提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略思考

李琪

摘要：現(xiàn)代科學技術(shù)的迅猛發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理提供了良好的技術(shù)支持，尤其是計算機技術(shù)在檔案系統(tǒng)中的運用，推進了事業(yè)單位檔案管理信息化建設，利于提高事業(yè)單位檔案管理水平。筆者在本文主要針對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設方法策略進行分析，以供參考。

關鍵詞：科學技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；信息化

在檔案現(xiàn)代化管理中，利用通信技術(shù)對計算機處理的相關信息進行傳輸，借助自動或者半自動的數(shù)據(jù)處理設備，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案采編、檔案編目以及檔案流通等一系列檔案工作。這是事業(yè)單位檔案管理向計算機網(wǎng)絡化發(fā)展的重要體現(xiàn)，能夠?qū)π畔①Y源進行更好的開發(fā)與利用，促進信息化交流，推動其信息化建設。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設提出的要求

傳統(tǒng)檔案管理工作以檔案實體為重點，而檔案信息化則是以數(shù)字信息化為重點，這是新時期檔案管理的新型轉(zhuǎn)變，適應了時代的發(fā)展與進步。這就要求：①檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，強化自身的現(xiàn)代化管理意識；②拓寬自身的知識體系，強化自身工作能力，尤其是信息化技術(shù)方面的內(nèi)容；③檔案信息化管理工作要走向前端，相關人員要積極拓展檔案收集的多樣化途徑，并且提高歸檔率及準確率，為檔案信息資源的完整性提供保障；④要將復雜性的管理內(nèi)容簡單化，又將簡單的管理內(nèi)容規(guī)范化，提高檔案信息化管理水平[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化建設重視度不足

事業(yè)單位的領導者沒有深刻意識到信息化建設在檔案管理中的重要意義，導致其重視度不足，投入的經(jīng)費也較少，對人員也疏于管理與指導[2]。另外，一些事業(yè)單位過于重視人事檔案，并將其作為檔案主體，忽略了其它真正影響單位發(fā)展的具有較大價值的檔案，使得事業(yè)單位檔案在開發(fā)與利用上不到位，使得自身發(fā)展受到了制約。

（二）檔案管理信息化建設針對性不足

事業(yè)單位沒有從單位的自身特點、管理特色及業(yè)務流程等出發(fā)，選擇的計算機軟件難以真正推動檔案管理信息化建設進程，缺乏良好的信息化資源二次開發(fā)能力，導致事業(yè)單位檔案管理中的信息化系統(tǒng)針對性不強，實用性也不高。

（三）檔案管理人員無法適應信息化建設提出的要求

在計算機網(wǎng)絡技術(shù)不斷成熟且多種系統(tǒng)軟件不斷普及的背景下，對檔案人員業(yè)務素質(zhì)提出的要求更高。在如今的事業(yè)單位檔案工作中，很多人員都是兼職人員，難以真正全面地學習相關專業(yè)知識，計算機技能水平也不高。

（四）事業(yè)單位檔案管理中缺少數(shù)字化檔案設備

當下依然有一些事業(yè)單位還沒有開展電子文檔管理，也沒有先進的磁介質(zhì)檔案儲存設備[3]。但是在信息化檔案管理中，數(shù)字化檔案在很大程度上依賴于數(shù)字化設備。事業(yè)單位沒有對相關設備進行配置，無法真正實現(xiàn)電子文檔管理，資料查閱也不夠便捷，阻礙了檔案管理的信息化建設進程。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效方法

（一）對檔案管理信息化建設提供足夠重視與支持

事業(yè)單位領導者應該加強自身對檔案信息化建設的認識，加大經(jīng)費投入力度，并重新認識事業(yè)單位檔案主體，注重開發(fā)對單位發(fā)展具有價值的檔案，比如事業(yè)單位相關的科技檔案、產(chǎn)品檔案、設備儀器檔案等等，做好相關檔案的收集、整理以及歸檔工作，為單位的長遠發(fā)展奠定基礎，也為其決策行為提供有效依據(jù)。同時，領導者應該轉(zhuǎn)變信息化管理理念，加大檔案管理信息化建設的力度，提供其決策水平與管理水平。

（二）增加各類檔案管理信息化設備

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案收集、檔案管理與檔案利用等各個環(huán)節(jié)都緊緊相扣，形成系統(tǒng)化的檔案工程[4]。因此，在檔案管理信息化建設進程中，應該保證信息化管理設備充足齊全，其載體形式多樣的各類檔案存放方面要保證科學有序性，提高日常查找的便捷性，也利于及時搶救突發(fā)事件。事業(yè)單位檔案部門應該注重全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫的高效建設，可接收電子檔案，并實現(xiàn)各類檔案的數(shù)字化錄入與信息化管理，強化檔案全文信息的電子化查詢功能，提高檔案信息化管理效率。

（三）加強電子文件的信息化管理

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設進程中，檔案信息的完整性與安全性保障是核心要素。因此，事業(yè)單位應該制定檔案電子文件的科學管理規(guī)范，讓檔案人員嚴格執(zhí)行，要切實保障檔案信息的完整性與安全性。尤其是保存價值較高的電子文件，需要做好紙質(zhì)文件的備份工作，并實現(xiàn)電子文件及其相關紙質(zhì)文件的統(tǒng)一歸檔。另外，加強硬件建設，確保硬盤等備份硬件具有穩(wěn)定的性能，切實保障信息資源的安全[5]。

（四）積極招入專業(yè)化人才

在事業(yè)單位檔案管理工作中，要求檔案人員必須熟練掌握有關專業(yè)知識與技能，還需要掌握事業(yè)單位自身生產(chǎn)的相關產(chǎn)品技術(shù)。兼職人員難以適應更高的專業(yè)素質(zhì)要求，使得檔案管理部門必須要積極招入專業(yè)化人才，注入新的活力。對于原有工作人員，也應該予以定期的培訓，提高其知識水平與技能水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設是適應新時期發(fā)展需要的重要內(nèi)容，對檔案管理部門提出了更高要求。單位的領導者應該充分重視檔案管理信息化建設，不斷開發(fā)與利用具有價值的檔案，并加強信息化設備、檔案完整性、信息資源安全性等方面的建設工作，同時積極引入專業(yè)化人才，全面提高檔案信息化管理水平。

參考文獻：

[1]王秋艷.加強信息化建設 提升事業(yè)單位檔案管理實效[J].城建檔案，2016（07）：23-24.

[2]謝星巧.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施及社會意義[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（09）：85.

[3]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[4]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[5]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用，2013（03）：290.