對(duì)做好辦公室管理工作的思考

姬曉麗

辦公室是公司的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，其工作的各個(gè)方面都折射出影響執(zhí)行力效果的印記，其管理水平直接關(guān)系到公司各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在公司當(dāng)前改革發(fā)展任務(wù)艱巨、外部環(huán)境復(fù)雜多變的新形勢下，如何做好辦公室工作，有效發(fā)揮辦公室的參謀助手作用，更顯得至關(guān)重要。

一、辦公室管理的功能及其要求

辦公室主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能，其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。辦公室工作必須在“管理”、“協(xié)調(diào)”和“服務(wù)”三方面再上一個(gè)檔次，才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)辦公室管理的要求。

（1）從“管理”方面來說，辦公室工作不能滿足于僅僅在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)文化等重大問題上有自己的思考，經(jīng)常提出深思熟慮、脫凡出新的參謀意見，并且在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參和臂膀”。

（2）從“協(xié)調(diào)”方面來說，辦公室人員不能簡單地以傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足；也不能憑借自己在公司的獨(dú)特地位對(duì)各個(gè)部門頤指氣使，以權(quán)壓人。辦公室人員應(yīng)主動(dòng)做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。

（3）從“服務(wù)”上說，辦公室就是要為上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為員工服務(wù)、為公司的健康發(fā)展服務(wù)，以爭取達(dá)到上級(jí)滿意、領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、員工滿意。人們常說，辦公室是打不完的電話，磨不完的嘴，寫不完的材料，跑不完的腿。因此，辦公室要甘當(dāng)幕后英雄的角色。

二、提高公司辦公室管理工作水平的對(duì)策

（1）主動(dòng)學(xué)習(xí)和理解政策

近兩年來國家和公司系統(tǒng)各項(xiàng)要求都在發(fā)生著深刻的變化，一些傳統(tǒng)的思維模式和固有的模式逐步被打破，僅國網(wǎng)公司行政辦公類的通用制度目前就已頒布了32項(xiàng)。辦公室是公司的信息樞紐，這就要求我們必須掌握諸如部門職責(zé)，各專業(yè)工作流程和工作要求，內(nèi)外部政策的重大變化等等。我們不僅要熟練掌握行政辦公類的各項(xiàng)新規(guī)定，新要求，還要知悉各個(gè)專業(yè)的調(diào)整和變化，既要學(xué)習(xí)國家層面的宏觀政策調(diào)整，又要高度關(guān)注公司系統(tǒng)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”的新思路。唯有通過認(rèn)真地學(xué)習(xí)和理解政策，積極做出適應(yīng)性調(diào)整，做到“敏銳、敏捷、敏感”，才能適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化對(duì)我們帶來的影響。

（2）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高人員綜合素質(zhì)

要不斷更新辦公室人員隊(duì)伍的知識(shí)面，加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。具體來說，一要不斷提高政治理論素質(zhì)。加強(qiáng)各項(xiàng)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，樹立正確的政治方向、立場和觀點(diǎn)，把握工作全局，為工作奠定良好的政治理論基礎(chǔ)。二要不斷提高文化素質(zhì)。建立起層級(jí)性的知識(shí)儲(chǔ)備和開放性的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為做好工作打好文化基礎(chǔ)。三要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。要善于從繁雜的事務(wù)工作中擠出時(shí)間來鉆研業(yè)務(wù)，既要對(duì)自己承擔(dān)的本職業(yè)務(wù)深鉆細(xì)研，又要兼收并蓄，熟悉全面，切實(shí)掌握好綜合分析、文字處理、組織協(xié)調(diào)等各項(xiàng)技能，做到一專多能、融會(huì)貫通。

（3）積極推動(dòng)管理工作創(chuàng)新

辦公室在處理好日常事務(wù)的同時(shí)，應(yīng)將更大的精力放到綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)決策、服務(wù)管理上來。大力進(jìn)行思維創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、內(nèi)容創(chuàng)新，由忙于抓具體事務(wù)向善于抓大事、謀大事轉(zhuǎn)變；由注重作好眼前的工作向搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變；由完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、不斷提高工作質(zhì)量和效果的精益化管理轉(zhuǎn)變，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)詳實(shí)的依據(jù)。落實(shí)到具體工作上，一是要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握公司實(shí)際情況，廣泛收集信息，深入調(diào)查研究，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)問題的前瞻性、科學(xué)性，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的意見、建議。二是真實(shí)反映基層情況，使基層的合理要求在領(lǐng)導(dǎo)決策中得到充分體現(xiàn)。三是要準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件和領(lǐng)導(dǎo)講話精神，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。

（4）努力提高綜合協(xié)調(diào)能力

由于辦公室負(fù)責(zé)全面綜合工作，各部門的情況都是通過辦公室來傳達(dá)或中轉(zhuǎn)，各種矛盾也往往匯集到辦公室來解決，這就需要辦公室具有較高的綜合協(xié)調(diào)能力。搞好綜合協(xié)調(diào)的關(guān)鍵是把握全局。辦公室工作人員無論在什么崗位上，都要有強(qiáng)烈的全局觀念、大局意識(shí)，堅(jiān)持從公司改革、發(fā)展和穩(wěn)定的大局去思考、籌劃、安排和處理問題。工作中要注意原則性和靈活性的有機(jī)統(tǒng)一。既要嚴(yán)格按規(guī)定辦事，避免包辦、代替其他部門工作，又要對(duì)那些職責(zé)不明、無人負(fù)責(zé)的事，自覺擔(dān)起責(zé)任來。還要在牽頭協(xié)調(diào)過程中，尊重并發(fā)揮其他部門的作用和積極性，努力形成整體合力，促進(jìn)問題的圓滿解決。落實(shí)到具體工作上，一是加強(qiáng)與各部門的溝通聯(lián)系，堅(jiān)持每月深入生產(chǎn)一線、班組學(xué)習(xí)調(diào)研一次，全面了解基層信息，準(zhǔn)確掌握基層員工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，及時(shí)提出協(xié)調(diào)解決的預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。二是主動(dòng)加強(qiáng)與兄弟單位橫向聯(lián)系，加強(qiáng)各類信息的溝通與交流，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。三是發(fā)動(dòng)辦公室管理人員圍繞公司熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展專項(xiàng)調(diào)查研究，集思廣益，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

作為公司辦公室的管理人員，還需要不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，用新思維研究新情況，用新思路破解新難題，用新舉措實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，自覺圍繞公司的工作中心，努力創(chuàng)新管理機(jī)制，提高工作效率，才能為建設(shè)一流供電公司，實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”目標(biāo)做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。