知識管理在科技情報(bào)工作中的應(yīng)用與實(shí)踐

◎北京航天長征飛行器研究所 李漫紅 王立研

知識管理在科技情報(bào)工作中的應(yīng)用與實(shí)踐

◎北京航天長征飛行器研究所 李漫紅 王立研

近年來，傳統(tǒng)情報(bào)工作存在的服務(wù)手段落后、資源共享程度不高和產(chǎn)品增值空間受限等問題越來越突出，已經(jīng)制約了情報(bào)工作的發(fā)展。如何在先進(jìn)的理念和思維方法的指導(dǎo)下憑借新的技術(shù)手段突破原有工作模式的障礙，已引起我國許多情報(bào)研究機(jī)構(gòu)和情報(bào)研究人員的重視。眾多學(xué)者在如何利用知識管理理念和技術(shù)構(gòu)建情報(bào)研究工作新模式與實(shí)踐應(yīng)用方面進(jìn)行了探索，例證了在情報(bào)研究工作中導(dǎo)入知識管理理論、方法和技術(shù)的可行性與重要的應(yīng)用價值?；谝延械难芯砍晒?，筆者從知識管理的核心內(nèi)容和對情報(bào)服務(wù)工作的影響出發(fā)，分析了知識管理向情報(bào)服務(wù)工作導(dǎo)入的模式，并以部所級情報(bào)信息網(wǎng)的構(gòu)建為例，探索了基于知識管理的情報(bào)服務(wù)工作新模式的實(shí)踐應(yīng)用情況和未來的發(fā)展構(gòu)想。

一、情報(bào)服務(wù)產(chǎn)品存在的問題

為了便于科研人員了解國外最前沿的彈頭技術(shù)、知悉彈頭發(fā)展的趨勢，北京航天長征飛行器研究所情報(bào)服務(wù)團(tuán)隊(duì)打造了一款情報(bào)信息類電子月刊，目前已開設(shè)了與研究所的核心主業(yè)相關(guān)的多個專題欄目，每期刊物上都會刊登相關(guān)領(lǐng)域的最新動態(tài)，科研人員可通過閱讀專輯及時掌握感興趣領(lǐng)域的發(fā)展動態(tài)。它的優(yōu)點(diǎn)是定期提供、熱點(diǎn)追蹤及時、制作簡便，但在使用中也存在諸多不足。

1．情報(bào)服務(wù)手段單一

情報(bào)服務(wù)的宗旨是及時、快速地提供匯編的情報(bào)資料，服務(wù)于實(shí)際需求，采用的方法和手段要順應(yīng)需求的變化。近年來，研究所各軍品研究室對專題情報(bào)的需求日漸增多，且對情報(bào)資料的時效性要求較高，原有的情報(bào)電子月刊因形式單一、欄目固定、周期較長，已無法滿足科研人員對情報(bào)服務(wù)的更高要求。

2．資源共享程度不高

這方面的不足主要體現(xiàn)在2個層面:一是每期電子月刊都是獨(dú)立的個體，內(nèi)容分散，缺乏系統(tǒng)性和繼承性，情報(bào)的收集與積累尚未實(shí)現(xiàn)從資料的原始?xì)w類向數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變，無法匯聚成各專業(yè)的知識庫。此外，專輯的可查閱性十分有限，無法實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)的統(tǒng)一檢索，使得已有的情報(bào)資料未能得到有效的復(fù)用和共享，造成了資源的浪費(fèi)。二是情報(bào)人員封閉式、單干式的工作模式導(dǎo)致情報(bào)資料的提供具有單向性，情報(bào)人員與科研人員之間的交流較少，科研人員掌握的本領(lǐng)域最新研究成果和文獻(xiàn)資料因缺乏平臺與渠道，無法在研究所內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的共享。

3．產(chǎn)品增值空間受限

電子月刊類情報(bào)服務(wù)產(chǎn)品缺乏可增值性和可擴(kuò)充性，其價值基本體現(xiàn)在本期專輯之內(nèi)，各專題領(lǐng)域無法形成有機(jī)的聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)增值效果，其參考價值受到一定的限制。

二、基于知識管理的情報(bào)服務(wù)新模式

1．知識管理的核心內(nèi)容

知識管理是將海量信息轉(zhuǎn)化為知識，再供人使用的過程，是對知識的有序化管理，主要包括對知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、使用和存儲等，并能夠滿足知識積累、共享和交流的需求。

2．知識管理在情報(bào)工作中的作用

以往的情報(bào)工作主要存在2個方面的問題:一是無序化的情報(bào)資源不利于積累，利用率較低，造成資源的浪費(fèi)；二是由于與科研人員交流較少，未能充分發(fā)揮科研人員共享情報(bào)資源的潛力，導(dǎo)致情報(bào)人員無法挖掘組織內(nèi)部的隱性知識。

知識管理的理念是以人為中心，以信息、知識為基礎(chǔ)，以知識創(chuàng)新為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)知識共享。將知識管理的理念和方法運(yùn)用到情報(bào)工作中，有利于情報(bào)信息的系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)情報(bào)信息的共享和再利用，對提高情報(bào)資源的使用價值和創(chuàng)新情報(bào)服務(wù)形式具有重要的促進(jìn)作用。主要體現(xiàn)在:加強(qiáng)情報(bào)資源的有序化管理，便于隨時使用，實(shí)現(xiàn)情報(bào)資料的共享和復(fù)用，提升情報(bào)資源的利用率；有利于組織內(nèi)部情報(bào)資源的積累，通過不斷的擴(kuò)充、更新資料，各專業(yè)方向的專題資料能夠得到有效的積累，形成專題知識庫；改進(jìn)情報(bào)服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)情報(bào)服務(wù)從單向性向交互式轉(zhuǎn)變，挖掘組織內(nèi)部科研人員的潛力，共享其掌握的可用知識成果，使其成為情報(bào)資源補(bǔ)充、知識更新的重要途徑。

3．知識管理向情報(bào)服務(wù)工作的導(dǎo)入

為了更好地發(fā)揮知識管理在情報(bào)工作中的作用，促進(jìn)兩者有效結(jié)合，在情報(bào)工作中導(dǎo)入知識管理需要解決2個方面的問題。

首先是知識管理理念的滲入。以人為中心、共享意識等知識管理的理念符合情報(bào)工作資料搜集、共享和交流的服務(wù)模式，以人為中心強(qiáng)調(diào)在情報(bào)工作中要以用戶的需求為牽引，提供更有針對性的情報(bào)資料；共享意識促使情報(bào)人員和科研人員樂于分享所獲取的情報(bào)資料，營造知識共享與交流的氛圍。

其次是實(shí)現(xiàn)情報(bào)資源知識管理的途徑。情報(bào)服務(wù)平臺是實(shí)現(xiàn)以知識管理為基礎(chǔ)的情報(bào)工作模式的一個必備支撐條件，情報(bào)人員基于服務(wù)平臺能夠共享、發(fā)布并統(tǒng)一管理情報(bào)資料和研究成果，使情報(bào)服務(wù)工作有序化、規(guī)?；M(jìn)而克服以往情報(bào)工作無序、繼承性差等問題。情報(bào)服務(wù)平臺需要包含知識倉庫和智能搜索模塊:知識倉庫是由情報(bào)人員和科研人員提供的信息資源數(shù)據(jù)庫構(gòu)成，通過不斷更新和維護(hù)這些數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和集成化管理；智能搜索模塊主要是對已有的知識倉庫進(jìn)行智能化搜索，用戶通過關(guān)鍵詞可以查找到感興趣的文章，提高了情報(bào)資源的利用率和情報(bào)服務(wù)平臺的快速反應(yīng)能力。

三、情報(bào)信息網(wǎng)的構(gòu)建

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，為克服傳統(tǒng)情報(bào)服務(wù)形式單一、內(nèi)容分散、可查性有限、缺乏增值性和可擴(kuò)充性等缺點(diǎn)提供了可能性。為了解決這些問題并將知識管理的理念和機(jī)制引入情報(bào)研究工作，研究所自主研發(fā)了情報(bào)信息網(wǎng)，開啟了情報(bào)研究工作的服務(wù)新模式。

1．功能和作用

情報(bào)信息網(wǎng)是研究所內(nèi)部知識共享平臺，它集數(shù)據(jù)資源庫、檢索、管理、學(xué)習(xí)等功能于一體，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部知識庫共建共享、協(xié)同工作、知識積累、提升能力及情報(bào)快速反應(yīng)的有效途徑。情報(bào)信息網(wǎng)包含樹狀主題分類、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)庫和智能檢索4個模塊。

樹狀主題分類模塊是情報(bào)信息網(wǎng)的一個特色模塊，它圍繞研究所的核心主業(yè)對科研工作中所涉及的所有專業(yè)的科技信息資料按主題進(jìn)行分類，資料分類直觀明了。使用情報(bào)信息網(wǎng)的科研人員可以直接點(diǎn)擊瀏覽相應(yīng)專業(yè)的文獻(xiàn)資料，對專題情報(bào)研究工作的開展和新員工的培養(yǎng)有著積極的作用。

數(shù)據(jù)庫管理模塊是情報(bào)信息網(wǎng)數(shù)據(jù)更新與維護(hù)的管理中心，情報(bào)工作人員可以對收集到的科技文獻(xiàn)資料及情報(bào)研究成果進(jìn)行上傳、更改及刪除，對主題分類進(jìn)行豐富、擴(kuò)展，完成數(shù)據(jù)庫的相關(guān)維護(hù)管理工作。

數(shù)據(jù)庫模塊是情報(bào)信息網(wǎng)的核心，是全體情報(bào)工作人員及科研工作者對專業(yè)領(lǐng)域的信息資料進(jìn)行長期跟蹤積累及研究成果的知識倉庫，也是科研人員在進(jìn)行科研工作時隨時獲取情報(bào)支持的源泉。數(shù)據(jù)庫內(nèi)存貯大量有針對性的情報(bào)資料，為使用者開拓思路、創(chuàng)新設(shè)計(jì)提供了有價值的參考。

智能檢索模塊是開啟知識倉庫的鑰匙，通過關(guān)鍵詞可以進(jìn)行分庫檢索，為情報(bào)研究服務(wù)。

2．?dāng)?shù)據(jù)庫建設(shè)與維護(hù)

情報(bào)信息網(wǎng)的服務(wù)對象是本單位的領(lǐng)導(dǎo)及從事預(yù)研、研制和科研管理工作的所有人員。因此，情報(bào)工作人員在進(jìn)行情報(bào)信息網(wǎng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)時所做的最重要的一項(xiàng)工作就是，針對服務(wù)對象的特定研究領(lǐng)域從浩瀚的信息海洋中捕獲出有價值的信息資料，將一次信息轉(zhuǎn)化成二次信息，然后根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域完成梳理、分類，使情報(bào)信息網(wǎng)成為本單位內(nèi)部專業(yè)技術(shù)知識和情報(bào)研究成果的發(fā)布共享及查詢平臺。

此外，由于專業(yè)情報(bào)工作人員受到自身專業(yè)及人員規(guī)模的限制，難以完全滿足本單位科研工作對情報(bào)資料的需求，在情報(bào)研究的深度上也受到限制，而科研人員手中往往掌握大量本專業(yè)的有價值的資料及研究成果，所以將本單位科研人員納入情報(bào)信息網(wǎng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將他們的隱性知識充分挖掘出來，實(shí)現(xiàn)情報(bào)信息的全員利用是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

信息時代信息資料形式多樣，除了文本格式的技術(shù)資料，還有大量直觀、生動的視頻及圖片資料。情報(bào)信息網(wǎng)在數(shù)據(jù)庫建設(shè)時充分考慮到了信息資源的多樣性，使信息網(wǎng)能夠兼容多種文件格式，增加了讀者的瀏覽興趣。

3．應(yīng)用效果

情報(bào)信息網(wǎng)已經(jīng)運(yùn)行了5年時間，收錄中英文資料3000余份，這些資料全部經(jīng)過情報(bào)工作人員的篩選和鑒別。經(jīng)過二次轉(zhuǎn)換提高了情報(bào)信息服務(wù)的針對性，提升了信息資料的使用價值。同時，通過情報(bào)信息網(wǎng)對獲取的信息資料進(jìn)行系統(tǒng)化、集成化的歸納整理，使科技情報(bào)資料的積累系統(tǒng)化、分類化、過程有序化，實(shí)現(xiàn)了對科技情報(bào)研究過程中信息跟蹤積累的科學(xué)化管理。

情報(bào)信息網(wǎng)不僅實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部專業(yè)技術(shù)信息資料的共享，也實(shí)現(xiàn)了專業(yè)技術(shù)資料定向、快速、精準(zhǔn)的查找。按專業(yè)類別建立信息主題分類檢索目錄，可以使科研人員方便、快速地查找到所需專業(yè)的全部資料，節(jié)約了檢索時間，使新入職的員工可以針對某一專題開展學(xué)習(xí)，促進(jìn)了人才的快速成長。

在數(shù)據(jù)庫建設(shè)及維護(hù)過程中，情報(bào)工作人員與科研人員由各自為戰(zhàn)轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)同作戰(zhàn)，把各自掌握的情報(bào)資料及研究成果放到信息網(wǎng)上供全所共享，提高了情報(bào)資料的利用率和知識共享程度，同時科研人員的參與也使得情報(bào)信息資源在深度與廣度上不斷拓展。

4．持續(xù)建設(shè)設(shè)想

情報(bào)信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)長期的過程，根據(jù)情報(bào)信息網(wǎng)運(yùn)行以來取得的經(jīng)驗(yàn)和發(fā)現(xiàn)的不足，對信息網(wǎng)平臺功能的進(jìn)一步開發(fā)和持續(xù)建設(shè)有幾點(diǎn)新的設(shè)想:

一是增加互動模式。在情報(bào)信息網(wǎng)上增加情報(bào)論壇板塊，在論壇上情報(bào)人員與用戶之間可以直接進(jìn)行討論交流，一方面可以使情報(bào)人員進(jìn)一步挖掘情報(bào)需求，另一方面可以使情報(bào)服務(wù)更好地與科研工作融合，使情報(bào)服務(wù)和研究的成果在科研工作中有更好的體現(xiàn)。

二是建立個人賬戶數(shù)據(jù)庫。按照專業(yè)方向主動為有關(guān)用戶推薦發(fā)送信息資料，建立情報(bào)跟蹤與研究的定向服務(wù)機(jī)制，將情報(bào)工作由被動展示型服務(wù)向主動引導(dǎo)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。

三是與其它應(yīng)用平臺的融合。在保持情報(bào)信息網(wǎng)相對獨(dú)立的基礎(chǔ)上，應(yīng)考慮與本單位的其它相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)，如檔案、標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)等的有機(jī)融合，以更好地體現(xiàn)情報(bào)信息工作為科研及管理服務(wù)這一中心。

運(yùn)用知識管理的理念和方法，依托先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立情報(bào)信息服務(wù)平臺，不僅有利于情報(bào)資源的有序化管理，還有利于組織內(nèi)部情報(bào)資源的積累與共享。情報(bào)信息網(wǎng)構(gòu)建的應(yīng)用實(shí)例充分印證了在情報(bào)服務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)知識管理、以知識管理推動情報(bào)服務(wù)工作的有效性。情報(bào)信息服務(wù)平臺的建設(shè)是一項(xiàng)長期的工程，應(yīng)以知識為中心，以情報(bào)人員和科研人員為本，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，不斷地升級情報(bào)服務(wù)產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)情報(bào)服務(wù)工作的創(chuàng)新發(fā)展?！?/p>