電子文件檔案的優(yōu)越性及風(fēng)險(xiǎn)防控措施

崔偉山

【摘要】在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程中，檔案文件正在朝著電子化的方向發(fā)展，這都要?dú)w功于信息化的發(fā)展進(jìn)程以及網(wǎng)絡(luò)化的幫助，越來(lái)越多的人開始接納電子文件檔案，并且更加認(rèn)同電子文件檔案自身所具有的優(yōu)勢(shì)，但是任何新興的事物都不是十全十美的，其中必然會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，在提高了工作效率的同時(shí)，雖然減輕了勞動(dòng)力，但是卻潛在著很多安全方面的風(fēng)險(xiǎn)，所以本文主要對(duì)電子文件檔案的優(yōu)勢(shì)以及如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的防控進(jìn)行了闡述，希望可以對(duì)今后的工作帶來(lái)一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險(xiǎn)性；管理舉措

說(shuō)到電子文件檔案，其發(fā)展勢(shì)頭是十分迅猛的，隨著自動(dòng)化的發(fā)展，電子技術(shù)應(yīng)用在檔案的管理過(guò)程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現(xiàn)在載體的變化上，如紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)移，同時(shí)也體現(xiàn)在相應(yīng)技術(shù)手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關(guān)的軟件也隨之出現(xiàn)，為這項(xiàng)工作的進(jìn)一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應(yīng)的劣勢(shì)更應(yīng)該引起人們的關(guān)注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。

1.電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越性

相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，讓工作效率得到進(jìn)一步的提升，在當(dāng)前的科學(xué)發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進(jìn)一步簡(jiǎn)化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對(duì)于檔案文件，可以實(shí)現(xiàn)更長(zhǎng)時(shí)間的保存。

其次是對(duì)檔案進(jìn)行整理以及檢閱的過(guò)程中，可以讓檔案中的文字更加準(zhǔn)確，語(yǔ)句也相對(duì)流暢，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的進(jìn)一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)對(duì)問題查缺補(bǔ)漏，起到了高效便捷的效果，同時(shí)也可以避免檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。

第三是在保密性方面更勝一籌。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)常會(huì)容易讓他人窺見其中的秘密，而在現(xiàn)代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個(gè)檔案都是單獨(dú)存放的，并不會(huì)出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象，這樣也就進(jìn)一步提高了檔案文件的保密性。

最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進(jìn)行閱讀以及查閱。在進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過(guò)程中，主要是采用人工的方式對(duì)檔案進(jìn)行編輯以及進(jìn)一步整理的，而在立卷的過(guò)程中，通常都是建立起個(gè)人的意志基礎(chǔ)上，所以主觀意愿比較強(qiáng)烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關(guān)的檔案信息，就會(huì)具有一定的難度，因?yàn)椴煌娜嗽谥饔^意識(shí)方面是不同的，他們對(duì)于事物的理解也會(huì)存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，另外一方面，也可以將更多的精力放在對(duì)檔案進(jìn)行二次開發(fā)的工作上，進(jìn)一步提高了檔案管理的工作效率以及相應(yīng)的利用率，將檔案自身所具有的價(jià)值真正的發(fā)揮出來(lái)。

2.電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)

雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來(lái)了極大的便利，但是在實(shí)際的工作中，還是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。這些不安全的因素嚴(yán)重威脅了電子檔案的進(jìn)一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實(shí)的隱患，無(wú)法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進(jìn)一步對(duì)電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行研究，并且加以有效的預(yù)防。

2.1 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素

由于網(wǎng)絡(luò)是開放的，任何人都能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動(dòng)、刪除、復(fù)制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護(hù)、更新等都需要通過(guò)檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當(dāng)中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務(wù)水準(zhǔn)參差不齊，因此經(jīng)常會(huì)有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲(chǔ)的磁性材料從保存時(shí)限上說(shuō)最長(zhǎng)也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強(qiáng)磁場(chǎng)或技術(shù)升級(jí)等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說(shuō)是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無(wú)法服務(wù)的，甚至可以說(shuō)，一旦失去了電力供應(yīng)，那么電子檔案將不復(fù)存在。

3.風(fēng)險(xiǎn)防控措施

3.1 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)，從而保證電子文檔的原始性和真實(shí)性。

3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.3 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

4.結(jié)束語(yǔ)

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無(wú)法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風(fēng)險(xiǎn)性，我們不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會(huì)大眾服務(wù)。

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