員需收集有關(guān)設(shè)計(jì)過程中的原稿以及校審單，按照提出的校審意見對設(shè)計(jì)產(chǎn)品進(jìn)行修改。同時(shí)，對于校審意見，還需要以書面的形式提出自己的整改建議，最后將校審意見以及原稿上交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人仔細(xì)校對后，交給部門秘書。（2）對收集好的有關(guān)歸檔資料由部門秘書進(jìn)行相應(yīng)檢查，只要有問題就需要及時(shí)進(jìn)行更正，再移交給檔案室等待驗(yàn)收。（3）由于工程項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間長，收集歸檔資料時(shí)間也較長。為了避免缺文、漏歸等現(xiàn)象的發(fā)生，部門秘書需要做好收集工作，檔案管理人員需要對部門秘書做到督促的義務(wù)。

三、水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）工程管理體制不完善

在水電工程檔案管理中，工程管理體制的建設(shè)是影響檔案管理制度滯后的重要原因。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，水電工程建設(shè)管理體制也發(fā)生了很大的改變，但是，在實(shí)際工程中，未能及時(shí)修改和調(diào)整檔案管理法規(guī)以及制度的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，新的體制未能及時(shí)有效的運(yùn)用在水電工程檔案管理中。

（二）不夠重視工程檔案的管理

隨著檔案管理在水電工程建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。其關(guān)鍵在于它不僅是一項(xiàng)針對性特別強(qiáng)的工作，而且它還是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。就目前情況而言，主管單位和建設(shè)單位常常忽視了其重要性，有的未配有專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)檔案管理，有的盡管有專職人員進(jìn)行管理，但采取的檔案管理形式比較單一，未能使檔案管理的作用完全發(fā)揮，使工程檔案的質(zhì)量受到一定程度的影響，進(jìn)而使工程檔案資料無法確保其及時(shí)、無誤和完整，嚴(yán)重影響了水電工程建設(shè)管理的發(fā)展。

四、提高水電工程項(xiàng)目檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)主管人員檔案管理的意識

為了更好的促進(jìn)水利工程建設(shè)，發(fā)揮工程檔案管理的重要作用。加強(qiáng)檔案管理是關(guān)鍵。只有進(jìn)一步提高檔案管理工作，加強(qiáng)主管人員的檔案管理意識，才能保證其在管理、制度、設(shè)施等方面得到有序的進(jìn)行。

（二）完善項(xiàng)目的檔案網(wǎng)絡(luò)工作

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，對于工程資料的檔案管理可以通過充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的途徑，建立相關(guān)水電工程項(xiàng)目的數(shù)據(jù)庫，使其信息、進(jìn)度等在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中能夠得到全面的統(tǒng)計(jì)。針對重要的電子檔案，還應(yīng)該與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案一同進(jìn)行歸檔。為工程項(xiàng)目現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化的管理檔案資料提供保障，進(jìn)而更快、更好的服務(wù)于水電工程項(xiàng)目檔案的管理。

五、結(jié)束語

在水電工程項(xiàng)目建設(shè)中，對項(xiàng)目的檔案管理是一項(xiàng)瑣碎性和復(fù)雜性較高的工作。檔案管理不僅關(guān)系著工程項(xiàng)目的運(yùn)行及效益的發(fā)揮，而且它還是項(xiàng)目建設(shè)的憑證和依據(jù)。因此，對于工程項(xiàng)目檔案管理人員，需要有專業(yè)的管理技術(shù)以及認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，不斷完善水電工程項(xiàng)目檔案管理制度，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理發(fā)揮更好的作用，從而不斷推動水電工程項(xiàng)目建設(shè)的發(fā)展。

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