辦公業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)的設(shè)計

武警警官學(xué)院一旅 匡 博

武警警官學(xué)院信息工程系 袁 征

辦公業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)的設(shè)計

武警警官學(xué)院一旅 匡 博

武警警官學(xué)院信息工程系 袁 征

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)運用于我們生活中的各個方面，在辦公領(lǐng)域的運用也是突飛猛進。業(yè)務(wù)審批在各個領(lǐng)域均是重要環(huán)節(jié)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅猛的今天，業(yè)務(wù)審批能夠通過網(wǎng)絡(luò)進行完成，能夠替代以往老舊的審批方式，提高辦公效率，節(jié)約公共資源，實現(xiàn)無紙化辦公。

辦公業(yè)務(wù)；審批；設(shè)計

1 引言

當前的信息化建設(shè)在全球都是屬于重點，無論是政府，還是私人企業(yè)，都在充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，通過審批系統(tǒng)來進行事務(wù)審批[1]。相應(yīng)的審批系統(tǒng)，只要有了規(guī)范的審批流程，再同網(wǎng)絡(luò)進行融合，既能夠?qū)崿F(xiàn)高效的審批，從而提高辦公效率[2]。一個好的業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)，需要具備以下條件：

一是要求與傳統(tǒng)審批模式相符。傳統(tǒng)審批模式，已經(jīng)能夠滿足絕大多數(shù)類型的審批，其流程也能夠與現(xiàn)在相符；二是要求要包含所審批內(nèi)容中的各個基本要素。審批內(nèi)容的各要素，是進行業(yè)務(wù)審批的基礎(chǔ)，沒有相關(guān)的要素，就無法構(gòu)成審批；三是要方便簡潔，容易操作，不能繁瑣。審批系統(tǒng)存在的目的，就是為了方便用戶，因此在設(shè)計時，要充分考慮，不能盲目設(shè)計?；谝陨蠗l件，設(shè)計了一款通用型的辦公業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)。

2 功能需求分析

本系統(tǒng)的用戶分為四個類別：1）申請人：對相關(guān)業(yè)務(wù)進行申請；查看任務(wù)的審批進度；查看本處室員工、物資信息；查看并下載相關(guān)文件等。2）中層審批人：對下級申請進行初次審批；查看下級處室申請情況；查看本部門各處室員工、物資信息、查看并下載相關(guān)文件等。但無法對相關(guān)信息進行修改。3）高層審批人：對下級申請進行最終審批；查看下級部門申請；查看本單位各部門員工、物資信息；查看并下載相關(guān)文件等。4）管理員：查看各申請；添加修改各單位信息；添加刪除各單位人員；添加修改用戶信息；添加修改各物資信息；發(fā)布上傳相關(guān)文件等；同時可對各類信息進行維護。

3 系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)劃分為業(yè)務(wù)申請模塊、職員管理模塊、物資管理模塊，功能的劃分如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)功能設(shè)計圖

圖2 辦公業(yè)務(wù)申請實體屬性圖

1）辦公業(yè)務(wù)申請模塊

辦公業(yè)務(wù)申請主要是為基層單位量身打造的，主要是對所要申請實施的辦公業(yè)務(wù)的相關(guān)內(nèi)容進行填寫，而后提交上級部門進行相關(guān)的審批。其中所需要填寫的內(nèi)容涵蓋了實施業(yè)務(wù)的時間、地點、類型、人物、業(yè)務(wù)對象、物資等必要的信息。辦公業(yè)務(wù)申請實體屬性圖如圖2所示。

2）職員管理模塊

職員管理模塊，最主要的功能是在管理員界面中實現(xiàn)對單位職員信息的錄入與修改，其次就是在基層用戶申請業(yè)務(wù)時對相關(guān)執(zhí)行人員這一項進行選擇，審批者查看進行業(yè)務(wù)實施的執(zhí)行人員。這一模塊的主要信息包括有人員的姓名，所屬處室、業(yè)務(wù)類型、工齡、職務(wù)等基本信息，以方便上級單位在進行審批時，能對參與實施業(yè)務(wù)人員的基本情況有相應(yīng)了解，評判所申請業(yè)務(wù)派出的人員是否超標，派出的職員從工齡、職務(wù)上分析能否順利完成相關(guān)業(yè)務(wù)，以此來作為該申請能否通過的一項重要依據(jù)。職員實體屬性圖如圖3所示。

圖3 單位職員實體屬性圖

3）物資器材管理模塊

物資是進行業(yè)務(wù)所必不可少的，不同的業(yè)務(wù)所需要的物資保障往往是不同的，什么樣的業(yè)務(wù)該用什么類型的物資，都是有相關(guān)要求的，不是任何一項業(yè)務(wù)都需要大型物資器材。該模塊主要是對單位所擁有的物資器材數(shù)量進行信息錄入，審批者在進行審批時，根據(jù)業(yè)務(wù)的規(guī)模，類型，來看申請單位所選擇上報的物資器材是否符合相關(guān)規(guī)定，是否符合實際而不造成資源浪費，而后進行審批。物資器材管理實體屬性圖如圖4所示。

圖4 物資器材管理實體屬性圖

4 操作界面

以職員管理操作界面為例。本系統(tǒng)中，管理員通過對各單位職員信息的添加錄入，來保證辦公業(yè)務(wù)申請操作時能夠直接對相關(guān)執(zhí)行人員進行選擇。由于職員信息的重要性，對各方面的真實性要求高，不是任何人都有權(quán)限改動的，所以，將單位職員的管理功能放于管理員處，除管理員擁有對各單位職員信息的添加、修改和刪除的權(quán)限外，其余用戶僅僅只擁有對本單位職員信息的查看權(quán)。只有這樣，才能夠在最大程度上保證單位職員信息不被任何一級隨意修改。單位職員管理的另一個表現(xiàn)，就在于業(yè)務(wù)申請人進行辦公業(yè)務(wù)申請時，各級審批人對相關(guān)執(zhí)行人員的審核。單位職員管理的實現(xiàn)如圖5所示。

圖5 單位職員管理實現(xiàn)

圖6 職員添加流程圖

職員添加流程圖如圖6所示。

5 結(jié)束語

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用越來越便捷的時代，審批系統(tǒng)在各個行業(yè)均不斷出現(xiàn)并被運用于實際生活之中。本文所介紹的辦公業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)，能夠基本滿足大部分行業(yè)的需要，方便用戶操作，同時也能夠通過對業(yè)務(wù)進行審批來實現(xiàn)對人力、物力、資金等資源的最大程度的節(jié)約。

[1]陳濤.基于工作流的監(jiān)獄事務(wù)審批系統(tǒng)的分析和實現(xiàn)[J].中山大學(xué).2014,11．

[2]趙屹.電子政務(wù)環(huán)境下電子公文流程分析與設(shè)計[J].北京:軍事科學(xué)出版社,2009,7．