淺談房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)

郭秀

【摘要】監(jiān)理機(jī)構(gòu)是獨(dú)立于建設(shè)單位和施工單位的第三方，監(jiān)理資料是工程在建設(shè)過程中最公正、最直接的反映，特別是在房建工程建設(shè)過程出現(xiàn)了質(zhì)量分歧、索賠爭議時(shí)會(huì)發(fā)揮特別重要的作用，所以加強(qiáng)房建工程監(jiān)理資料整理非常重要?；诖?，本文闡述了房建工程施工監(jiān)理資料整理準(zhǔn)備的工作要點(diǎn)，對(duì)房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)進(jìn)行了論述分析。

【關(guān)鍵詞】房建工程施工；監(jiān)理資料；整理；準(zhǔn)備要點(diǎn)；注意事項(xiàng)

一、房建工程施工監(jiān)理資料整理準(zhǔn)備的工作要點(diǎn)

房建工程施工前監(jiān)理資料整理準(zhǔn)備的工作要點(diǎn)主要包括：（1）制定適合本項(xiàng)目的資料整理制度。房建工程開工前，監(jiān)理機(jī)構(gòu)要制定本項(xiàng)目的檔案管理制度，做好分工，責(zé)任到人并設(shè)專人對(duì)檔案進(jìn)行管理。制度的制定不能流于形式，要切實(shí)的將機(jī)構(gòu)的每位監(jiān)理人員的監(jiān)理資料管理職責(zé)分配清楚，明確檔案管理人員日常工作流程，特別是監(jiān)理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現(xiàn)職責(zé)空白。在實(shí)際工作中，根據(jù)每位監(jiān)理人員崗位職責(zé)，將監(jiān)理資料職責(zé)以書面形式確定下來，這樣即使監(jiān)理人員發(fā)生變動(dòng)，但崗位職責(zé)是不變的。職責(zé)的制定最好結(jié)合資料形成流程，根據(jù)資料形成流程對(duì)每個(gè)施工控制環(huán)節(jié)的資料做出具體要求，并要向監(jiān)理機(jī)構(gòu)每位監(jiān)理人員及施工單位有關(guān)人員在監(jiān)理交底會(huì)上進(jìn)行傳達(dá)，統(tǒng)一要求，以使整個(gè)工程資料達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部需要配備一個(gè)業(yè)務(wù)精煉、思想意識(shí)和責(zé)任心強(qiáng)的資料管理人員。作為一個(gè)檔案資料管理人員首先要熟悉國家、行業(yè)及公司制定的相關(guān)法律、法規(guī)、制度等，另外必須要熟悉施工流程。

二、房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)

1、房建工程施工前監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)。（1）相關(guān)資質(zhì)文件搜集與審核的注意事項(xiàng)。監(jiān)理機(jī)構(gòu)發(fā)出進(jìn)場通知，施工單位入駐現(xiàn)場后，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)本工程的合同文件及時(shí)將收集施工單位進(jìn)場人員資質(zhì)，并將現(xiàn)場人員與投標(biāo)文件或合同文件對(duì)應(yīng)，審核施工單位是否按照合同要求切實(shí)履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規(guī)定制定的注意事項(xiàng)。針對(duì)本項(xiàng)目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監(jiān)理日志、日記及周月年報(bào)等表格，并對(duì)各種記錄的填寫明確做出規(guī)定，對(duì)來往文件的格式也進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監(jiān)理規(guī)范中對(duì)資料基本工作和基本表格做出了基本規(guī)定，但在每個(gè)工程實(shí)施過程中還有很多需要具體細(xì)化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責(zé)的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產(chǎn)生混亂。（3）監(jiān)理日記、監(jiān)理日志填寫分工要做出明確規(guī)定的注意事項(xiàng)。無論監(jiān)理日志是作為監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作記錄，還是作為一個(gè)施工標(biāo)段的工作記錄，或作為每位監(jiān)理人員的工作記錄，監(jiān)理機(jī)構(gòu)都應(yīng)在駐場后做出明確要求，確定好，每份監(jiān)理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規(guī)模比較大、專業(yè)比較多，建議按照施工分標(biāo)或單位工程記錄；如工程規(guī)模比較小，建議一個(gè)監(jiān)理機(jī)構(gòu)只記錄一份監(jiān)理日志便可，同時(shí)要確定每份監(jiān)理日志的填寫人員。

2、房建工程施工期間監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)。（1）施工期間不但要對(duì)各項(xiàng)工程開展的形象進(jìn)度了如指掌，而且對(duì)往常所收集整理的資料也要定時(shí)整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續(xù)是否齊全，申報(bào)和批復(fù)時(shí)間、意見是否合理，是否存在漏報(bào)現(xiàn)象；針對(duì)現(xiàn)場日志、記錄的填寫除了要求規(guī)范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環(huán)節(jié)，無論是上級(jí)機(jī)關(guān)來文還是承包人上報(bào)文件，作為檔案管理人員必須第一時(shí)間進(jìn)行收發(fā)登記，并對(duì)文件的內(nèi)容詳細(xì)了解，在總監(jiān)批示后轉(zhuǎn)相關(guān)人員進(jìn)行傳閱，如有必要應(yīng)復(fù)印下發(fā)，并對(duì)文件要求落實(shí)的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤，確保文件第一時(shí)間相關(guān)責(zé)任人能夠及時(shí)了解，有利于工程現(xiàn)場監(jiān)理控制?？此剖且粋€(gè)小小的環(huán)節(jié)，但是關(guān)系重大，也體現(xiàn)了一個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部程序化管理的水平。（3）定期對(duì)施工單位形成的檔案資料進(jìn)行審查，這項(xiàng)工作基本在監(jiān)理合同中都會(huì)明確注明，即使沒有注明，監(jiān)理也有義務(wù)和權(quán)力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經(jīng)常檢查也會(huì)減免驗(yàn)收時(shí)的返工率，大大的提高驗(yàn)收效率。尤其是開工前期，此項(xiàng)工作應(yīng)經(jīng)常開展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項(xiàng)目均配有數(shù)碼相機(jī)，在工程中也進(jìn)行了應(yīng)用，但大部分拍攝的是現(xiàn)場存在問題的照片，很少能夠找到監(jiān)理人員的影子，不能體現(xiàn)現(xiàn)場監(jiān)理的工作。在將來寫材料的時(shí)候?qū)?huì)是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經(jīng)常下工地，對(duì)現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作進(jìn)行影像記錄，工程現(xiàn)場如有條件也要進(jìn)行監(jiān)理人員現(xiàn)場檢查、驗(yàn)收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

3、分部工程驗(yàn)收資料整理的注意事項(xiàng)。（1）對(duì)現(xiàn)場形成的監(jiān)理記錄文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，例如監(jiān)理日志、監(jiān)理現(xiàn)場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗(yàn)坡、驗(yàn)基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現(xiàn)場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗(yàn)收階段必須系統(tǒng)的按照分部工程統(tǒng)一歸檔。監(jiān)理日志可能包含的內(nèi)容比較廣，只摘取該驗(yàn)收分部工程實(shí)施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗(yàn)資料整理的注意事項(xiàng)。該工作在開工前就應(yīng)由專業(yè)的試驗(yàn)工程師或現(xiàn)場監(jiān)理工程師統(tǒng)籌安排，根據(jù)檢測計(jì)劃制定現(xiàn)場可執(zhí)行操作的詳細(xì)檢測實(shí)施計(jì)劃，避免出現(xiàn)某一分部工程檢測資料超過計(jì)劃，而另一個(gè)分部工程檢測沒有數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。到分部驗(yàn)收階段主要對(duì)試驗(yàn)資料進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、并對(duì)混凝土及砂漿進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定，也是判定該分部工程質(zhì)量合格和優(yōu)良的重要指標(biāo)。另外還要對(duì)施工單位形成的試驗(yàn)檢測資料進(jìn)行檢查核對(duì)，避免出現(xiàn)施工單位自檢于監(jiān)理抽檢不相符的情況。

結(jié)束語

房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過程中的資料整理人員要對(duì)形成的檔案經(jīng)常翻閱，對(duì)于未閉合的資料及時(shí)進(jìn)行跟蹤，督促監(jiān)理工程師和施工單位及時(shí)落實(shí)，以便檔案管理工作更好的開展。

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