離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

閻智靈

摘要：隨著醫(yī)療水平和國(guó)家養(yǎng)老基金的落實(shí)，我國(guó)老齡化速度越來越快，相應(yīng)的離退休人員的數(shù)量日漸龐大，成為不能忽視的問題。必須盡快加強(qiáng)離退休人員檔案管理信息的采集和管理，建立詳細(xì)完整的信息系統(tǒng)，以便及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范的為離退休人員提供全面的服務(wù)。這項(xiàng)工程涉及范圍大、人員構(gòu)成復(fù)雜、信息登記不完全，如果采用人力去整理和歸納是不可想象的，因此必須采用更網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)進(jìn)行管理，提高相關(guān)單位的辦事效率和滿足檔案信息的交流。

關(guān)鍵詞：離退休人員；檔案管理；信息系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

我國(guó)改革開放以后才建立起自己的離退休人員的檔案庫(kù)，初期的檔案收集也只停留在大城市之間，然后隨著社會(huì)化進(jìn)程加快，越來越多的企事業(yè)單位人員退休和離職，其退休后生活的保障以及養(yǎng)老問題日益突出。因此在當(dāng)前老齡化趨勢(shì)背景下，離退休人員檔案管理已經(jīng)成為我國(guó)社會(huì)主義和諧發(fā)展的重要課題之一，具有重要的改革發(fā)展意義。

一、離退休人員檔案管理的現(xiàn)狀

以目前來說，有不少中小型城鄉(xiāng)地區(qū)仍然采用傳統(tǒng)的、低效的人工登記和整理，存在信息來源不準(zhǔn)確，信息完整性不高，易出錯(cuò)，信息不共享等諸多問題，而且人工處理這些檔案時(shí)，信息資源不能及時(shí)有效的查詢和調(diào)動(dòng)，對(duì)已離退休和即將離退休的人員都存在很大的不便。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，是計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展的時(shí)代，如果信息采集和管理任然不能建立信息網(wǎng)絡(luò)話，那么就會(huì)影響整個(gè)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)度。還可能對(duì)離退休人員的相關(guān)事跡和問題造成疏漏，對(duì)離退休人員的功過獎(jiǎng)罰都會(huì)造成不小的影響[1]。

二、離退休干部檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的必要性

我國(guó)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入后老齡化時(shí)期，城市中離退休人員已經(jīng)達(dá)到將近總?cè)丝诘?5%左右，而離退休人員都是改革開發(fā)的執(zhí)行者和先行者，必須對(duì)其加以重視和關(guān)心。我國(guó)一貫秉承尊老愛老的傳統(tǒng)美德，這也是構(gòu)建和諧社會(huì)實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的重要內(nèi)容，更是推進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定、長(zhǎng)治久安的保障。建立完整的離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)是我國(guó)信息化時(shí)代的工作重點(diǎn)，是以人為本的治國(guó)方針政策的體現(xiàn)，堅(jiān)持正確的科學(xué)發(fā)展觀做好離退休人員的工作，既是新時(shí)期組織工作的要求，也是國(guó)家發(fā)展進(jìn)程的必由之路，更能夯實(shí)國(guó)家實(shí)力，儲(chǔ)備國(guó)家人才。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理，絕大部分是手工填寫和表格形式，在登記和管理過程中不免造成遺漏和信息不清晰、填寫不到位等問題，在某些地區(qū)因?yàn)槿丝谒刭|(zhì)差異，對(duì)信息錄入和整理時(shí)有不規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象存在。要改變這種現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)建立一套統(tǒng)一和完備信息管理體系處理信息時(shí)，就能提高信息處理的效率和準(zhǔn)確性。

檔案管理需要使用大量的財(cái)力和人力，在檔案登記時(shí)需要人員反復(fù)的詢問和復(fù)核，在遇到異地檔案調(diào)動(dòng)或者重復(fù)信息時(shí)，很難做到立即查詢和修改。而在查詢離退休人員的檔案時(shí)也需要人工費(fèi)時(shí)費(fèi)力的一一查詢，工作難度和強(qiáng)度較大。在采用現(xiàn)代化辦公設(shè)備后，科學(xué)技術(shù)幫助檔案管理人員建立了新的網(wǎng)絡(luò)管理體系，充分利用各項(xiàng)資源，提供了高水平高效率的工作方式，有效的發(fā)揮信息時(shí)代的作用，跟上了現(xiàn)代化社會(huì)的腳步[2]。

三、離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)要把離退休人員檔案的特點(diǎn)和情況進(jìn)行分析，根據(jù)需要設(shè)計(jì)框架，系統(tǒng)必須符合簡(jiǎn)單明了，查詢方便，流程清晰和調(diào)配合理的設(shè)計(jì)理念。離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)要基于成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)覆蓋到各個(gè)環(huán)節(jié)和部門，全面適用于各層次相關(guān)單位，方便查詢使用和信息調(diào)動(dòng)。系統(tǒng)首要功能即使方便信息的采集和查詢，這是檔案管理的基礎(chǔ)。結(jié)合針對(duì)離退休人員檔案的特點(diǎn)，系統(tǒng)的建立和設(shè)計(jì)還應(yīng)該有計(jì)劃、分步驟、分階段逐步建立數(shù)據(jù)庫(kù)信息：

（一）在設(shè)計(jì)離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)包括身份信息、資料數(shù)據(jù)的采集和登記，應(yīng)用軟件的選擇，網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)和開發(fā)要考慮周詳。包括離退休人員的姓名、性別、籍貫、出生年月、文化程度、個(gè)人照片、身份證號(hào)、聯(lián)系電話、家庭住址、職稱、成分、職務(wù)、入黨時(shí)間、工作時(shí)間、離退休時(shí)間等基本信息數(shù)據(jù)項(xiàng)。在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，考慮到這類信息錄入工作量大信息固定的特點(diǎn)，該部分內(nèi)容可以批量作業(yè)，方便工作人員導(dǎo)入。而對(duì)于其他變動(dòng)性信息，如健康體檢、工資調(diào)整、特殊情況等問題時(shí)還要采用分時(shí)分段的進(jìn)行更新，為社區(qū)、醫(yī)療、黨委等相關(guān)單位工作使用[3]。

（二）系統(tǒng)需要不斷的完善、改進(jìn)和更新，在面對(duì)新形勢(shì)下的社會(huì)格局，不斷的提升應(yīng)用系統(tǒng)的涉及面，保證內(nèi)容的全面和真事，貫徹解放思想，積極探索的工作理念。力爭(zhēng)為做好離退休人員檔案管理工作，推進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和提出新問題，抓住主要矛盾采取相應(yīng)措施。離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)可以適當(dāng)?shù)脑黾右恍┕δ苄栽O(shè)計(jì)，方便統(tǒng)計(jì)和管理，在調(diào)取檔案和整理歸納時(shí)能夠迅速整合得出數(shù)據(jù)。

（三）進(jìn)一步加大離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的投入，滿足社會(huì)和國(guó)家的需求，規(guī)范和統(tǒng)一各區(qū)域的系統(tǒng)，在今后系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程中，重視信息資源的客觀準(zhǔn)確性，做到信息的同步和一致，方便社會(huì)離退休人員的流動(dòng)。在信息系統(tǒng)的維護(hù)和更新方面，也必須做到位，方便離退休人員或者其家屬對(duì)其信息的查詢和修改，但又必須設(shè)立權(quán)限，做好檔案管理的保密性和安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，從目前來看，我國(guó)離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)中還存在這許多問題，還需要進(jìn)一步地調(diào)整和完善。離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)還不能做到完全同步，可使用和開放的部門也有限，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過程任重而道遠(yuǎn)。作為離退休人員檔案的唯一出路，長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)全國(guó)的信息同步和統(tǒng)一，方便各級(jí)地方和單位隨時(shí)查詢和使用。因此，必須利用網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的變革，隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的普及，逐步推廣和完善系統(tǒng)，提高管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)能力，有計(jì)劃有目標(biāo)的全面推行，讓離退休人員能夠早日受益。

參考文獻(xiàn)：

[1]王曉萍.離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2014（24）：53-54.

[2]陳志剛，鞠曉東，高顏芝.高職院校離退休人員管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2012（12）.

[3]王智.離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)探究[J]城建檔案：2014（11）：125.