試論文書檔案管理中存在的問題及對策

李靜波

【摘要】隨著我國社會的不斷發(fā)展，社會生活中對各項工作的要求也越來越細(xì)致。文書檔案管理工作，是企業(yè)中最基本的服務(wù)性工作，近年來，企業(yè)和社會對文書檔案管理工作的要求越來越高。文書檔案管理工作不再只是對單位各項實踐的簡單記錄，將面對更多的新時代的挑戰(zhàn)。為了順應(yīng)時代發(fā)展潮流，通過文書檔案對企業(yè)進(jìn)行客觀公正的評價，企業(yè)文書檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作思想，積極創(chuàng)新，從而促進(jìn)文書檔案管理工作走向現(xiàn)代化，并實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；企業(yè)

文書檔案是對各企業(yè)、各單位重大事件進(jìn)行記錄的重要載體，在各企業(yè)、各單位中都占有者不可代替的作用，能夠有效的體現(xiàn)出企業(yè)或單位的工作管理水平。依據(jù)文書檔案，可以對企業(yè)發(fā)展做出準(zhǔn)確評價，也可以從中找到管理人員在工作中存在的失誤和不足，并提出有效的解決措施。隨著電子計算機(jī)的全面普及，文書檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了信息化和現(xiàn)代化，工作效率也有了明顯的提升。當(dāng)然，目前我國某些企業(yè)和單位的文書檔案管理工作仍存在這不足，需要被完善。

1.文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前我國的文書檔案管理工作的發(fā)展已經(jīng)取得了一定的工作成果，然而，在實際操作過程中仍存在不足，需要被及時改善。

1.1 工作意識的缺乏

在我國很多企業(yè)的文書檔案管理工作扔仍存在很大不足。很多文書檔案管理工作人員，缺乏足夠的工作意識，他們常常會認(rèn)為自己的工作是無關(guān)緊要的，不會對企業(yè)發(fā)展造成影響，也不會給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)利益的損失。他們沒有充分了解自己工作的重要性和對企業(yè)的意義，這種想法會使自己對工作出現(xiàn)怠慢，長期下去，一定會對企業(yè)發(fā)展造成不良影響?？v觀以往的一些成功企業(yè)，他們都具有一支高素質(zhì)的文書檔案管理工作隊伍。事實也證明文書檔案管理工作效率如果出現(xiàn)問題，企業(yè)的管理工作將會受到很大影響，進(jìn)而發(fā)展受到阻礙。

1.2 文書檔案管理概念不清晰

文書檔案管理人員對自己的工作職責(zé)不了解，是文書檔案管理工作出現(xiàn)問題法根本原因。很多工作人員沒有充分認(rèn)識到文書工作和檔案管理兩者之間的關(guān)系。文書工作雖然可以獨立進(jìn)行，但是檔案管理工作對文書工作有很強(qiáng)的依賴性。文書檔案管理工作人員在工作過程中，應(yīng)該及時與企業(yè)在的文秘人員進(jìn)行對接，通過良好的溝通，使文書檔案管理工作高效有序的進(jìn)行，同時也促進(jìn)公司文書工作的開展，兩者共同作用，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

1.3 缺乏人員培訓(xùn)

對工作人員進(jìn)行定期、合理的培訓(xùn)，可以幫助工作人員對自己的工作職責(zé)認(rèn)識充分，并養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。目前我國各企業(yè)、單位文書管理工作存在問題，很重要的一個原因就是工作人員的對自己的工作的認(rèn)識不夠準(zhǔn)確。為解決這一問題，企業(yè)有必要對人員進(jìn)行高水平的培訓(xùn)。雖然很多工作人員在職時間較長，積累了一定的文書檔案管理經(jīng)驗，但卻缺少知識的更新與培訓(xùn)，一直沿用舊的工作方法，而一些方法已不能很好地適應(yīng)新時期文書檔案管理的工作要求。在信息技術(shù)時代，文書檔案管理工作能夠借助現(xiàn)代化的技術(shù)實施便利化管理，這就要求工作人員及時了解和掌握新的技術(shù)與方法，并將之應(yīng)用于實際工作中，與自身的專業(yè)知識相結(jié)合更好地完成各項工作任務(wù)。

1.4 文書檢索效率問題

手工檢索與計算機(jī)檢索是現(xiàn)階段文書檔案檢索的主要方式，但大多數(shù)的情況下仍是以傳統(tǒng)的檢索方式為主，對文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認(rèn)識上的錯誤，認(rèn)為提升文書檔案服務(wù)質(zhì)量需要進(jìn)行更多檢索工具的編制?？偠灾?，沒有能夠很好地在工作中運用現(xiàn)代信息技術(shù)是影響檢索效率的主要原因。

2.優(yōu)化文書檔案管理的措施

2.1 提高對檔案管理的重視程度。提高對檔案管理的重視程度，需要在單位內(nèi)加強(qiáng)宣傳，通過各種靈活多樣的方式宣傳相關(guān)的法律法規(guī)知識。積極調(diào)動庫存檔案資源并加以利用，通過宣傳促使檔案管理人員、各部門以及領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識這一工作的重要意義，從而重視這一工作，并加大對文書檔案管理工作的支持，在年度工作重點中、在單位總體工作規(guī)劃中納入文書檔案工作，增加經(jīng)費支持。

2.2 注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在互聯(lián)網(wǎng)普及范圍不斷擴(kuò)大與科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應(yīng)注重提升自身的綜合素質(zhì)，包括計算機(jī)應(yīng)用技能、檔案管理專業(yè)水平及信息素養(yǎng)等，以便能夠適應(yīng)新時代對于文書檔案管理及利用工作提出的要求。例如，應(yīng)注意根據(jù)檔案管理要求鼓勵管理人員參加繼續(xù)教育，在必要的情況下可建立起定期培訓(xùn)制度，確保管理人員能夠按照規(guī)定、有目的、有計劃地參與繼續(xù)教育，從而為專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)的提升奠定基礎(chǔ)，同時提高檔案管理隊伍的工作質(zhì)量。另一方面，應(yīng)根據(jù)時代變化對檔案管理工作提出要求加快信息化管理進(jìn)程。管理文書檔案的根本目的在于實現(xiàn)資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發(fā)掘檔案價值，進(jìn)而為生產(chǎn)實踐提供服務(wù)。為了能夠使檔案資源在最大程度上實現(xiàn)共享，則應(yīng)注意加快信息化管理步伐。首先，應(yīng)注意增加信息化管理的經(jīng)費投入。其次，應(yīng)注意根據(jù)文書檔案的開發(fā)與利用現(xiàn)狀配備充足的軟件設(shè)施、硬件設(shè)施，以便為信息化管理的實現(xiàn)提供支撐。此外，應(yīng)加快信息安全機(jī)制的建設(shè)進(jìn)程，在保證檔案信息處于安全狀態(tài)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)資源共享。

2.3 完善管理工作環(huán)節(jié)。文書檔案的管理工作涉及多個部門，為了提升管理質(zhì)量，必須重視強(qiáng)化各部門間的溝通與聯(lián)系。首先，管理人員應(yīng)定期到基層單位與相關(guān)部門中收集檔案資料，同時了解檔案文件的處理情況，在發(fā)現(xiàn)問題的情況下需要及時進(jìn)行指導(dǎo)與糾正，以確保能夠從各基層單位與相關(guān)部門中收集到完整、齊全及真實的檔案文件。其次，管理人員應(yīng)定期與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，以有效掌控文書檔案的收集、整理動向，以減少文書檔案不及時歸檔、資料遺失等問題。除了做好部門間的溝通與聯(lián)系工作外，還應(yīng)注重對檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效完善，保證管理工作具有規(guī)范化的特點。

3.結(jié)語

文書檔案管理工作在任何一個企業(yè)、事業(yè)單位的具不可替代的作用。為了實現(xiàn)各企業(yè)、單位的全面、高速發(fā)展，相關(guān)管理部門必須對文書管理工作給予足夠的重視程度。應(yīng)培養(yǎng)工作人員充分了解自己的工作職責(zé)，樹立良好的工作意識。在各部門工作人員積極配合的條件下，實現(xiàn)文書檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率開展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)、單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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