改善檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的策略

文/呂建平

改善檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的策略

文/呂建平

隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的日益發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案信息，各類檔案信息在人們的工作和生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。

近年來，我國檔案信息化建設(shè)取得了較好的成效，信息化檔案管理水平有了大幅度的提高，為檔案信息化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，檔案信息化建設(shè)中仍然有很多問題亟待解決。

一、目前檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)缺少整體規(guī)劃。往往是各個(gè)地方各自為政，缺少相關(guān)的協(xié)調(diào)推進(jìn)組織，尤其是在長期發(fā)展規(guī)劃上缺少明確的目標(biāo)，很多檔案館在檔案信息化建設(shè)上都是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”。在檔案信息化建設(shè)中相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也沒有完全統(tǒng)一，不同檔案館之間使用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)等各不相同，相關(guān)的硬件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善，等等，這些都阻礙了檔案信息化的建設(shè)，影響了檔案和檔案工作服務(wù)社會(huì)的能力和水平。

2.人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。整體來看，文書檔案的信息化管理部門中不但復(fù)合型人才短缺，整體素質(zhì)有待提高。檔案的信息化管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專業(yè)化信息人員，才能滿足工作的需求，但現(xiàn)在的實(shí)際情況還沒有達(dá)到。很多檔案工作人員在單位兼職較多，工作內(nèi)容繁鎖，使得他們沒有時(shí)間學(xué)習(xí)和研究檔案信息化管理的方法和技能。檔案部門也很難引進(jìn)信息化復(fù)合型人才，而內(nèi)部原有的檔案信息人才的流失，加劇了檔案部門信息化人才的匱乏。特別是在中小城市，這種的現(xiàn)象尤為突出。檔案行政管理部門，對(duì)現(xiàn)有檔案人員缺少規(guī)范有序的培訓(xùn)機(jī)制，不能及時(shí)向檔案人員傳授信息化方面的知識(shí)。

3.檔案服務(wù)意識(shí)、服務(wù)方式落后。我國檔案管理相關(guān)工作，在很長的一段時(shí)間內(nèi)，處于相對(duì)較為封閉的狀態(tài)，在檔案信息的開發(fā)利用上存在明顯的缺失，服務(wù)意識(shí)落后。常常都是坐等利用者上門查詢，完全是被動(dòng)式的服務(wù)。在檔案管理中也存在著重管理輕利用的問題，沒有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，更沒有主動(dòng)服務(wù)的方法，這是檔案服務(wù)方式落后的突出表現(xiàn)。

二、完善檔案信息化建設(shè)的措施

現(xiàn)代社會(huì)，檔案信息化建設(shè)是檔案工作的一項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)，能夠有效的提升檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。但是，由于其工作的復(fù)雜性，我國的檔案信息化建設(shè)仍然存在很多問題，這些問題很難在短時(shí)間內(nèi)得到解決，我們必須在人才隊(duì)伍建設(shè)、出臺(tái)規(guī)范化的管理辦法以及利用服務(wù)這三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上多下功夫，打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.做好檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。檔案信息化建設(shè)的目的，是為了將檔案信息資源集聚和整合起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大公民服務(wù)。為此，檔案信息化建設(shè)在當(dāng)前新一輪深入發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，克服各自為政。把握適合檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項(xiàng)工作。

2.提升檔案信息化建設(shè)人員的能力素質(zhì)。一是通過招聘，吸收檔案信息化建設(shè)相關(guān)的專業(yè)人才，從入門上就提高檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的層次，保障檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)的智力支持。二是強(qiáng)化對(duì)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，無論是新招聘的工作人員，還是從事檔案工作多年的工作人員，都應(yīng)當(dāng)自覺地學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的新知識(shí)，豐富自己的理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案工作的實(shí)際情況，有計(jì)劃地對(duì)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，保證檔案信息化建設(shè)人員能力素質(zhì)的穩(wěn)步提升。

3.改變服務(wù)意識(shí)和方式。檔案信息化建設(shè)從本質(zhì)上來說主要是圍繞檔案信息化數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行的，但其最終的目的是為了向社會(huì)大眾提供更好的檔案服務(wù)。也就是說，檔案管理部門的任務(wù)是能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用者想要找到的檔案信息。要做到這一點(diǎn)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)首先改變被動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，樹立起主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極宣傳檔案部門的職能，推廣自己的檔案數(shù)據(jù)庫，讓更多的人了解在檔案部門可以得到哪些服務(wù)。這樣就會(huì)擴(kuò)大檔案部門的社會(huì)價(jià)值，最大化提高檔案資料的利用效率。

（作者單位：山東省德州市慶云縣社會(huì)保險(xiǎn)中心）