淺談如何做好新時期檔案管理工作

摘 要：檔案是人類社會進步、發(fā)展的真實歷史記錄，涵蓋了社會和經濟的各個方面，包括：政府、社會組織、企事業(yè)單位和公民，在社會和經濟活動中所產生的各種有價值保存信息材料。在當今知識和經濟的新時代下，檔案工作者需要認清社會發(fā)展形勢，結合工作實際，開拓創(chuàng)新并且勇于實踐。檔案管理工作通過與電子計算機及網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息技術的融合，促進檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，努力提高檔案工作的利用效率。

關鍵詞：新時期檔案；管理；現(xiàn)代化

一、做好新時期檔案管理工作的意義

檔案是國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。新時代是知識與經濟并重的時代，在21世紀中，檔案工作顯得更加重要，但是在現(xiàn)階段，有不少的企業(yè)、行政單位在檔案管理工作中存在著眾多問題，如檔案管理專業(yè)能力差，管理混亂，對新技術陌生或者是不熟練，不具備新時期檔案管理的技術要求，在這個日新月異的新時達但中，加強檔案管理工作，尤為顯得重要。做好檔案管理工作是企業(yè)或事業(yè)單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是管理工作的一部分，是提高工作質量和效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究的經營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的教材。檔案管理工作做好了，一方面為I類你感到人員及時了解企業(yè)整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據(jù)，為經營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業(yè)經營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經濟中競爭力具有重要意義。

二、新時期檔案管理工作的要求

（1）加強領導意識，強化檔案管理水平 網(wǎng)絡時代普及的今天，信息也是一種資源，并且被人們所逐漸認識和接受，檔案作為信息資源之一，它的價值也越來越被社會所認可和熟識。因此在這個條件下，單位領導要充分認識檔案管理工作的重要性，從各個方面予以支持。在任何一個單位中，只有領導重視，并且在實踐中予以確實實質的支持，工作才能正常開展，檔案管理工作尤其如此。領導對于檔案管理工作的重視程度高低，決定了檔案管理工作的發(fā)展程度高低。檔案管理工作人員要經常把有關的重要文件和資料給領導，引起領導重視，從中找到歷史發(fā)展規(guī)律，多談關鍵檔案對工作的好處和有力支撐，使領導越來越重視，重視網(wǎng)絡時代的檔案管理工作，檔案工作才能健康有序的發(fā)展。

（2）利用現(xiàn)有資源，努力創(chuàng)造，確保檔案工作的現(xiàn)代化管理順利實施。社會發(fā)展的越來越快，新時期尤其如此，檔案越來越多，給保管和使用帶來很多困難。檔案管理是一項科學性和技術服務性都非常強的工作，管理人員不但需要對工作有高度責任感，扎實的工作作風，還要有過硬的檔案管理方法和技能，因此，時代的發(fā)展，在新時期，要求檔案管理工作者必須有多專業(yè)多學科的知識，只有不斷提高自身素質才能做好新時期的檔案管理工作。以往檔案的形成，從文件起草到歸檔完成，整個過程都以手工抄寫為主，隨著科學技術的發(fā)展，檔案信息從收集到利用等工作將逐步走向自動化，都可以由計算機來完成，這就對新時期檔案的工作者提出了更高的要求，迫切需要檔案管理人員熟練掌握和運用現(xiàn)代化的新技術，因此，要求檔案工作者努力學習，掌握現(xiàn)代科技新技術，提高綜合水平，以便適應檔案信息化的管理需要。檔案匯集著大量的資源和信息，在收集過程中，重點抓好電子文件的接收和歸納，檔案管理人員對電子文件的形成、處理、鑒定、歸納實行全過程監(jiān)督和管理，保證電子文件在傳輸和處理的過程當中不會出現(xiàn)錯誤，保證電子文件的原始性、真實性和準確性，電子文件歸納時，應注意對載體和技術環(huán)境進行檢驗，確保載體讀寫性和無毒性，尤其是安全性，檔案管理工作量大，只有充分利用計算機和網(wǎng)絡新技術等新現(xiàn)代化整理檔案，能使工作效率顯著提高，方便并且快捷準確。在機遇與挑戰(zhàn)共存的新時期，檔案管理事業(yè)的發(fā)展在很大程度上受社會經濟發(fā)展大環(huán)境影響，檔案工作者應堅持以科學發(fā)展觀為指導，牢牢把握正確的輿論導向，緊緊地圍繞黨和國家、地方政府部門的中心工作，采取豐富多樣、生動活躍的宣傳方式，創(chuàng)造且創(chuàng)新地做好當前檔案信息的利用工作。在現(xiàn)代社會里，伴隨著人們社會檔案意識的逐步提高，利用檔案考查研究社會歷史現(xiàn)象、探索社會發(fā)展規(guī)律，解決個人工作、學習和生活中的問題，已成為一種社會行為。科學規(guī)范的檔案管理是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度，面對新時期的工作需要，檔案管理工作紀要傳承，又要勇于創(chuàng)新，立足于法，搞好建章立制工作是做好檔案管理工作的基礎，做好檔案管理工作就必須依法治為根本。

總之，要使檔案工作在新時期有新的進展和突破，就要抓住當前的有利時期，加強學習，不斷改革創(chuàng)新，打破舊的思路、模式，形成符合新時期的全新檔案思想、檔案觀念，才能符合檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化做出應有的貢獻。

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作者簡介

李勝銀（1970～10～9），男，滿族，河北省平泉市人，中國政法大學法學本科畢業(yè)，檔案館員，主要從事司法行政管理工作。

（作者單位：河北省平泉市平泉鎮(zhèn)政府）