湖北林業(yè)科研檔案的管理現(xiàn)狀及發(fā)展對(duì)策

胡琦??

摘要：林業(yè)科研項(xiàng)目一般具有研究周期長(zhǎng)、區(qū)域性強(qiáng)、范圍廣等特點(diǎn)，這也為科研檔案管理提出了更高要求。本文調(diào)查了湖北林業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀，分析現(xiàn)階段存在的問題，并就新形勢(shì)下做好檔案管理，提出了工作的思路和建議。

關(guān)鍵詞：林業(yè)科研檔案；檔案管理；湖北

中圖分類號(hào)：S71文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1004-3020（2017）02-0068-04

林業(yè)科研檔案總結(jié)科研工作經(jīng)驗(yàn)和成果，記錄林業(yè)科學(xué)發(fā)展，是指導(dǎo)推進(jìn)深入研究和轉(zhuǎn)化應(yīng)用的重要工具，也是林業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的前提[1] ?；诹謽I(yè)科研項(xiàng)目具有的研究周期長(zhǎng)、區(qū)域性強(qiáng)、范圍廣等特點(diǎn)，林業(yè)科研檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)而言比較繁瑣、嚴(yán)謹(jǐn)和期限較長(zhǎng)的工作，現(xiàn)階段中國林業(yè)和林業(yè)科研工作發(fā)展進(jìn)入了新時(shí)期，檔案管理水平亟待跟進(jìn)提升[2]。如何增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、創(chuàng)新管理體制機(jī)制、運(yùn)用新的科技成果來提高科研檔案管理工作水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，是科研工作者和檔案管理者必須要面對(duì)和堅(jiān)決的問題。

1湖北林業(yè)科研檔案管理取得的成效

一直以來，湖北省內(nèi)多數(shù)林業(yè)科研單位對(duì)檔案工作比較重視，將檔案工作作為規(guī)范化管理的重要組成內(nèi)容來抓，特別是“十一五”和“十二五”期間，分別按照國家、省級(jí)和地區(qū)的科研管理、機(jī)關(guān)檔案工作建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，不斷加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，取得了一定的成效。2015～2016年對(duì)湖北省級(jí)和地市州主要林業(yè)科研機(jī)構(gòu)科研檔案建設(shè)與管理的基本情況進(jìn)行了調(diào)查，情況見表1。

1.1明確職責(zé)

根據(jù)檔案管理和規(guī)范化管理的要求，為加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理水平，根據(jù)表1顯示，湖北省級(jí)和地市州大部分林業(yè)科研單位都成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了具體負(fù)責(zé)檔案管理日常工作的部門，并根據(jù)檔案管理工作的需要，配備了檔案專職人員。湖北省林業(yè)科學(xué)研究院等省級(jí)大型科研院所還形成了以歸口檔案管理部門為中心，業(yè)務(wù)部門和單位為分支機(jī)構(gòu)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

1.2加強(qiáng)制度建設(shè)

為進(jìn)一步加強(qiáng)科研管理工作，充分利用好科研成果，湖北省級(jí)科研單位和大部分地市州科研所制定了檔案管理相關(guān)工作的一系列制度。制度建設(shè)考慮到林業(yè)科研項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)的特性，科研文件材料主要采取分階段歸檔的辦法并制定相應(yīng)的歸檔程序[3]；成立檔案鑒定小組，科研檔案以項(xiàng)目為案卷，科研檔案管理人員負(fù)責(zé)收集整個(gè)項(xiàng)目過程的歸檔資料，項(xiàng)目結(jié)題以后將整套科研檔案整理編目移交由檔案室存檔；針對(duì)不同研究?jī)?nèi)容的林業(yè)科研項(xiàng)目，對(duì)保管期限進(jìn)行了具體的規(guī)定等。近年來，基于相關(guān)檔案管理制度的不斷建設(shè)與完善，湖北省林業(yè)科研檔案管理整體水平得到了顯著提升。

1.3科研檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)不斷得到加強(qiáng)

根據(jù)檔案建設(shè)的發(fā)展需要，全省半數(shù)以上的省市科研單位配備了檔案管理專用電腦和系統(tǒng)專用軟件，基本已實(shí)現(xiàn)了文書檔案數(shù)字化管理，建立了全部文書檔案、科技檔案、照片檔案、實(shí)物檔案文件級(jí)目錄和會(huì)計(jì)檔案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。以湖北省林業(yè)科學(xué)研究院為例，該院在數(shù)字化、信息化建設(shè)方面走在全省科研檔案管理的前列，通過加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，尤其是電子化辦公設(shè)備的投入，配備了帶刻錄功能的電腦、帶掃描功能的復(fù)印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、移動(dòng)硬盤、防磁儲(chǔ)存器等設(shè)施，硬件條件提升明顯，同時(shí)不斷加強(qiáng)檔案管理人員知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，目前已經(jīng)建立起一支擁有3名高級(jí)職稱、3名中級(jí)職稱檔案專業(yè)管理人員的人才隊(duì)伍，基本勝任檔案信息化建設(shè)與管理任務(wù)。

2存在的問題

2.1對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄

省內(nèi)部分單位和科研人員認(rèn)為項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施和驗(yàn)收鑒定就是科研項(xiàng)目的全過程，對(duì)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不夠，不能做到及時(shí)、全面搜集檔案和規(guī)范管理，即便是項(xiàng)目檢查驗(yàn)收需要或按照檔案管理上級(jí)單位要求整理，也是覺得對(duì)于項(xiàng)目驗(yàn)收來說無關(guān)緊要而草草應(yīng)付，造成很多紙質(zhì)及電子資料收集不齊全、不準(zhǔn)確，歸檔整理不科學(xué)不規(guī)范[4]。

2.2重收集整理，輕開發(fā)利用

根據(jù)調(diào)查顯示，湖北絕大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)的科技檔案管理業(yè)務(wù)隸屬于本單位行政辦公室，有的市州林業(yè)科技檔案由當(dāng)?shù)亓謽I(yè)主管部門代管。檔案管理人員長(zhǎng)期以來的慣性思維就是只要保管好，不丟失、不損壞、不泄密，就是盡到了責(zé)任，許多珍貴的科技成果及檔案資料一旦歸檔后就石沉大海，很少再有人過問，科技檔案的資源遠(yuǎn)未能得到充分開發(fā)利用。由于林業(yè)研究周期長(zhǎng)，從建設(shè)優(yōu)勢(shì)學(xué)科到選育優(yōu)良品種，再到成熟技術(shù)的示范推廣，往往需要經(jīng)過十幾年甚至是幾十年的時(shí)間，凝聚和耗費(fèi)科研人員一生或幾代人的心血，若能充分利用前人或前期的研究成果將起到事半功倍、縮短研究周期和極大地促進(jìn)林業(yè)科技進(jìn)步和轉(zhuǎn)化的重要作用[5]。就目前林業(yè)科學(xué)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求而言，僅僅單純重視檔案資料收集與整理的觀念和做法，忽視檔案的有效利用和綜合開發(fā)，是完全不能適應(yīng)林業(yè)科研創(chuàng)新和轉(zhuǎn)化發(fā)展形勢(shì)的需求。

2.3科研檔案管理不夠規(guī)范

根據(jù)筆者近兩年來的調(diào)查，就整體而言，湖北省檔案規(guī)范化管理水平還亟待提高，主要表現(xiàn)在：一是專門管理部門和人員缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。除湖北省林業(yè)科學(xué)研究院以外，省內(nèi)其他科研單位內(nèi)均沒有獨(dú)立的科研檔案管理部門，缺乏獨(dú)立的科研實(shí)施部門和計(jì)劃執(zhí)行監(jiān)督部門，科研檔案管理多由其他科室或人員兼職組成。有的直接歸由科研項(xiàng)目承擔(dān)課題組進(jìn)行，甚至少部分科研業(yè)務(wù)省級(jí)機(jī)構(gòu)雖然承擔(dān)有課題項(xiàng)目研究，但沒有相應(yīng)開展科研檔案管理。此外項(xiàng)目的開展要依托相關(guān)生產(chǎn)部門和合作單位進(jìn)行，組織單位缺乏專門的科研檔案管理人員，導(dǎo)致資料搜集、整理和歸檔的質(zhì)量參差不齊，甚至部分缺失。二是整理歸檔不科學(xué)。林業(yè)科研項(xiàng)目實(shí)施具有一定的計(jì)劃性和時(shí)效性，有的需要進(jìn)行跨學(xué)科綜合研究，在科研檔案的管理過程中，管理人員一般單純按照時(shí)間順序進(jìn)行收集，忽略了科研項(xiàng)目的內(nèi)在邏輯性，為后續(xù)管理和利用造成諸多不便。三是信息化整理管理水平較低，雖然近年來全省各地科研院所辦公條件有所改善，但是少部分林業(yè)研究單位尚未實(shí)現(xiàn)科研檔案數(shù)字化管理，僅停留在收集紙質(zhì)檔案的初級(jí)管理階段，嚴(yán)重制約了檔案管理的水平和效率的提高。在一些初步具備科研檔案數(shù)字化管理成效的科研單位，沒有建立和應(yīng)用便于檢索的智能化數(shù)據(jù)庫，因此沒有實(shí)現(xiàn)完全意義上的信息化管理。

3林業(yè)科研檔案管理存在問題的分析及對(duì)策建議

3.1存在問題分析

對(duì)于湖北林業(yè)科研檔案管理上存在的問題，筆者認(rèn)為主要有以下幾個(gè)方面的原因：一是林業(yè)科研工作具有一定的特殊性，既具有一般科研工作所要求的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性等特征，也具有高投入、回報(bào)慢，長(zhǎng)期性和艱苦性等特點(diǎn)，客觀上講林業(yè)科研檔案管理有一定難度。二是部分單位和科研人員對(duì)于檔案管理意識(shí)淡薄，并未認(rèn)識(shí)到科研檔案管理的作用和價(jià)值，特別是一些歸口管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和具體實(shí)施人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，在具體的科研項(xiàng)目中，檔案管理人員的參與度不夠，雖制訂了相應(yīng)的制度進(jìn)行規(guī)范，但是執(zhí)行情況較差。三是目前科研成果轉(zhuǎn)化方面激勵(lì)政策少、轉(zhuǎn)化率不高，直接影響林業(yè)科研和管理人員投入檔案管理工作的積極性。四是管理經(jīng)費(fèi)不足。目前各地各單位的財(cái)政資金用于人員管理，科研項(xiàng)目資金一般僅用于實(shí)施和驗(yàn)收，對(duì)于科研檔案管理缺少專門的項(xiàng)目和部門預(yù)算，投入不足成為制約林業(yè)科研檔案規(guī)范管理的重要原因，很多地方?jīng)]有充足的財(cái)力引進(jìn)應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件及其他先進(jìn)管理技術(shù)，使得湖北全省林業(yè)科研檔案管理整體上現(xiàn)代化水平不高。

3.2有關(guān)建議和對(duì)策

針對(duì)于現(xiàn)階段林業(yè)發(fā)展對(duì)于林業(yè)科研和檔案管理工作提出的新要求，為解決湖北林業(yè)科研檔案管理上存在的有關(guān)問題，進(jìn)一步服務(wù)于科技成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用，建議圍繞制度化、規(guī)范化等方面開展工作，不斷提升湖北林業(yè)科研檔案管理的信息化和智能化水平。

（1）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。

各地林業(yè)主管部門必須要高度重視檔案工作，進(jìn)一步提高對(duì)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，采取切實(shí)手段加強(qiáng)林業(yè)科研檔案管理觀念的宣傳和普及，落實(shí)具體管理措施，使管理人員、科研人員切實(shí)增強(qiáng)意識(shí)，以強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感投入到檔案建設(shè)和管理中[6]。

（2）進(jìn)一步完善制度建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化管理。

根據(jù)國家檔案法、湖北省機(jī)關(guān)檔案管理辦法等有關(guān)規(guī)章制度和林業(yè)科研工作的特點(diǎn)，省級(jí)及地市州有關(guān)科研單位應(yīng)結(jié)合本單位科研實(shí)際狀況及現(xiàn)有檔案管理水平，制定符合本地區(qū)、本單位的系統(tǒng)科研檔案管理辦法，并在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格規(guī)范操作，確保制度落實(shí)。

（3）加大投入，切實(shí)提升信息化管理水平。

一是繼續(xù)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專用電腦、打印機(jī)、掃描儀，配齊檔案室硬件設(shè)施，滿足日常工作需要；二是引進(jìn)檔案專用管理軟件，提升工作效率[7]；三是建立林業(yè)科研檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)，完善林業(yè)科研檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)作用，切實(shí)提升林業(yè)科研檔案信息化管理水平[8]。

（4）健全考評(píng)激勵(lì)政策，調(diào)動(dòng)管理人員積極性。

工作性質(zhì)決定了檔案管理相對(duì)來說是比較枯燥，因此要充分制定激勵(lì)政策、完善考評(píng)措施，來調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，帶動(dòng)整個(gè)檔案管理水平的提升。一是注重建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于檔案管理有突出貢獻(xiàn)和重大過失的集體、人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰[9]。二是落實(shí)或參考有關(guān)規(guī)定，將檔案達(dá)標(biāo)納入單位績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放范圍之內(nèi)，調(diào)動(dòng)單位全體人員對(duì)于檔案工作的關(guān)心支持。三是將檔案管理納入人員考評(píng)和績(jī)效管理的機(jī)制內(nèi)，充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性 [10]。

（5）做好“管用結(jié)合”，促進(jìn)檔案開發(fā)利用。

林業(yè)科研檔案管理不是單純的整理和保存，其最終目的在于利用。管理和應(yīng)用是相輔相成的關(guān)系，做好“管用結(jié)合”[11]，既實(shí)現(xiàn)檔案自身的價(jià)值，也能通過開發(fā)利用資源反過來進(jìn)一步促進(jìn)林業(yè)檔案管理水平，因此要積極樹立變被動(dòng)應(yīng)付為主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念，保障檔案的科學(xué)、規(guī)范管理和有序、合理開發(fā)利用。

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（責(zé)任編輯：唐 嵐）