淺析現(xiàn)代科技在高校檔案管理中的應(yīng)用

（河北體育學(xué)院）

現(xiàn)代科技發(fā)展迅猛，給我們的生活和工作帶來了便捷和高效。特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息現(xiàn)代化技術(shù)，改變著大家以往的生活和工作方式。而高校檔案管理工作同樣也要緊跟時(shí)代的步伐，充分利用好現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的成果，盡快要將科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，從而提高我們的工作效率。本文作者僅就現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在高校檔案管理工作中的逐步應(yīng)用進(jìn)行簡單的設(shè)想，為高校檔案管理工作今后的發(fā)展提供一些思路。

一、現(xiàn)代科技在高校檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀

現(xiàn)今我國高校檔案管理已經(jīng)基本脫離了原來手抄、謄寫、人工整理的狀態(tài)，電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等一些新科技得到了較為普遍和廣泛的應(yīng)用，有的高校檔案管理已經(jīng)逐步開始實(shí)施數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。通過這些現(xiàn)代科技的應(yīng)該用，極大的提高了高校檔案管理的工作效率，提升了服務(wù)水平。目前在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理工作服務(wù)模式已不能滿足未來信息化發(fā)展的需求，檔案管理工作只有適應(yīng)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)才能更好的生存和發(fā)展，從而在信息化社會(huì)中生存和發(fā)展。

二、今后現(xiàn)代科技在高校檔案管理中的應(yīng)用設(shè)想

1、高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

高校檔案管理要適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化就是不可逾越的重要步驟。高校目前有本科、?？坪统扇私逃?，研究生招生規(guī)模也不斷擴(kuò)大，這些都形成了不同類型的教學(xué)檔案。社會(huì)對(duì)于高校提供檔案服務(wù)需求也在不斷增加，高校檔案部門一定要學(xué)會(huì)適應(yīng)這些發(fā)展變化，充分發(fā)揮高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，為借閱者提供專業(yè)化的信息服務(wù)，而數(shù)字化的高校檔案能夠?yàn)榻栝喺咛峁?quán)威性、豐富性、有效性的信息資源，而且還在不斷及時(shí)更新，從而為借閱者提供專業(yè)的服務(wù)；根據(jù)不同借閱者的個(gè)性需求，提供不同分類、不同類別、不同項(xiàng)目的個(gè)性化信息服務(wù)；高校檔案管理者需要加強(qiáng)最新高校檔案管理軟件產(chǎn)品的開發(fā)和利用，結(jié)合高校自身特點(diǎn)和需求，制定詳細(xì)可行的管理制度，從技術(shù)上不斷突破進(jìn)取，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷開發(fā)更新豐富檔案資源，為借閱者提供新的檢索方式、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航和解惑答疑等方式，為檔案借閱者提供現(xiàn)代化的信息服務(wù)模式，創(chuàng)新服務(wù)方式，從而使借閱者能夠充分利用好檔案信息，為他們提供便捷全天候、24小時(shí)的多樣化的檔案查閱服務(wù)，從而形成管理系統(tǒng)完備、科學(xué)有效和運(yùn)行有序的制度體系，為提高高校檔案的利用率提供有力保障。

2、高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案資源都是以數(shù)字文件形式存在的，這些數(shù)字文件是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)，所以說做好高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的前提和必要。在日常工作中每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文字、影像、實(shí)物等檔案資料。對(duì)于高校的每一位畢業(yè)生的檔案來說，普通高等院校的學(xué)籍和檔案記錄了該名學(xué)生在校就讀期間，獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)和證書影印、對(duì)失當(dāng)行為的懲罰和記錄、每一個(gè)學(xué)年度參加各個(gè)課目的考試成績、在校期間社會(huì)實(shí)踐成果，以及學(xué)生的住址、教育經(jīng)歷、老師評(píng)價(jià)等等原始和真實(shí)的信息。檔案可以反映出每位學(xué)生的綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和個(gè)性特長。而高校可以通過學(xué)生參加各種大型活動(dòng)等系列照片檔案的展示，充分體現(xiàn)出學(xué)校形象、并拓展辦學(xué)思路，深化辦學(xué)思路提供切實(shí)的幫助，展示了教學(xué)的內(nèi)在辦學(xué)質(zhì)量和成就和豐富多彩的校園文化生活。這些檔案信息就需要檔案形成部門按照檔案管理部門的條目要求，分門別類的編輯和整理。然后將紙質(zhì)的檔案通過計(jì)算機(jī)錄入、掃描儀掃描等形成數(shù)字文件；圖紙、照片等圖表可通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、翻拍技術(shù)形成數(shù)字文件；視頻、錄音等檔案資料可通過數(shù)字圖像技術(shù)、多媒體技術(shù)等手段進(jìn)行數(shù)字化處理；實(shí)物檔案等也可通過制作視頻、全息攝影等技術(shù)手段制成數(shù)字文件，然后將數(shù)字和實(shí)物檔案一同上交檔案管理部門；檔案管理部門通過成熟的檔案管理軟件，將收集整理的數(shù)字檔案錄入系統(tǒng)，通過微縮存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)存儲(chǔ)在磁盤、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過系統(tǒng)軟件利用計(jì)算機(jī)的邏輯功能、運(yùn)算功能來管理各種資源，并利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)處理能力和傳輸能力，來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)化。一個(gè)完整的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的高校檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)包括檔案整理、檔案處置、檔案保管、檔案查詢、檔案利用分析等結(jié)構(gòu)。還用高校畢業(yè)生為例，不僅方便畢業(yè)生在畢業(yè)后查詢自己在大學(xué)生活中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，還方便用人單位通過高度數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的高校檔案管理系統(tǒng)，了解畢業(yè)生在大學(xué)生中的真實(shí)表現(xiàn)，對(duì)該名畢業(yè)生有一個(gè)全面的基本判斷，從而作為選擇人才的重要依據(jù)和參考。

3、隨著時(shí)代和科技的進(jìn)步，云計(jì)算、云存儲(chǔ)正在逐步推廣和應(yīng)用。百度上對(duì)云計(jì)算和云存儲(chǔ)是這樣定義的：云計(jì)算是一種按使用量付費(fèi)的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問， 進(jìn)入可配置的計(jì)算資源共享池（資源包括網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器，存儲(chǔ)，應(yīng)用軟件，服務(wù)），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行很少的交互。云存儲(chǔ)就是將儲(chǔ)存資源放到云上供人存取的一種新興方案。使用者可以在任何時(shí)間、任何地方，透過任何可連網(wǎng)的裝置連接到云上方便地存取數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作要樹立服務(wù)思想，明確服務(wù)的方向，更好的利用云計(jì)算和云存儲(chǔ)的這些特性，采取各種方式改革服務(wù)手段和辦法，研究利用通過云計(jì)算系統(tǒng)運(yùn)算和處理的檔案信息的大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理，為高校檔案管理者和借閱者在任何時(shí)間任何地方，通過任何可以連接上網(wǎng)的設(shè)備連接到云上，方便的讀取和存入數(shù)據(jù)，并且可以對(duì)檔案的借閱類別、數(shù)量、人員信息等等資源進(jìn)行大數(shù)據(jù)的考量，以更好的為借閱者提供更專業(yè)、更高效、更現(xiàn)代化的服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，從而使高校檔案管理工作上升到一個(gè)全新的更高階段。

總之，現(xiàn)代科技不斷變化發(fā)展，高校檔案管理工作更要開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)代科技更多的應(yīng)用于我們的檔案管理工作中去，利用先進(jìn)科技輕裝上陣，結(jié)合高校實(shí)際情況制定出可行詳細(xì)的檔案管理規(guī)定，并開展多渠道、全方位、立體式的檔案服務(wù)方式，提高借閱者的檔案意識(shí)，為其提供源源不斷的信息流，更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]向理琛，高校檔案管理嵌入數(shù)模整合系統(tǒng)研究 科技視界，2016 172（13）：71-72.

[2]最新檔案工作實(shí)務(wù) 中國檔案出版社 1996.

作者簡介：孫彬彬，女，在河北體育學(xué)院辦公室從事檔案管理工作二十多年。