流動人員檔案管理若干問題

夏　冰

隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷深化，社會節(jié)奏日益加快，各種資源的合理配置越來越依賴于市場調(diào)控，其中就包括人力資源。在這種背景下，近年來，我國人員流動的速度和范圍大大增加。

但如何對這些流動人員進行有效的管理，以更有效地發(fā)揮其作用，則是一個并沒有得到很好解決的重要問題。信息是管理的前提，因而對流動人員信息的準確掌握和合理利用就顯得特別重要，通過建立和完善流動人員的人事檔案及管理制度來掌控有效信息，是十分關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。

1當(dāng)前我國流動人員檔案管理存在的主要問題

1．1檔案內(nèi)容完整性差。檔案的完整是維護個人歷史真實面貌的條件之一，但是當(dāng)前很多流動人員的人事檔案內(nèi)容不完整、重要信息沒有全部得到反映。造成這一現(xiàn)象的主要原因有三：一是，流動人員的特殊性所致，如流動人員從原單位進入人才市場或調(diào)到其他單位之前，有些單位對已調(diào)走人員不重視，沒有按規(guī)定將其檔案移交人才流動服務(wù)機構(gòu)保管，而是讓本人自帶；二是，社會上各種人才中介服務(wù)機構(gòu)如職業(yè)介紹所、人才市場較多較雜，有些受利益驅(qū)使，沒有完全按照有關(guān)檔案管理條例執(zhí)行；三是。轉(zhuǎn)遞制度不健全，移交不及時，造成信息的遺漏或丟失。

1．2真實性得不到保證。由于流動人員工作流動不定的特性，在客觀上給檔案材料的收集和及時補充帶來了一定的困難，給造假者提供了機會。這使得相當(dāng)一部分流動人員人事檔案內(nèi)容的真實性得不到保障，人事檔案的可信度受到嚴重威脅。

1．3人檔分離問題嚴重。人事檔案的轉(zhuǎn)遞則是流動人員人事檔案的本質(zhì)特色，因此，做好流動人員檔案轉(zhuǎn)遞工作無疑是非常關(guān)鍵的一環(huán)，但目前流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞混亂，移交不及時或不移交時有發(fā)生。一些組織和單位在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，未能按照流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞程序和要求進行，隨意采取郵寄、自帶形式轉(zhuǎn)遞檔案，導(dǎo)致檔案材料遺失。

2改善流動人員檔案管理的對策

2．1完善檔案的收集工作。由于流動人員工作單位分散，流動性大，這在很大程度上給檔案材料收集帶來了困難，因此，首先要盡快建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法；要與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利，并嚴格執(zhí)行。確保形成的材料及時歸檔。其次，改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式，傳統(tǒng)的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”，是整理之后單純意義上的檔案保存，實際上是只存不管，這樣就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。

2．2強化檔案轉(zhuǎn)遞紀律。流動人員檔案管理的難點在于人員具備較高的流動性，相應(yīng)地。流動人員人事檔案與其他類型檔案相比，具有更強的流動性。一般來說，其他類型檔案的移動是規(guī)律的、有限的：而流動人員人事檔案要隨著流動人員不定期的、無方向性的流動而流動。因此，這就對其檔案的轉(zhuǎn)遞有著更高的要求，確保其人事檔案安全、順暢轉(zhuǎn)遞是流動人員人事檔案工作的重點，當(dāng)前，要特別關(guān)注以下兩點：一是檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶：二是交接檔案一定要盡快移交，人員流動后留下的檔案，流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場或新用人單位。新用人單位在收到檔案經(jīng)核對無誤后，立即登記入檔。

2．3優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。檔案的內(nèi)容構(gòu)成，不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容。如個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等，更要重點創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。當(dāng)前可以著重考慮創(chuàng)建能力檔案，強調(diào)記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況，以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料；另外，要及時將流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案，為憑實績選人、用人提供必要的依據(jù)。只有提高人事檔案的應(yīng)用價值，才能為流動人員人事檔案管理創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。

(作者單位：河南省人口和計劃生育科研院來稿日期：2009-06-20)