歸檔文件按“件”還是按“卷”整理問題研究

劉麗平

摘要：自從《歸檔文件整理規(guī)則》實施以來，在檔案界關(guān)于文書檔案“立卷”與“不立卷”的問題一直爭鳴不斷，檔案部門立卷和文書處理部門立卷，也歷來是百家爭鳴的一個核心問題。文章以國家檔案局原局長劉國能的一篇學術(shù)論文的觀點為主線，作者從一個檔案實踐工作者的角度發(fā)表自己對歸檔文件按“件”整理優(yōu)點的一些看法。

關(guān)鍵詞：歸檔文件整理立卷文書處理部門立卷

Abstract： Since the implementation of The ar？ rangement rules of archival documents， opinions on the " filing "and" no filing " of archives have divided all the while in the archival world， which has always re？ sulted in the endless arguments over the archives de？ partment filing and document processing department filing. The article takes the opinion of an academic pa？ per from the former director of the State Archives Ad？ ministration， Liu Guoneng， as the main line. The au？ thor， according to her practical experience， makes some comments on the advantages of filing docu？ ments according to the "pieces".

Key words： Archival documents； Arrangement； Filing； Document processing department filing

一、引言

自2001年1月1日《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）實施后，關(guān)于文書檔案的整理單位是按“件”還是按“卷”、歸檔文件的整理部門是文書處理部門還是檔案部門的問題，引起了檔案界學術(shù)專家的爭鳴。國家檔案局原局長劉國能曾在2010年第4期《檔案學研究》上發(fā)表了題為《卷論——卷、立卷、文書處理部門立卷》（以下簡稱《卷論》）的學術(shù)論文，《卷論》表達了對《規(guī)則》按“件”整理歸檔文件的不解及堅持對歸檔文件進行“立卷”、實行文書處理部門立卷制度等觀點。筆者認為，文書檔案立卷改革的提法由來已久，對文書檔案的立卷問題一直是仁者見仁、智者見智，對于文書處理部門立卷制度的實行，各地區(qū)、各單位、各部門也不盡相同。筆者從一名基層檔案工作者的角度提出對這些問題的看法，不當之處，請各位專家、同行指正。

二、對歸檔文件按“件”整理問題觀點質(zhì)疑的分析

《卷論》認為歸檔文件按“件”整理，取消了“卷”“立卷”的概念，文中提到有的教授認為“不立卷，丟掉了檔案的基本屬性”“以單份文件作為檔案的基本保管單位”難以想象。[1]

關(guān)于檔案的基本屬性，我們先看看檔案的基本定義——以《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定的定義為準：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！焙喲灾?，“檔案的本質(zhì)是直接的、原始的歷史記錄”“檔案兼具原始性和記錄性二者于一體的特點，是檔案區(qū)別于其他文獻資料的特有屬性”。[2]也就是說原始記錄性是檔案的基本屬性，而原始記錄性是隨著文件的自然形成過程而客觀存在著的，跟歸檔文件的整理方法沒有任何關(guān)系，文件的原始記錄性不會因“不立卷”而消失。因此，“立卷”或“不立卷”，只是對歸檔文件的不同整理方法，只會引起歸檔文件整理單位的不同，對檔案的基本屬性沒有任何影響，不會因為歸檔文件“不立卷”而丟掉其基本屬性。

至于《卷論》中提到有的學者難以理解歸檔文件“以件為保管單位”，筆者認為《規(guī)則》是把單份文件作為檔案“整理”的基本單位（《規(guī)則》第3.3條規(guī)定“件”的定義為“歸檔文件的整理單位”[3）]，而不是檔案“保管”的基本單位，按“件”整理后的歸檔文件，也不是以單份文件的形式存放和保管的，還是要裝盒保管（《規(guī)則》第6.4條規(guī)定“裝盒：將歸檔文件按順序裝入檔案盒”[4]），由此可以看出，按“件”整理后的歸檔文件，其保管單位還是“檔案盒”，這符合檔案的基本保管單位為“卷、冊、袋、盒”的規(guī)定，不會給檔案保管帶來任何問題。

三、對歸檔文件按“件”整理的優(yōu)點質(zhì)疑的分析

歸檔文件按“件”整理，是國家為適應檔案信息化工作的需要，是簡化歸檔文件整理工作的重大改革，是順應國家對新時期檔案工作要求“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的有益嘗試，得到了基層檔案工作者的普遍認可。但《卷論》認為《規(guī)則》貫徹得并不徹底，同時對歸檔文件按“件”整理這次變革的理由做出了自己的推測，并對這些理由背后包含的歸檔文件按“件”整理的優(yōu)點提出了質(zhì)疑，筆者認為這些觀點有失偏頗，有些方面不但不成立，反而恰能體現(xiàn)歸檔文件按“件”整理的優(yōu)越性，下面本文結(jié)合《卷論》觀點一一分析：

（一）影響檔案借閱利用

《卷論》認為按“卷”整理更適合檔案的借閱利用，因為“從長遠看，從整體上講，一件一件地被利用會越來越少”“大量的利用者需要利用的是某一個方面或某一個問題的全部或部分檔案”“因為他是為了研究問題或編史修志或文藝創(chuàng)作”。[5]

以筆者所在的中國平煤神馬集團為例，該集團是一個擁有60多年歷史及100多家下屬單位的國有特大型企業(yè)，其檔案工作應該具有一定的代表性。根據(jù)我們檔案查閱利用的實踐工作經(jīng)驗，以往按“卷”整理的檔案，檔案借出時往往只需要其中的一份文件，也要把整卷檔案都借走，這會給其它檔案的借閱帶來不便，如果再有人來借閱那本案卷里的其它文件，還要等歸還后才能再借閱，有時不得已，為了不影響其它檔案的借閱利用，還要把整理好的案卷拆開，讓借閱者只借走需要的那份文件。歸檔文件按“件”整理，單份裝訂，可以只借閱需要的那份文件，而不影響相關(guān)內(nèi)容的其它文件的借閱和保密，不但提高了檔案的利用效率，而且方便文件的復印。那種“為研究問題或編史修志或文藝創(chuàng)作需要利用的某一個方面或某一個問題的全部或部分檔案”[6]的查閱，也只是查閱檔案中的一小部分，或者說是專門檔案館里才特有的檔案查閱現(xiàn)象，對于大部分的綜合檔案館和企事業(yè)單位檔案室，查閱檔案的目的往往是工作查考和經(jīng)濟建設(shè)。以中國平煤神馬集團2007—2016年10年間的檔案利用數(shù)據(jù)為例（見表1）：

從以上數(shù)據(jù)可以看出，大部分的檔案查閱都不是為了編史修志或?qū)W術(shù)研究，不會涉及關(guān)于某一個專題的全部或部分檔案，從2012年度以后的檔案統(tǒng)計年報國家檔案局甚至還取消了以“編史修志”為目的的查閱利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計。況且，歸檔文件按“件”整理只是不立卷，還要按照分類規(guī)則的要求，以問題（問題分類法）或機構(gòu)（機構(gòu)分類法）對歸檔文件進行分類、排序工作（《規(guī)則》第3.2條規(guī)定“整理，將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程”），[7]內(nèi)容相關(guān)或一個部門的文件還是會分類排列在一起，即使要查閱某一個專題的全部檔案，也絲毫不會受什么影響。

（二）不擬寫案卷標題不利于檔案的利用

《卷論》認為，“寫好案卷標題不僅可以方便利用，還可以進一步熟悉檔案內(nèi)容，大大有益于今后的檔案利用和管理工作”，[8]言外之意，如果不擬寫案卷標題就不利于檔案的利用。筆者認為，恰恰是因為好多立卷者寫不好案卷標題，影響了檔案的查找和利用，加上檔案信息化的發(fā)展，使檔案按“件”檢索更加方便，才促成了《規(guī)則》的產(chǎn)生。

“案卷標題也叫案卷題名，用以概括揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容與成分，是檢索文件的重要標識，也是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據(jù)”。[9]案卷標題的擬寫要求文字簡練、內(nèi)容概括準確、結(jié)構(gòu)完整、語句通順、標點符號使用正確，擬寫案卷標題時應當用簡明、概括的文字將卷內(nèi)最基本、最主要的內(nèi)容揭示出來，對卷內(nèi)文件材料內(nèi)容高度概括。案卷標題是手工管理階段非常重要的一種檢索工具，案卷標題擬寫質(zhì)量的高低將直接影響到檔案的開發(fā)利用，決定著檔案檢索的查全率和查準率的高低。

從上面所述可以看出，要想擬寫好案卷標題是需要一定的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗及概括能力的，《規(guī)則》發(fā)布之前，擬寫案卷標題一直是檔案規(guī)范整理工作的一個難以突破的瓶頸，基層單位檔案工作人員幾乎都不是學檔案專業(yè)的，即便是經(jīng)過專門培訓，效果也是差強人意，而且根據(jù)檔案業(yè)務(wù)培訓的工作經(jīng)驗，檔案專業(yè)的培訓對象，參加者幾乎是清一色的檔案人員，即便是有文書處理人員參加，多數(shù)也是兼職檔案工作的，他們是以檔案人員的身份來學習檔案業(yè)務(wù)的，純粹的文書處理人員根本不會參加檔案專業(yè)培訓，也就更無從談起能擬寫出符合要求的案卷標題了。何況基層檔案工作人員換崗也很頻繁，上崗后還沒熟悉檔案工作，就可能被調(diào)到別處了，小的單位檔案人員往往又身兼數(shù)職，由于檔案工作不是什么急活、要活，其它急活干完了，才有時間整理檔案，如果沒有時間，檔案也只能堆放在柜子里，顧不上整理。而擬寫案卷標題又是個很專業(yè)的工作，兼職人員不容易干好，導致了檔案整理工作的不科學、不規(guī)范。在手工檢索及按“卷”整理時代，有些立卷人員不得不按要求機械地擬寫案卷標題，或者干脆把全部文件名羅列出來作為案卷標題，由于寫不好、概括不準確，也給檔案查找?guī)砹瞬槐?，達不到擬寫案卷標題的目的。歸檔文件按“件”整理，可以不用擬寫案卷標題，不用再做這些徒勞無功、既浪費時間又對檔案查找沒有幫助的工作，在當今信息時代，檔案的檢索不成問題，就沒必要再去擬寫那為查找方便而設(shè)置的案卷標題了，不擬寫案卷標題，簡化了檔案的整理，對檔案整理工作的科學規(guī)范是有極大益處的。

（三）雖省時省事但破壞文件的系統(tǒng)有序性

《卷論》認為，歸檔文件按“件”整理，雖然省時省事，但“不必考慮文件的諸多特點以及它們之間的聯(lián)系，前人逐步總結(jié)的行之有效的科學方法也丟掉了，回到了原始的無序狀態(tài)”。[10]筆者認為這是對《規(guī)則》的誤解，文件按“件”整理，只是把檔案的最小整理單位由“卷”變成了“件”，只是不用“立卷”，不用擬寫案卷標題，其它常規(guī)的檔案整理程序還要進行（《規(guī)則》第3.2條規(guī)定“整理：將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程”、第4.1條規(guī)定“歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”[11]），整理后的歸檔文件絕不會處于“原始的無序狀態(tài)”，按“件”整理的核心其實也只是按“件”裝訂，其它整理程序一樣不少。筆者認為，對于現(xiàn)代辦公，講究的就是效率，科技發(fā)展了，檢索方便了，檔案整理也可以適當?shù)睾喕?，對手工時代的檔案整理理論也要與時俱進地創(chuàng)新。傳承和發(fā)展是一個理論的兩個方面，只有兩個方面都做好了，才能有益于事物健康、長久的發(fā)展。

四、歸檔文件按“件”整理更有利于文件歸檔前的規(guī)范整理

（一）文書處理部門立卷制度落實情況

文書處理部門立卷制度，是指由機關(guān)的承辦和處理公文的部門負責進行整理歸檔的制度。1956年國務(wù)院發(fā)出《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》，規(guī)定“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”、“各機關(guān)辦完的文書材料，應該由文書處理部門整理立卷，定期向機關(guān)檔案室歸檔，改變把零散文件隨辦隨歸檔和成堆歸檔的錯誤做法”。之后，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》也明文規(guī)定“凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。”至此，文書處理部門立卷已形成制度，“實行文書處理部門立卷符合社會職能分工，更便于立卷文件的收集齊全和保障案卷質(zhì)量”。

這是國家層面的規(guī)定，是國家根據(jù)文件的形成、流轉(zhuǎn)特點制定的工作程序，從理論上來說是可行的，由于文書處理部門掌握文件（特別是單位收文）的去向，如果由文書處理部門來收集文件，文件的齊全性將得到最大程度的保障，但由于案卷整理牽扯太多的檔案專業(yè)知識，由文書處理部門立卷還是會出現(xiàn)諸多問題。而且根據(jù)實際工作情況，文書處理部門立卷制度在機關(guān)、事業(yè)單位的落實要比企業(yè)單位落實的情況要好一些，企業(yè)單位幾乎沒有執(zhí)行文書處理部門立卷制度，極個別實行文書處理部門或業(yè)務(wù)部門立卷的單位，檔案都沒有整理或整理極不規(guī)范。

從以上政策的制定來看，針對的單位主體都是黨政機關(guān)，對企業(yè)單位沒有涉及；從機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的實際來看，文書處理部門立卷制度比較適合按組織機構(gòu)分類法的機關(guān)和事業(yè)單位，而不太適合按問題分類法的企業(yè)單位，特別是1990年國家檔案局發(fā)布實施《企業(yè)檔案分類規(guī)則》之后。以筆者所在的中國平煤神馬集團為例，由于在這之后根據(jù)企業(yè)單位的檔案工作實際，企業(yè)檔案必須按問題分類，各個部門的文件可能會存在需合并分類（如武裝部的文件和保衛(wèi)處的文件需合并分類為“行政管理類的武裝保衛(wèi)”）或分開分類（如人力資源部的文件，需分開分類為“行政管理類的人事”和“生產(chǎn)技術(shù)管理類的勞動”）的情況，僅從檔案的分類準確性上來看，文書處理部門立卷制度就較難落實。實際情況也正是如此，在各個企業(yè)單位，一般都是文書處理部門把文件收集后交給檔案部門，檔案整理、利用、保管、編研開發(fā)等工作都由檔案部門完成。因為在單位領(lǐng)導和各部門的認識和業(yè)務(wù)分工中，檔案部門就是收集、整理、保管檔案的。而且，由于檔案工作專業(yè)性強，不經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓很難開展檔案立卷工作，檔案整理的每個細節(jié)，如卷內(nèi)文件的分類、排列、頁碼的編寫、案卷的裝訂、案卷標題的擬寫、目錄的格式及填寫要求等，國家都有嚴格的規(guī)定，文書處理人員都不進行這方面的培訓，很難知曉這些規(guī)定和要求，也就很難整理出符合標準和規(guī)范的案卷。

（二）《規(guī)則》的發(fā)布，不會影響文書處理部門立卷制度的執(zhí)行

《卷論》質(zhì)疑《規(guī)則》的一個很重要的原因還在于《規(guī)則》對文書處理部門立卷制度的沖擊，認為《規(guī)則》作為國家檔案行業(yè)標準由國家檔案局發(fā)布，即意味著“歸檔文件整理”當然地成了檔案部門的職責，這與之前國務(wù)院及中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的“文書處理部門立卷制度”相沖突，這關(guān)系到國家機關(guān)的職能分工和職責權(quán)限，關(guān)系到文書處理部門立卷制度是否繼續(xù)執(zhí)行。筆者認為，標準由哪個部門來提出和發(fā)布，與標準由哪個部門來執(zhí)行是不相沖突的，如果執(zhí)行文書處理部門立卷制度，由文書處理部門來做檔案整理工作，文書處理部門也要執(zhí)行檔案整理的業(yè)務(wù)標準，這與檔案業(yè)務(wù)標準由誰來提出和發(fā)布沒有關(guān)系?！兑?guī)則》發(fā)布之前，文書檔案按“卷”整理時的業(yè)務(wù)標準，如《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《文書檔案案卷格式》等標準也都是由國家檔案局發(fā)布的，檔案部門發(fā)布的業(yè)務(wù)標準，同樣能約束從事檔案整理的文書處理部門和其它業(yè)務(wù)部門來執(zhí)行，業(yè)務(wù)標準約束的是從事該業(yè)務(wù)工作的標準規(guī)范，不涉及執(zhí)行業(yè)務(wù)標準的部門。“歸檔文件整理是對文書立卷方法的簡化與改革”“兩者的主體都是文書處理部門或業(yè)務(wù)部門”，[12]因此，《規(guī)則》的發(fā)布，不會影響文書處理部門立卷制度的執(zhí)行。

（三）按“件”整理，更有利于文書處理部門立卷制度的落實

制約文書處理部門立卷制度落實的一個很重要的因素是檔案分類的交叉性、檔案整理的復雜性和專業(yè)性，以往按“卷”整理檔案時，需要擬定案卷標題、填寫案卷封面，制作多種目錄，《規(guī)則》發(fā)布后，文書檔案按“件”整理，簡化了檔案檢索工具，由三種基本目錄——案卷目錄、案卷文件目錄、卷內(nèi)目錄，簡化為一種基本目錄——歸檔文件目錄；取消了案卷標題，打開了阻礙檔案規(guī)范整理的瓶頸，使文書檔案整理更簡單、簡便了，整理方法更容易掌握。文書處理部門和業(yè)務(wù)部門可以把各自部門形成的文件，按“件”為單位進行基本的分類、裝訂、排列、加歸檔章、裝盒、寫歸檔文件目錄等前期工作，歸檔到檔案部門后再由檔案部門對個別內(nèi)容有交叉的文件進行調(diào)整、編號，排列上架，最后完成歸檔文件的整理工作，這樣更有利于落實文書處理部門對歸檔文件的整理要求，有利于檔案部門把整理工作“前移”，讓檔案部門從煩雜的檔案整理事務(wù)中解脫出來，投入到更為重要的檔案編研、保護、信息開發(fā)利用等工作上來。正如《卷論》里提到的“省里的同志說，現(xiàn)在全省都在貫徹這個《規(guī)則》，開始不習慣，現(xiàn)在習慣了，但同時全省實行文書處理部門立卷”，[13]這充分說明《規(guī)則》的貫徹對文書處理部門立卷制度的落實起到了很好的推動作用。

經(jīng)過15年的工作實踐，2015年10月25日，國家檔案局發(fā)布了修訂后的《規(guī)則》，2016年6月1日開始實施，新《規(guī)則》在適應當前檔案工作變化和總結(jié)過去工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上做了一些改動，如擴大了適用范圍，優(yōu)化了整理程序，統(tǒng)一了件號編制，增加了檔號內(nèi)容，明確了裝訂方式，增加了編頁要求，但繼續(xù)保持了按“件”整理的基本原則，可見《規(guī)則》還是比較適合檔案工作實際情況并得到了廣大檔案工作者的認可。實踐證明，歸檔文件按“件”整理是順應時代和科技進步并適應檔案工作改革的正確選擇，也是推進文書處理部門立卷制度落實的重大舉措。

注釋及參考文獻：

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