事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理的體會(huì)

高振海

摘 要：事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理對(duì)于事業(yè)單位開展相關(guān)的業(yè)務(wù)具有重要的意義。同時(shí)檔案的整理作為各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)，只有在整理的時(shí)候結(jié)合企事業(yè)單位文檔的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行有序的整理和歸納，才會(huì)使對(duì)文檔的利用達(dá)到最優(yōu)的效果。本文就事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的目的意義、整理原則以及主要的整理程序做了簡(jiǎn)單的探究，旨在對(duì)我國事業(yè)單位的文件管理工作給出一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；歸檔整理；文件；有序

一、事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理的目的及意義

歸檔文件整理簡(jiǎn)而言之就是把凌亂、復(fù)雜的文件按照科學(xué)的方法和需要系統(tǒng)化的資料組織成為有效的單位。各事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)的開展中以及與其他單位的日常往來中都會(huì)產(chǎn)生數(shù)量很大的文件，這些都關(guān)系寫企業(yè)當(dāng)下或者未來的工作，所以對(duì)這些文件進(jìn)行系統(tǒng)的整理就顯得格外重要。在進(jìn)行分類的時(shí)候我們可以按照具體的要求，例如按照文件的時(shí)間、來源、學(xué)術(shù)類類型等進(jìn)行分類，方便在后期的尋找。此外，文件的整理歸納過程并不需要將所有的文件進(jìn)行保存，要學(xué)會(huì)對(duì)文件進(jìn)行一定的鑒別，對(duì)那些作用不大的、不具有研究?jī)r(jià)值的文件可以在研究以后進(jìn)行集中的銷毀，這樣可以防止對(duì)檔案室的空間造成占用。

二、事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理的原則

1.保存檔案工作基礎(chǔ)

不論是本單位下發(fā)的還是其他工作單位例如上級(jí)對(duì)本單位下發(fā)的指令性文件或者批示、批復(fù)等，這些文件本身形成了來源方面不可分割的相互聯(lián)系。在整理文件時(shí)，只有保證了文件來源之間的相互聯(lián)系，文件的內(nèi)容、時(shí)間、形式之間的聯(lián)系才能更加深刻細(xì)致的反映文件所要表達(dá)的真正內(nèi)容。因此在整理文檔時(shí)應(yīng)該盡量做到不拆開原來的卷宗，對(duì)各個(gè)部門之前進(jìn)行的檔案的整理，應(yīng)該充分利用檢索工具等參考原來的整理結(jié)果，力求保證原來的整理順序。

2.遵循文件形成的規(guī)律

各事業(yè)單位的檔案都是在其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的，所以檔案真實(shí)的記錄并且反映了企業(yè)的歷史活動(dòng)，所以在整理的過程中應(yīng)該堅(jiān)決維護(hù)文件本身的邏輯整體性。具體表現(xiàn)為兩層意思：一是保證文件的整體性，這種整體性一方面是指文件本身的附件、正文等的整體性，另一方面是指一個(gè)活動(dòng)的相關(guān)文件的整體性，例如在一次會(huì)議中應(yīng)該包括前期的準(zhǔn)備文件、會(huì)議過程的記錄文件以及會(huì)議結(jié)束后由這次會(huì)議所決定的一系列文件檔案等。二是遵循文件的自然規(guī)律，例如一個(gè)文件的初稿、修改稿、終稿這種邏輯順序。

3.保管利用要結(jié)合信息化

隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的發(fā)展時(shí)代要求企業(yè)積極融入這個(gè)信息化的世界。所以企業(yè)在對(duì)自己的檔案文件進(jìn)行保存整理時(shí)可以借助計(jì)算機(jī)，同時(shí)也可以設(shè)計(jì)一個(gè)檢索工具，有利于企業(yè)后期文檔的查找需要。

三、事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理程序

整理環(huán)節(jié)的科學(xué)性有利于文件的有序性。事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理程序主要包括一下幾個(gè)方面：檔案的分類、組卷，卷內(nèi)文件的整理，以及文檔的目錄編制等。

1.檔案的分類

首先，檔案的實(shí)體分類主要是指對(duì)檔案信息的物理化整理，也就是對(duì)文件進(jìn)行存放、排架等。其次，檔案的管理分類就是根據(jù)文件的具體內(nèi)容，時(shí)間，來源等，建立起一個(gè)系統(tǒng)的卷宗系統(tǒng)。

2.檔案的整理

通過進(jìn)行有序的地方法將文檔整理成為一個(gè)個(gè)有機(jī)的保管單位，有利于后期對(duì)文檔進(jìn)行尋找和查閱。文件的整理環(huán)節(jié)不是簡(jiǎn)單的、獨(dú)立的，而是應(yīng)該與文書的處理工作相銜接例如重要的文件應(yīng)該保證其意見稿、討論稿以及定稿的齊全。

3.檔案的編目

在對(duì)卷宗進(jìn)行了細(xì)致有效地整理后，要對(duì)卷宗的封面進(jìn)行標(biāo)注。狹義的編目主要就是指為文檔卷宗編制一個(gè)引導(dǎo)目錄，具體的內(nèi)容包括七個(gè)方面，分別為：件號(hào)、責(zé)任者、文名、題名、日期、頁數(shù)和備注，廣義的編目則同時(shí)包括對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，它包括：全宗號(hào)、保管期限，頁數(shù)，入庫年份等。

四、電子文件的整理歸檔

在信息化的社會(huì)中，電子文件逐步取代紙質(zhì)文件成為信息記錄的主要形式。而如何將這些電子文件進(jìn)行有序的整理也成為一個(gè)重要的過程。電子文件具有保存容易，數(shù)量巨大的特點(diǎn)，但這也在一定程度上加大了整理的難度。電子文件的整理過程分為兩個(gè)部分，一個(gè)是對(duì)文件進(jìn)行分類排序，可以將文件的磁性載體作為分類的依據(jù)，通過對(duì)信息進(jìn)行掃描，對(duì)不同的文件進(jìn)行不同性是的存儲(chǔ)，同時(shí)企業(yè)還可以按照國家的歸檔整理規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的劃分。在整理過程中可能存在格式不同的問題，但是文件格式的轉(zhuǎn)換可能在一定程度上回?fù)p失文件的真實(shí)信息，這就需要進(jìn)行不斷地改進(jìn)。另一方面是建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，將不同文檔的信息進(jìn)行分類和編號(hào)，對(duì)這些電子文檔進(jìn)行憤懣別類的整理，同時(shí)建立相應(yīng)的搜索引擎，方便后期的查閱和尋找。

五、結(jié)語

各個(gè)事業(yè)單位由于自身情況的不同，其檔案（電子文檔以及紙質(zhì)文檔）整理的具體方式以及順序等也不盡相同，所以這就需要檔案管理人員充分了解公司的具體特點(diǎn)，按照不同的方式對(duì)不同情況公司的檔案進(jìn)行整理。同時(shí)在新的時(shí)代下，面對(duì)新的形勢(shì)、新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作者也要在該領(lǐng)域經(jīng)營進(jìn)行積極的創(chuàng)新和探索，時(shí)文件的歸檔整理與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

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（作者單位：李滄區(qū)婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心）