基于企業(yè)級BPM平臺的知識管理方法研究與應用

◎北京航天長征飛行器研究所 郭歡 謝雷 楊寧 趙振杰 劉銘

基于企業(yè)級BPM平臺的知識管理方法研究與應用

◎北京航天長征飛行器研究所 郭歡 謝雷 楊寧 趙振杰 劉銘

近年來，隨著知識管理工作在中國運載火箭技術研究院的陸續(xù)開展實施，各單位逐漸認識并體會到知識管理工作給企業(yè)帶來的益處。但是，目前知識管理工作如知識沉淀、發(fā)掘、引出、固化等過程還是通過寫總結、寫體會等傳統(tǒng)方式實現(xiàn)，其諸多弊端并不利于研究院在新環(huán)境下對知識管理需求的實現(xiàn)，所以為了適應新環(huán)境下知識管理工作的發(fā)展，需要利用信息化技術，通過建立統(tǒng)一的業(yè)務流程管理平臺來實現(xiàn)知識采集、知識沉淀，并與現(xiàn)有知識管理平臺進行數(shù)據(jù)信息集成，進而提升知識管理的工作效率，為決策者提供有效支撐。

為此，北京航天長征飛行器研究所基于業(yè)務流程管理（BPM）平臺系統(tǒng)探索將業(yè)務流程管理與知識管理有機結合的模型設計和應用實踐，以便為后續(xù)知識管理工作的開展帶來新的思路。

一、現(xiàn)狀分析

目前，研究所開展的知識管理工作主要應用于機關業(yè)務方面，通過業(yè)務主管人員填寫機關工作業(yè)務知識手冊來收集各機關業(yè)務的相關知識，主要包含以下幾個方面內(nèi)容:一是業(yè)務主管職責；二是業(yè)務工作依據(jù)的標準規(guī)范、規(guī)章、作業(yè)文件及重要參考資料；三是相關術語及要求；四是業(yè)務使用工具及軟件；五是業(yè)務流程，包括業(yè)務工作輸入與輸出、工作接口、具體業(yè)務流程及關鍵點、特別提醒等；六是業(yè)務模板、業(yè)務模板填寫要求及逐節(jié)說明、模板使用說明；七是工作提醒及工作背景；八是工作常見問題及解決措施；九是支撐知識資源。然而，當前的知識管理工作更多地集中于知識沉淀，確切的說，知識管理系統(tǒng)還難以形成完整的知識管理平臺，真正實現(xiàn)為管理者和設計人員提供具有可操作性和有效性的決策與信息支撐。

BPM是一套達成企業(yè)各種業(yè)務環(huán)節(jié)整合的全面管理模式，以流程管理為切入點改善企業(yè)管理。因此，研究所通過不斷深化業(yè)務辦公流程的電子化，并基于企業(yè)級BPM平臺持續(xù)優(yōu)化業(yè)務審批流程，實現(xiàn)了包括科研管理、財務、合同、質量等業(yè)務和應用系統(tǒng)的集成，整合信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，提煉關鍵業(yè)務管理信息，并形成了具有自身特點的流程設計能力、流程整合能力及流程快速部署能力，為研究所業(yè)務決策提供了有效支撐，為后續(xù)實現(xiàn)業(yè)務流程信息化打下了良好基礎。

二、基于BPM的知識管理過程

1．知識管理平臺

在實施知識管理時應正確地劃分實施階段，這樣既能保證整體的規(guī)劃性，又能保證每個階段的可操作性和有效性，真正把知識管理逐步置于企業(yè)管理的核心位置，并解決企業(yè)的實際問題。圖1為知識管理平臺建立的3個階段，圖2為知識管理平臺模塊圖。

其中，知識的沉淀過程可以利用研究所現(xiàn)有的BPM平臺來實現(xiàn):一是企業(yè)實施知識管理要從實際需求出發(fā)，解決實際問題，特別是要找到知識管理最迫切的現(xiàn)實內(nèi)容，即大量的項目資料、經(jīng)驗、情報、政策、規(guī)章、動態(tài)等需共享和及時傳達給需要者的信息文檔；二是企業(yè)實施知識管理要結合自身的經(jīng)濟目標，即要盡快地支持企業(yè)信息或知識的快速共享和傳播，進而提高企業(yè)工作效率和反應速度，以實現(xiàn)更好的經(jīng)濟效應。

2．知識采集模型

簡單的說，通過BPM平臺自帶的流程設計模型實現(xiàn)相關知識的采集、沉淀，并根據(jù)管理人員和設計人員的知識要素發(fā)布申請，在流程審批后完成提煉、采集的過程，流程信息包含了知識要素的信息以及整個完善、修改、審批的信息，同時提供全維度的信息瀏覽。

以流程為導向的知識管理分為人、業(yè)務流程以及信息技術3個要素，結合研究所現(xiàn)有的BPM平臺功能將知識模型細化分解，形成知識管理在BPM平臺中的架構設計圖（見圖3）。

3．流程模型設計

流程模型以可視化的方式為管理者提供了業(yè)務流程、知識信息、組織、人員、職位、角色、資源、文檔信息等相互間復雜關聯(lián)的工作，使管理者與設計人員能夠隨時了解企業(yè)的相關管理信息，也方便用戶隨時發(fā)布、查閱相關知識，為業(yè)務流程設計、分析、評估、改進和人員關聯(lián)、崗位設置、文檔管理、知識管理、精細化管理提供科學的依據(jù)，幫助企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化、精細化、科學化、標準化、協(xié)同化管理。

其中，業(yè)務流程是整個模型的核心，其可實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程、產(chǎn)品和服務設計開發(fā)過程、知識管理等所有相關的業(yè)務流程的定義、設計、分析、評估、監(jiān)控功能，通過模型可快速實現(xiàn)知識管理業(yè)務流程的創(chuàng)建，以及實現(xiàn)知識管理業(yè)務流程的異地分布式設計、分析、評估。

研究所根據(jù)自身具體情況將知識管理業(yè)務工作分為機關工作、項目管理及專業(yè)設計3個不同的維度。

（1）機關業(yè)務知識模型

目前，研究所機關知識管理工作方式是，由相關工作人員通過提煉總結形成機關工作業(yè)務知識手冊，再經(jīng)部分領導審批后提交所內(nèi)知識管理主管機關審核，通過后形成對應的機關業(yè)務知識信息。機關業(yè)務知識采集流程模型如圖4所示。

（2）項目管理知識模型

面向項目的知識采集與機關業(yè)務有所不同，項目管理更多采用矩陣式管理模式，沒有規(guī)定的組織結構，往往是根據(jù)項目需要形成相應的項目團隊。因此，需要在項目管理團隊中設置專門的知識管理專家負責對知識信息進行篩查和審批。此外，一個項目內(nèi)的知識往往具有循環(huán)利用的特點，在知識采集的過程中也伴隨著知識優(yōu)化和提煉的過程，知識在此過程中得到不斷共享和應用。面向項目的知識管理模型如圖5所示。

（3）專業(yè)設計知識模型

面向專業(yè)設計的知識模型（見圖6）與項目管理知識模型類似，但由于專業(yè)設計的特性，由部門領導作為知識的初級審批人往往不能代表其專業(yè)權威性，因此可能需要設置專門的專業(yè)知識專家，并通過知識評審會的方式完成對知識信息的審核，以此確保知識的正確性、實用性。

4．權限模型

由于研究所屬于涉密單位，相應的知識管理工作不可避免地需要考慮人員權限與知識密級控制的問題，雖然大部分知識屬于需要共享公開的信息，但仍需要控制知悉范圍知識信息的安全保密問題，并參考相關保密標準中對用戶—角色—權限的要求。涉及到流程平臺或知識管理系統(tǒng)中的具體問題時，要參照模型進行權限設計，以有效控制信息知悉范圍。

三、應用與實踐效果

利用BPM平臺采集的知識信息，可以形成專用的文檔供相關人員共享查閱，同時還可以利用BPM平臺自身的特性，將知識詞條、知識內(nèi)容、輔助文檔等關鍵系統(tǒng)推送到相應的知識管理系統(tǒng)或知識管理平臺，實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的集成，打通數(shù)據(jù)通路，發(fā)揮各系統(tǒng)之間的特點。目前，北京航天長征飛行器研究所正在開展BPM平臺與知識管理系統(tǒng)的集成工作，并將隨著工作的開展不斷提高知識管理工作的水平。

研究所BPM平臺將收集的知識自動文檔化，形成鏈接供具有權限的用戶下載，依據(jù)流程中表格的信息，自動填充到文檔中相應的位置，實現(xiàn)知識信息收集的自動化、流程化，且信息收集版本可用，對應審批意見可追溯、可查看，極大地方便了用戶的使用，提升了知識管理工作的效率。

當前，利用先進的信息化技術不斷提升企業(yè)的信息化水平已成為研究所未來發(fā)展的必經(jīng)之路，也是研究所重要的企業(yè)文化之一。將信息化技術與知識管理工作進行有機的結合，一方面可發(fā)揮信息化技術的特性，為企業(yè)帶來相應的效益；另一方面可通過知識管理工作豐富企業(yè)文化，進一步促進企業(yè)信息化技術的發(fā)展。相信在“十三五”期間，隨著信息化技術和知識管理工作的不斷推進，必將為研究所打造“智慧研究所”提供有力的支撐。▲