重視信息化技術(shù) 強化交通檔案管理

陳素云

檔案管理，對于一個單位來說是至關(guān)重要的。從交通部門來說，檔案管理是交通工作的一個部分內(nèi)容，對于交通事業(yè)發(fā)展起著非常重要的作用。目前隨著社會的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到各行各業(yè)，交通單位更是走在信息化的前沿。那么，在信息化技術(shù)普遍使用的今天，作為交通部門，如何運用信息化技術(shù)對交通檔案進行管理，是一個值得研究的重要課題。如何利用信息化技術(shù)，加強交通檔案的管理呢？筆者就此問題，結(jié)合工作實踐，談?wù)勛约簩τ谛畔⒒芾斫煌n案的點滴思路及體會，

一、信息化技術(shù)建設(shè)對于管理交通檔案的重要性

1、可滿足時代發(fā)展的需求。時代發(fā)展越來越快，信息化技術(shù)也廣泛使用，交通部門也是不能例外的。交通事業(yè)的發(fā)展速度非?？?，信息化技術(shù)的興起可以說是為交通事業(yè)的發(fā)展插上了騰飛的翅膀。這樣一來，交通資料也就越來越多，越來越繁雜。這時，信息化技術(shù)，就為交通檔案管理工作提供了有利的基礎(chǔ)。作為交通檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者或是工作人員，應(yīng)該認(rèn)識到這個時代的先進技術(shù)，充分利用。這樣，就能減少檔案管理工作中不必要的失誤，增強工作活力，最大限度度地提高檔案管理的水平與質(zhì)量，更好地為交通事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

2、可有效改變檔案管理的方式。很多時候，檔案管理是很多單位工作中最為頭疼的事情。資料眾多、繁雜、凌亂，整理歸類，很多時候都是心有余而力不足。有時為了一份資料的去留，都要頗費一番心思?？梢哉f交通檔案管理吃力不討好，花費很多功夫下去，包括各方面的人力或物力或財力，很多時候的效果都是不甚理想，要么殘缺不全，要么丟失遺漏，要么破損嚴(yán)重……凡此種種，不一而足。還好，信息化技術(shù)的發(fā)展，引進信息化技術(shù)是非常的必要的，也是迫在眉睫的。引進信息化技術(shù)管理交通檔案，就能節(jié)省大量的有關(guān)于交通檔案管理的一切投入，騰讓出一些資金，以便投入交通事業(yè)建設(shè)的其他方面，從而推動交通事業(yè)的發(fā)展。

3、可促進檔案服務(wù)向?qū)I(yè)化發(fā)展。以往交通檔案的管理，可以說跟很多單位一樣都是紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料一個最大問題就是：紙質(zhì)容易受潮破損。隨著時間的流逝，紙質(zhì)都會變黃變碎，甚至爛掉。有時為了查找一些過往的資料，就得翻找。今天翻找，明日再翻找，這些紙質(zhì)檔案三兩下功夫都會留下很多遺憾——要么丟失要么破損，成為交通管理工作中一個主要的問題。這個問題沒有做好，也就是說檔案管理沒有做好，就成了整個交通管理工作中亟待突破的一個瓶頸。為此，交通檔案管理實施信息化就顯為更加重要?，F(xiàn)在利用信息化技術(shù)管理交通檔案，就更加方便，很多時候都可以在網(wǎng)上操作，實現(xiàn)檔案資料異地共享，減少繁瑣，實現(xiàn)檔案管理逐步走向?qū)I(yè)化。

二、信息化技術(shù)建設(shè)對于管理交通檔案的新思路

1、改變工作理念，提高信息化意識。唯物辯證法人為，人的意識決定人的行動。一切行動的先行者就是人的意識形態(tài)。在交通檔案管理工作中，應(yīng)該與時俱進，不能因陳守舊。時代發(fā)展到今天，信息化也受到人們的青睞，廣泛使用。作為交通檔案管理工作應(yīng)該也必須應(yīng)該緊跟時代的步伐，充分引用信息化技術(shù)，使其為檔案管理工作服務(wù)。怎么做呢？筆者認(rèn)為：一要轉(zhuǎn)變思想觀念，大膽引用信息化技術(shù)。只有這樣，交通檔案管理才能突破瓶頸，不斷進步發(fā)展。二是要建立信息化管理工作體系，提別是對交通檔案管理這一塊應(yīng)該進行分門別類，讓信息化技術(shù)在交通檔案管理中實現(xiàn)效果最大化。三是樹立全局意識，人人都有責(zé)任為交通檔案管理作出自己的一份努力，使交通檔案管理信息化提供必要的奉獻，促使交通檔案管理有條不紊地展開。

2、促進管理工作規(guī)范化。檔案管理是個系統(tǒng)工程，也是一個技術(shù)活，是不可掉以輕心的，必須加以重視。要把交通檔案管理做好，就是規(guī)范。孟子曰：“不以規(guī)矩，不能成方圓?！边@個“規(guī)矩”同樣適應(yīng)于交通檔案管理。只有規(guī)范管理才能實現(xiàn)檔案管理工作效果的最大化，否則，就有可能成為檔案管理工作的絆腳石。由于交通信息資料跟整個交通事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，密切聯(lián)系，屬于交通范疇之內(nèi)的資料等信息內(nèi)容涉及面是非常廣的，這就對交通資料檔案的管理工作提出更高的要求，更有必要規(guī)范管理。怎么進行規(guī)范管理呢？筆者認(rèn)為一是應(yīng)該通盤考慮，分門別類，簡明扼要地列出清單，以便有序展開。二是加強技術(shù)指導(dǎo)，讓檔案管理資料的分類更為科學(xué)合理，便于查詢或調(diào)閱。三是要制作管理流程，首先要做什么怎么做，其次要做什么，最后要怎么樣，等等問題應(yīng)該清楚明確，以便展開。四是要組織檔案管理人員對一些檔案信息進行電腦錄入，保存在電腦上，避免丟失，便于查詢。

3、強化信息化工作。加強交通檔案管理的信息化，應(yīng)該著重做好以下幾個方面：一是健全建立檔案管理制度。俗話說：人管人氣死人，制度管理活流水。在交通檔案管理工作中，特別是信息化技術(shù)充分使用于交通檔案管理工作的今天，制定一定的管理制度是非常必要的。有了管理制度，管理人員就有章可循，有文可依，可以避免工作中的盲目性與隨意性，甚至因人情而妄為而導(dǎo)致錯誤。二是要對檔案管理工作人員進行技術(shù)培訓(xùn)及職業(yè)操守教育，讓檔案管理人員學(xué)得一門技術(shù)，守住一條道德底線。比如說，交通管理部門的個人資料信息就要注意保密，不能隨便外泄或隨意讓人查閱等等都應(yīng)該有個嚴(yán)格的要求與條文的制約。三是交通單位應(yīng)該從整個系統(tǒng)考慮，重視交通檔案管理，特別是一把手更應(yīng)該重視。只有重視了，才能舍得投入一定的資金購買信息化技術(shù)設(shè)備。沒有信息化技術(shù)設(shè)備，所謂交通檔案管理的信息化就成了一句空話。所以說，能不能實施交通檔案管理信息化，關(guān)鍵還是在領(lǐng)導(dǎo)。

總之，在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，在交通事業(yè)蓬勃發(fā)展蒸蒸日上的今天，信息技術(shù)的運用誰也無法阻擋。充分利用，就能更好地服務(wù)于交通事業(yè)的進一步發(fā)展。否則，就有可能落伍。信息化技術(shù)對于交通檔案的管理，改變了以往對檔案資料的管理辦法和查閱方式，實現(xiàn)了對檔案資料的最大化利用，并為檔案管理工作者的工作提供了許多方便。因此，交通檔案管理的信息化建設(shè)不僅是促進交通事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，還在改善交通運輸狀況、為工作人員提供便利條件等方面發(fā)揮了重要作用。