新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討

朱建波

摘 要：在新形勢的發(fā)展過程中，檔案在各種領(lǐng)域占據(jù)著重要位置，不僅為各個單位的資料以及信息提供可靠的存取渠道，而且可以為企事業(yè)單位員工的考核提供有效的依據(jù)，因此，檔案在企事業(yè)單位的日常工作中有著重要意義。所以，在新時代的發(fā)展過程中加強檔案管理工作，針對目前管理工作存在的一些問題，本文通過分析探討，并提出相應(yīng)的措施，促使檔案的管理更加標準化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；管理工作；規(guī)范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）04-0199-01

隨著社會各個領(lǐng)域的不斷發(fā)展與進步，檔案管理工作基本成為了所有行業(yè)不可或缺的一部分，它具有非常重要的保存和研究意義。在企事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理是否規(guī)范與嚴格，直接影響單位工作的正常運行，因此，不斷加強與更新檔案管理工作，促使各單位工作的順利開展，不僅成為了我國檔案管理工作的重要任務(wù)，而且為檔案管理工作順應(yīng)新時代的要求奠定了一定的理論基礎(chǔ)。

1 新形勢下對檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義

檔案是各個單位中重要信息資料積累與來源的存儲位置，也可以說它是一種非常重要的無形資產(chǎn)，因為檔案信息是單位或者企業(yè)經(jīng)營決策的科學(xué)化依據(jù)，對企事業(yè)單位以后的發(fā)展狀況以及經(jīng)營效益有著重要影響。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個領(lǐng)域?qū)τ跈n案管理工作的要求也不斷提高，但由于管理制度落后、管理技術(shù)不鮮明以及管理方式相對較少，使得檔案管理工作中存在很多問題，造成企事業(yè)單位的管理及建設(shè)程序處于不完善狀態(tài)，影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。因此，在新形勢下提高檔案工作的管理水平，對社會各行業(yè)的發(fā)展具有重要意義[1]。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

2.1 管理制度落后

在目前的檔案管理工作中，其中最突出的問題是的檔案管理制度落后。首先，幾乎沒有單位專門為檔案工作制定管理制度，從而使有些檔案工作無法落到實處。比如，一些細節(jié)程序和一些保存較嚴密的操作，無法做到相應(yīng)的約束，也無法控制它的準確性。其次，相關(guān)人員在工作過程中不能嚴格執(zhí)行工作，會出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失或者漏網(wǎng)現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)的不完整性。另外，在檔案管理工作中，沒有指定專門的管理人員，在檔案的存放以及查詢過程中存在一定的偏差，或者重要信息保管不及時，造成檔案資料缺損。因此，檔案管理制度落后會嚴重影響企事業(yè)單位的發(fā)展，對他們整體的管理水平以及質(zhì)量提高有很大的干擾。

2.2 檔案管理方式不規(guī)范

一般情況下，企事業(yè)單位在檔案管理的開展工作中，有些資料或者數(shù)據(jù)程序復(fù)雜多樣且繁雜，而工作人員對于檔案信息的收集、整理以及歸檔存在不規(guī)范，不僅降低了檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，而且使得重要資料的安全性與保密性沒有得到保證。同時，由于相關(guān)工作人員不具備專業(yè)的檔案管理技能，會打亂檔案的正常順序以及會影響相關(guān)信息的完整性。因此，在檔案管理過程中，科學(xué)合理的管理檔案，才能提高檔案管理水平。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

在以往的檔案管理過程中，由于僅僅是對同一類的信息進行保存，工作程序簡單，難度系數(shù)較低，因此，一般檔案管理人員無需為專業(yè)人士。但當(dāng)前隨著各行各業(yè)信息資料的擴大、更新與不斷變化，使得檔案資料復(fù)雜化，而企事業(yè)單位應(yīng)該重新認識到檔案管理人員的重要性，大多數(shù)工作人員在管理過程中沒有對相關(guān)信息進行細化和嚴格保管，導(dǎo)致企事業(yè)單位存在一定的不良影響。因此，各個行業(yè)應(yīng)該注重檔案管理人員的招聘與聘用，將檔案管理工作做到最佳狀態(tài)。

3 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的應(yīng)對措施

3.1 完善管理制度

首先，制定分工及責(zé)任明確的管理制度，保證檔案管理工作的規(guī)范化，從而使得工作程序和規(guī)章制度更加科學(xué)嚴謹。比如，收集信息的完整性制度、整理檔案編號以及存在位置的秩序以及檔案信息的保密性以及安全性的相關(guān)制度等等。其次，對于一些保存時間較長、不規(guī)范以及整理較混亂的案卷進行定期清查與處理，以保證檔案信息的準確性，從而加快檔案管理工作規(guī)范化的步伐，提高整體工作效率。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的規(guī)范化，因此，為使檔案管理步入規(guī)范化，必須提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效性與合理性。第一，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期對員工進行專業(yè)的檔案管理知識與技能的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。第二，加強工作人員的相關(guān)責(zé)任感，有效的提升檔案規(guī)范化的水平。第三，在招聘檔案管理人員的過程，企事業(yè)單位應(yīng)該重視成員的綜合素質(zhì)與能力，并且應(yīng)用嚴格的流程聘用相關(guān)工作人員。利用以上方式不僅可以引進新型人才，而且促使檔案管理方案更加規(guī)范化。

3.3 引進先進技術(shù)

在現(xiàn)代檔案管理過程中，應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方案，既不能使檔案管理工作規(guī)范化，又不能提高檔案的管理水平。因此，在檔案管理過程中，充分應(yīng)用電子設(shè)備以及計算機設(shè)備，才能使得檔案工作的管理水平跨上一個新臺階，快速有效的促進檔案管理規(guī)范化，從而實現(xiàn)管理程序由復(fù)雜到簡單的轉(zhuǎn)化以及檔案管理的價值[2]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案對于各個領(lǐng)域的發(fā)展都起著極其重要的作用，要想使檔案管理方案更加合理科學(xué)，必須從各個方面入手，不斷加強與完善檔案管理制度，促使檔案管理更加規(guī)范化。本文通過對檔案管理的特點以及存在的問題進行了探究，并且利用完善管理制度、提高檔案管理人員的素質(zhì)以及引進先進技術(shù)等等方式，使得檔案管理技術(shù)不斷創(chuàng)新與更新。

參考文獻

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].現(xiàn)代國企研究，2015（14）：63.

[2]趙靜.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討[J].祖國，2016（12）：147.