高校本科教學(xué)審核評估加強(qiáng)院系教學(xué)檔案管理

劉紫燕，陳靜，張達(dá)敏，王旭，張微，陳宇

（1.貴州大學(xué)大數(shù)據(jù)與信息工程學(xué)院，貴陽 550025；2.貴州省公共大數(shù)據(jù)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，貴陽 550025）

高校本科教學(xué)審核評估加強(qiáng)院系教學(xué)檔案管理

劉紫燕1，2，陳靜1，張達(dá)敏1，王旭1，張微1，陳宇1

（1.貴州大學(xué)大數(shù)據(jù)與信息工程學(xué)院，貴陽 550025；2.貴州省公共大數(shù)據(jù)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，貴陽 550025）

在分析院系教學(xué)檔案對本科教學(xué)審核評估的重要性基礎(chǔ)上，闡述院系教學(xué)檔案管理存在的問題，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，提出實(shí)現(xiàn)院系教學(xué)檔案管理建設(shè)的措施和建議，可以為其他高校的教學(xué)檔案建設(shè)提供一定的參考和依據(jù)。

教學(xué)檔案；管理；本科教學(xué)；審核評估；大數(shù)據(jù)

0 引言

為了提高我國高等教育的質(zhì)量和深化高等教育改革，教育部發(fā)布《關(guān)于開展普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估的通知》（教高[2013]10號），拉開了高校本科教學(xué)審核評估工作的帷幕。審核評估是教育部推進(jìn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，提高本科教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要措施，通過審核評估來評價學(xué)校的人才培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)效果等，從而使高校人才培養(yǎng)多樣化[1]。審核評估的重點(diǎn)是對教學(xué)質(zhì)量保障體系的考察，其中教學(xué)管理則是教學(xué)質(zhì)量保障體系的重要環(huán)節(jié)，其每個環(huán)節(jié)均需要教學(xué)檔案材料作為支撐。故科學(xué)規(guī)范的教學(xué)檔案管理是順利通過本科教學(xué)審核評估的重要保障。本文以2016年我院在本科教學(xué)審核評估時的教學(xué)檔案管理為例展開闡述。

1 院系教學(xué)檔案與本科教學(xué)審核評估的關(guān)系

教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動的證明，也是評估的基礎(chǔ)，為本科審核評估提供參考依據(jù)，對評估結(jié)果的客觀性、可靠性和真實(shí)性有重要的影響[2]。一般情況下，院系教學(xué)檔案管理主要包括學(xué)生學(xué)籍管理、教學(xué)文件、課程和教材建設(shè)、師資建設(shè)、教學(xué)評價、實(shí)驗(yàn)實(shí)踐教學(xué)和學(xué)生管理等諸多內(nèi)容。由于二級學(xué)院是教學(xué)活動的基層單位，各院系教學(xué)檔案是本科教學(xué)管理和教學(xué)活動過程的原始記錄，不僅可以為課程教學(xué)改革、專業(yè)建設(shè)等提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還可以為各校教務(wù)處的檔案建設(shè)提供重要的基礎(chǔ)資料。在本科教學(xué)審核評估時需要檢查各院系教學(xué)檔案的真實(shí)性、齊全性和規(guī)范性。因此，必須重視教學(xué)檔案建設(shè)，以確保順利通過本科教學(xué)審核評估。

我校本科教學(xué)審核評估指標(biāo)體系“以定量評價為主，定性評價為輔”，共有7個一級指標(biāo)、14個二級指標(biāo)、36個觀測點(diǎn)。根據(jù)該指標(biāo)系統(tǒng)，我院的教學(xué)檔案主要包括培養(yǎng)模式、教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量保障等內(nèi)容，參見表1所示。

2 院系教學(xué)檔案管理存在的問題

（1）院系教學(xué)檔案管理的思路不明確，制度建設(shè)滯后。部分高校的領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)工作及相關(guān)的管理工作，教學(xué)檔案工作缺失，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案工作責(zé)任模糊，無法順利開展教學(xué)檔案工作。未建立規(guī)范和制度，造成管理混亂。某種程度而言，只重視材料的收集而忽略了材料的升華；只重視材料的管理而忽視了材料的服務(wù)性功能[3]。例如：在評估時往往會把工作重點(diǎn)放在準(zhǔn)備迎評材料；在評估結(jié)束后把精力放在教學(xué)工作的整改提高，而評估檔案被分散到不同部門；或移交至檔案部門存檔；更有甚者，該檔案再也無人問津[4]。

表1 本科教學(xué)審核評估指標(biāo)體系教學(xué)檔案模塊

（2）院系教學(xué)檔案管理落后，信息化程度不高。教學(xué)檔案管理落后體現(xiàn)在：第一，教學(xué)檔案管理不成體系，教學(xué)檔案未分類或者分類不科學(xué)。由于未制定教學(xué)檔案管理的制度與文件，使對其收集和整理具有一定的盲目性和隨意性[5]，在評估資料準(zhǔn)備過程中體現(xiàn)為許多二級指標(biāo)和觀測點(diǎn)的支撐材料缺失、漏歸類或者不規(guī)范。例如：未歸檔個別課程的原始資料，調(diào)用該資料時無法及時獲取。第二，教學(xué)檔案管理信息化程度低。目前許多教學(xué)檔案管理仍然采用人工方式，且以傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案居多，導(dǎo)致管理人員工作量大，工作效率低下，且容易出現(xiàn)錯漏或者檔案缺失，無法滿足大數(shù)據(jù)時代高校發(fā)展的需求。此外，保存環(huán)境的不同對紙質(zhì)教學(xué)檔案的壽命有很大影響。在實(shí)際工作中由于保存空間的限制，只有對超過一定年限的教學(xué)檔案進(jìn)行銷毀處理，致使教學(xué)檔案不再具備完整性。

（3）缺乏專業(yè)化的教學(xué)檔案管理人員。諸多高校未設(shè)有專職的教學(xué)檔案管理人員崗位，由院系的教務(wù)及教學(xué)管理人員兼職，因此會忽略教學(xué)檔案的日常工作，例如對教學(xué)檔案的分類、歸檔等有較大欠缺。此外，部分教學(xué)檔案管理人員意識薄弱，對教學(xué)方案的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理與建設(shè)滯后。還有些教師對規(guī)范教學(xué)檔案持有抵觸態(tài)度，影響了教學(xué)檔案工作的深入開展。

3 完善院系教學(xué)檔案管理的措施

（1）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理意識，確保院系教學(xué)檔案的正確性和完整性。校級和院級領(lǐng)導(dǎo)重視程度決定了教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量。首先，積極開展加強(qiáng)教學(xué)檔案工作意識的宣傳，旨在增強(qiáng)全校教職工的教學(xué)檔案意識，使其認(rèn)識到教學(xué)檔案的必要性和重要性。其次，將教學(xué)檔案建設(shè)和管理列入高校工作規(guī)劃，提供充足的資金、人力保障，及時解決建設(shè)過程中遇到的問題，推動教學(xué)檔案建設(shè)工作良性發(fā)展。

（2）完善院系教學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度，創(chuàng)新管理模式。由于教學(xué)檔案牽涉面廣，涉及人員眾多，管理復(fù)雜，因此需要建立校級領(lǐng)導(dǎo)、院級領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)檔案管理人員等多級教學(xué)管理機(jī)構(gòu)，以教務(wù)處為中心，宏觀把控教學(xué)檔案建設(shè)和管理，使各部門和機(jī)構(gòu)之間協(xié)作分工。明確教學(xué)檔案責(zé)任制，定期檢查，建立獎懲制度，確保教學(xué)檔案能夠長期收集、保存，為下一次的審核評估和本科專業(yè)建設(shè)提供有效、可靠、客觀、真實(shí)的原始資料。此外，采用“縱橫”交錯的檔案管理模式。目前大多數(shù)的教學(xué)檔案管理是按照檔案的性質(zhì)、特征、作用等進(jìn)行分類和歸檔，可以稱之為“橫向”管理方式，雖然便于分類管理，但是此方式割裂了教學(xué)檔案的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。因此，可以采用能夠反映教學(xué)實(shí)際過程的“縱向”管理方式，保證教學(xué)檔案的連續(xù)性和內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。然后將橫、縱向結(jié)合，可以提高教學(xué)檔案的質(zhì)量，使教學(xué)檔案脈絡(luò)更加清晰。

（3）提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)“人才興檔”策略。首先，建議有條件的院校設(shè)置專職教學(xué)檔案管理人員，以便逐漸構(gòu)建教學(xué)檔案管理人才隊伍。其次，對教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行有計劃、有步驟的培訓(xùn)和指導(dǎo)。隨著教學(xué)檔案信息化的推進(jìn)，教學(xué)檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平面臨巨大挑戰(zhàn)，教學(xué)檔案管理人員必須意識到檔案工作的重要性；要懂得并熟悉教學(xué)檔案管理的工作方法，包括收集整理資料、分類編目。掌握教學(xué)檔案管理信息化必須具備的技術(shù)，適應(yīng)教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程，例如網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云平臺、檔案法等。此外，建立有效的考核機(jī)制，為不斷提升教學(xué)檔案管理水平提供有力保障。

（4）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。如前所述，教學(xué)檔案包含教師業(yè)務(wù)檔案和學(xué)生檔案。若由管理人員人工完成從海量的教學(xué)檔案中篩選滿足審核評估指標(biāo)所要求的支撐材料，不僅效率低下，還會出現(xiàn)諸多問題。在大數(shù)據(jù)時代背景下，教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。目前我院已開發(fā)了教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，將教學(xué)過程的原始資料錄入教學(xué)檔案的電子數(shù)據(jù)庫，后期將根據(jù)需要不斷完善和擴(kuò)展該系統(tǒng)的功能?？梢园凑障率霾襟E加快教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。

①教學(xué)檔案數(shù)字化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，高校教學(xué)檔案的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式要逐漸向電子檔案過渡[6]。通過掃描、拍照方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、實(shí)物等檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，這是教學(xué)檔案信息化最為重要的基礎(chǔ)，既可以減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，又可以長期保存。

②開發(fā)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)包括教師業(yè)務(wù)、學(xué)生檔案和教學(xué)管理等功能，其中教師業(yè)務(wù)模塊有教師基本信息、科研項目、公開發(fā)表論文、授課信息、教學(xué)改革、指導(dǎo)創(chuàng)新活動、所獲獎勵等。學(xué)生檔案模塊有學(xué)生基本信息、培養(yǎng)方案中各模塊的課程的考試成績、素質(zhì)拓展、社會活動、第二課堂、畢業(yè)就業(yè)情況、就業(yè)后的跟蹤等。教學(xué)管理模塊既對前述兩個模塊進(jìn)行管理、統(tǒng)計分析，產(chǎn)生各種數(shù)據(jù)；又與校級教務(wù)管理系統(tǒng)無縫連接，實(shí)現(xiàn)信息共享。

③充分利用云平臺，實(shí)現(xiàn)云備份，亦可以實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著教學(xué)活動的不斷豐富和多元化，檔案數(shù)字資源將會呈現(xiàn)爆炸式增長，因此，后期建設(shè)可以利用院級云平臺和校級云平臺實(shí)現(xiàn)云備份，實(shí)現(xiàn)資源共享，不僅可以提高教師的教學(xué)水平，激勵教師積極投身教學(xué)改革；還可以實(shí)現(xiàn)對年輕教師的“傳幫帶”，使他們盡快掌握教學(xué)技能和技巧。

④利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，挖掘教學(xué)檔案中數(shù)據(jù)之間的潛在價值，結(jié)合當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略和政策，不斷調(diào)整和優(yōu)化培養(yǎng)目標(biāo)，從而更好地培養(yǎng)具有創(chuàng)新精神的高級人才，探索學(xué)院未來的發(fā)展方向。

總而言之，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)快捷有效、環(huán)保的教學(xué)檔案管理，還可以挖掘這些教學(xué)檔案的價值，是未來教學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

4 結(jié)語

院系教學(xué)檔案為本科教學(xué)審核評估提供了重要保障。在“以評促建、以評促改，評建結(jié)合、重在建設(shè)”的指導(dǎo)下，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)高校各院系的教學(xué)檔案建設(shè)和管理，提高各院系的教學(xué)檔案管理水平，為本科教學(xué)工作和下一輪的審核評估提供高效的服務(wù)。

[1]中華人民共和國教育部.教育部關(guān)于開展普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估的通知[OB].http://www.moe.edu.cn/publicfiles/ business/htmlfiles/moe/s7168/201312/160919.html.

[2]趙玲玲.高校教學(xué)檔案管理與本科教學(xué)評估的關(guān)聯(lián)性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(17):23-24.

[3]王占可.高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式探究[J].山西檔案,2014(2):93-95.

[4]師瑩.加強(qiáng)教學(xué)檔案管理促進(jìn)高校教學(xué)評估[J].文學(xué)教育:下,2015(18):158-159.

[5]葉圓.以本科教學(xué)審核評估為契機(jī)促二級學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理[J].當(dāng)代教研論叢,2016(5):69-70.

[6]傅笑然.大數(shù)據(jù)背景下高校教學(xué)檔案管理探析[J].高教學(xué)刊,2015(19):128-129.

張達(dá)敏（1967～），男，貴州貴陽人，博士學(xué)位，教授，研究方向?yàn)閺?fù)雜網(wǎng)絡(luò)傳播力學(xué)

王旭（1984-），男，貴州貴陽人，博士，副教授，研究方向?yàn)楣怆娮?/p>

張微（1968-），女，貴州貴陽人，科長

陳宇（1978-），女,貴州貴陽人，副科長

Im provem entof Teaching Archives Managements for Undergraduate Education Audit and Evaluation

LIU Zi-yan1，2，CHEN Jing1，ZHANG Da-min1，WANG Xu1，ZHANGWei1，CHEN Yu1

（1.College of Big Data and Information Engineering,Guizhou University,Guiyang 550025；2.Guizhou Key Laboratory of Public Big Data,Guiyang 550025）

Analyzes the importance of teaching archives in the process of undergraduate education audit and evaluation,discusses the existing prob-lems in themanagements of teaching archives,proposes big data based countermeasures and suggestions of the construction of teaching archivesmanagements,which can provide the references for teaching archives construction in other universities.

Teaching Archives;Managements;Undergraduate Education;Auditand Evaluation;Big Data

1007-1423（2017）12-0025-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2017.12.007

劉紫燕（1977-），女，貴州都勻人，碩士，副教授，研究方向?yàn)闊o線通信、嵌入式通信、智能控制

陳靜（1981-），女，貴州貴陽人，碩士，講師，研究方向?yàn)橛嬎銠C(jī)軟件應(yīng)用

2017-02-06

2017-04-10

貴州省本科教學(xué)工程項目（No.SJJG201505）、貴州省科學(xué)技術(shù)基金項目（黔科合基礎(chǔ)[2016]1054）、貴州省教育廳本科教學(xué)工程項目（No.SJZZ201402）、貴州大學(xué)高等教育研究項目（No.Gdyj2016011）