淺談檔案鑒定工作的意義

摘要：檔案鑒定是檔案管理業(yè)務(wù)工作重要組成部分，檔案價(jià)值鑒定對(duì)檔案管理的質(zhì)量和利用效率有直接影響。由于檔案數(shù)量越來(lái)越多，檔案價(jià)值各不相同，需要針對(duì)不同價(jià)值檔案確定不同保管期限，將有價(jià)值的檔案進(jìn)行妥善的保存，確保更好地發(fā)揮各自的重要作用。文章對(duì)檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行論述，進(jìn)一步對(duì)檔案價(jià)值鑒定的意義進(jìn)行具體的陳述。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定；檔案管理；檔案價(jià)值；檔案質(zhì)量；電力檔案 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2016）36-0251-03 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.36.124

檔案是人類進(jìn)行歷史事物活動(dòng)中真實(shí)的反映記錄。隨著社會(huì)電力事業(yè)的改革創(chuàng)新和發(fā)展，檔案的數(shù)量急劇增加，收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用檔案管理環(huán)節(jié)中，加強(qiáng)、重視開(kāi)展檔案鑒定工作勢(shì)在必行。依據(jù)檔案材料的真實(shí)性、憑證性、查考性、有效性的特點(diǎn)，針對(duì)集團(tuán)公司檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和軟硬件配置現(xiàn)狀，結(jié)合公司檔案管理實(shí)際體會(huì)，簡(jiǎn)要分析檔案鑒定工作的重要性。

1 檔案鑒定工作的定義

鑒定是通過(guò)運(yùn)用專業(yè)知識(shí)和技能對(duì)事物進(jìn)行鑒別和判斷的一種活動(dòng)。檔案鑒定是根據(jù)檔案材料的歷史真實(shí)性、查考價(jià)值性、利用頻率來(lái)決定檔案保管期限的，分為永久保存、長(zhǎng)期保存30年和短期保存10年，是關(guān)系檔案繼續(xù)保管還是銷毀的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

公司成立檔案鑒定委員會(huì)組織機(jī)構(gòu)，鑒定工作由檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，小組由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員及有關(guān)部門(mén)人員組成。專業(yè)組研討、審核、批準(zhǔn)，最終確定檔案是否保存或銷毀。對(duì)于具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案進(jìn)行妥善保管，對(duì)于失去查考價(jià)值的檔案到期進(jìn)行銷毀。通過(guò)檔案鑒定工作分清檔案價(jià)值的主次，決定檔案的存毀，是做好檔案鑒定工作的關(guān)鍵。

2 檔案價(jià)值鑒定的重要性

檔案價(jià)值是歷史及事物在發(fā)展進(jìn)程中真實(shí)的原始數(shù)據(jù)的記錄形式，具有憑證作用、情報(bào)作用，是國(guó)家企業(yè)精神、文化、經(jīng)濟(jì)財(cái)富的象征。檔案價(jià)值鑒定是隨著電力行業(yè)改革開(kāi)放三十年蓬勃發(fā)展，檔案的數(shù)量日益劇增，應(yīng)運(yùn)而生。將所有的檔案材料都保存下來(lái)給庫(kù)房造成很大的挑戰(zhàn)，一臺(tái)火力發(fā)電工程竣工檔案300卷左右，保管期限到期后，需要充分發(fā)揮檔案價(jià)值鑒定的重要作用，有效資源條件保存最有價(jià)值的檔案，節(jié)省成本，提高庫(kù)房的利用率，從而更好地促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

2.1 檔案價(jià)值鑒定是檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒別、整理、目錄、編研、統(tǒng)計(jì)，目的是便于各項(xiàng)工作的利用，把檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。被動(dòng)利用和主動(dòng)提供有效目錄提高利用效率。把大量已失去保存價(jià)值和本來(lái)就沒(méi)有什么保存價(jià)值的檔案，同有價(jià)值或有重要價(jià)值的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)。公司在企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)策劃、工程施工等各項(xiàng)活動(dòng)中，產(chǎn)生和獲得了大量的文件材料，這些文件材料是公司的寶貴財(cái)富和信息資源。為規(guī)范文件材料的收集、整理、歸檔和信息的開(kāi)發(fā)利用，遵照?qǐng)?zhí)行《文件材料歸檔范圍及保管期限的規(guī)定》和《工程項(xiàng)目中文件材料的歸檔要求》。各部門(mén)有責(zé)任認(rèn)真收集、整理立卷、及時(shí)歸檔。電力安裝施工企業(yè)竣工檔案包括從安裝、調(diào)試、檢測(cè)到整套啟動(dòng)運(yùn)行發(fā)電，不是所有的原始記錄都要?dú)w檔，歸檔不歸檔和保管期限確定按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同、總結(jié)、決算、移交交接書(shū)作為永久保管檔案；安裝調(diào)試記錄、工程照片為長(zhǎng)期保管檔案。打印件原件為歸檔載體，復(fù)印件、掃描件作為追溯參考的資料。

2.2 檔案價(jià)值鑒定便于檔案的安全保管

根據(jù)統(tǒng)一的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)判定檔案在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等方面的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，從而確定不同的保管期限。把需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案妥善保存起來(lái)，選出不需要保存和已過(guò)保管期限的檔案予以銷毀。電力工程檔案因?yàn)閲?guó)家“上大壓小”的號(hào)召，建設(shè)環(huán)保型清潔能源的戰(zhàn)略性要求，早期燃煤小機(jī)組有污染已經(jīng)炸毀不存在了，相應(yīng)的機(jī)組竣工檔案安裝記錄材料自然而然失去繼續(xù)保存的必要。然而一些標(biāo)志公司早期安裝業(yè)績(jī)，合同、決算、總結(jié)、榮譽(yù)類檔案材料就有必要永久保管，代表企業(yè)電力行業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷史進(jìn)程。如果不鑒定，把大量失去保存價(jià)值的檔案和有價(jià)值的檔案混淆，不僅在人力、物力上造成浪費(fèi)，而且妨礙有價(jià)值檔案的保管條件得到改善，影響檔案的安全保管。

2.3 檔案價(jià)值鑒定規(guī)范步驟

檔案價(jià)值鑒定規(guī)范步驟首先是鑒定在冊(cè)范圍及數(shù)量機(jī)組已經(jīng)拆除的檔案，保管期滿的檔案，經(jīng)過(guò)鑒定和審批的，符合銷毀要求的工程檔案；其次，規(guī)劃公司檔案庫(kù)房近3～5年密集架排放新入庫(kù)竣工檔案的承載能力，按照公司要求核電、送變電、國(guó)外工程竣工檔案放置在總庫(kù)，省外、風(fēng)電工程還有早期檔案移庫(kù)二級(jí)單位檔案庫(kù)。減輕檔案庫(kù)存壓力，確保后續(xù)的有重要利用價(jià)值的檔案入庫(kù)。然后對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)。檔案管理人員編制銷毀清冊(cè)，登錄被銷毀檔案檔號(hào)、題名、編制日期、編制單位、應(yīng)保管年數(shù)、已保管年數(shù)、備注等內(nèi)容并由責(zé)任人簽署的文件，聯(lián)系溝通各相關(guān)部門(mén)人員意見(jiàn)，書(shū)寫(xiě)銷毀報(bào)告，銷毀檔案須征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批裁定。銷毀檔案時(shí)，一般指定銷毀人和監(jiān)銷人負(fù)責(zé)銷毀，并要簽名，以示認(rèn)真負(fù)責(zé)。響應(yīng)集團(tuán)公司電力市場(chǎng)“走出去”戰(zhàn)略的要求，拓展國(guó)際市場(chǎng)提高占公司總年度經(jīng)營(yíng)份額，還有近幾年大型機(jī)組等清潔能源、環(huán)保脫硫機(jī)組的竣工檔案，按照國(guó)際慣例和檔案標(biāo)準(zhǔn)要求，應(yīng)該獲得標(biāo)準(zhǔn)溫濕度的庫(kù)房條件保存，保管期限分永久和長(zhǎng)期保管30年；防光、防霉、防火、防蛀、防盜、防塵、防水等，早期的小型機(jī)組竣工檔案和省外機(jī)組竣工檔案確定保管期限為10年，存放在公司二級(jí)單位檔案庫(kù)房，有效減輕總部檔案庫(kù)房存放的壓力，確保具有較高利用頻率、利用價(jià)值的檔案，給予方便的良好的符合標(biāo)準(zhǔn)的保管條件，盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的質(zhì)量和安全。

3 檔案價(jià)值鑒定決定檔案命運(yùn)

檔案價(jià)值鑒定不同于檔案管理的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)只是檔案的錄入、編輯、修改、利用、調(diào)整、移位、轉(zhuǎn)庫(kù)，檔案多為孤本，原件十分珍貴，如果茫然錯(cuò)誤銷毀了，損失是無(wú)法彌補(bǔ)的。檔案價(jià)值鑒定決定檔案的命運(yùn)，涉及到檔案保管期限、保管條件和“生死存亡”的大問(wèn)題。檔案價(jià)值鑒定擔(dān)當(dāng)特殊使命，成為現(xiàn)代檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的核心，直接影響立卷、收集、整理、保管、利用等其他環(huán)節(jié)的開(kāi)展，所以是一項(xiàng)難度最大的工作，需要公司相關(guān)各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)、征求意見(jiàn)，公司分管檔案領(lǐng)導(dǎo)同意許可才能進(jìn)行的一項(xiàng)檔案管理

工作。

根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)超過(guò)規(guī)定期限的檔案須進(jìn)行鑒定，并做出處理意見(jiàn)。為加強(qiáng)公司檔案鑒定管理，檔案鑒定小組作為公司非正式序列機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公司檔案到期鑒定工作，經(jīng)研究決定公司總工擔(dān)任檔案鑒定小組組長(zhǎng)，副總工和檔案主管擔(dān)任檔案鑒定小組副組長(zhǎng)，鑒定小組成員調(diào)整為10人組成，都是各部門(mén)負(fù)責(zé)鍋爐、汽機(jī)、電氣、熱工、焊接、無(wú)損等電力專業(yè)的高級(jí)工程師組成，審閱到期檔案的繼續(xù)保存還是銷毀，決定檔案的命運(yùn)，確保公司檔案管理制度的正確執(zhí)行。

4 檔案價(jià)值鑒定的管理地位繼往開(kāi)來(lái)

檔案鑒定的原則不是所有的紙質(zhì)記錄原件都要?dú)w檔，區(qū)分是否具備歷史事實(shí)證明和參考利用價(jià)值。隨著歸檔入庫(kù)的檔案時(shí)間不斷的推移，慢慢地與實(shí)際電力工程不符，每個(gè)電力工程經(jīng)過(guò)半年小修一年大修或定期改造擴(kuò)建，初始的安裝記錄檔案已經(jīng)與實(shí)際的不相符，變化很大，確實(shí)需要檔案工作人員針對(duì)性地做出現(xiàn)存檔案到期后價(jià)值的評(píng)估，踐行去偽存真的檔案鑒定程序，為騰出有效保存空間，確保有效檔案得到好的保管。對(duì)有效減緩檔案實(shí)際庫(kù)存壓力，對(duì)檔案真實(shí)性、利用查考價(jià)值性、利用頻率三方面做出的判定和評(píng)估，是檔案的有用性和有用程度的表現(xiàn)。特別重要的檔案永久保存，長(zhǎng)期有效具有佐證利用價(jià)值的檔案分30年和10年。通過(guò)檔案價(jià)值鑒定明確標(biāo)注案卷保管期限，是案卷重大屬性。

總之，檔案管理的鑒定工作，對(duì)檔案的質(zhì)量和利用效率具有較大的影響，直接關(guān)系到庫(kù)存檔案的存毀。檔案價(jià)值鑒定貫穿在整個(gè)檔案管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)有價(jià)值的檔案妥善保管和利用，有利于提高檔案工作的質(zhì)量，有利于節(jié)省人力物力、優(yōu)化館藏，地位顯著，繼往開(kāi)來(lái)。我國(guó)的檔案價(jià)值鑒定工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他發(fā)達(dá)國(guó)家，所以需要在檔案鑒定工作上投入更多的精力，加大對(duì)檔案價(jià)值鑒定工作的研究力度，確保檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介：劉曉云（1965-），女，中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)浙江火電建設(shè)有限公司館員，研究方向：現(xiàn)代火力發(fā)電安裝工程檔案管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）