高校檔案信息化管理的探索與運(yùn)用

馬艷

摘 要： 高校檔案工作在高校各個(gè)領(lǐng)域中扮演著十分重要的角色，在知識(shí)創(chuàng)新和應(yīng)用，科研開(kāi)發(fā)，高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高校傳統(tǒng)檔案建設(shè)模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。在當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，構(gòu)建數(shù)字化校園已成為我國(guó)現(xiàn)代高校發(fā)展的主要目標(biāo)之一，而檔案管理作為高校管理的重要內(nèi)容，促進(jìn)其信息化建設(shè)是推動(dòng)高校信息化建設(shè)發(fā)展的重要舉措。本文從高校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)入手，進(jìn)而探索高校檔案管理信息化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 管理 探索

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）01-0225-01

隨著信息技術(shù)的日新月異和信息化社會(huì)的到來(lái)，高校檔案管理信息化已成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的趨勢(shì)。信息化技術(shù)可以提高檔案管理的效率，可以節(jié)省人力、物力，還可以大大擴(kuò)展存儲(chǔ)空間，存儲(chǔ)海量信息。因此高校檔案信息化管理有著傳統(tǒng)檔案管理不具備的優(yōu)勢(shì)。

一、高校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

當(dāng)前我國(guó)大部分高校檔案管理依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在一定程度上造成了大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，在信息化高度發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式必然被信息化管理所取代。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理已然是大勢(shì)所趨，檔案管理模式有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點(diǎn)，進(jìn)一步提升了高校檔案管理的效率。高校檔案信息化管理具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

1.以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、查閱方便以及存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)。這種檔案管理模式能夠方便存儲(chǔ)大量的教學(xué)資料，以電腦為手段處理教學(xué)檔案，使檔案管理工作變得靈活方便快捷，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的合理分配，進(jìn)一步提高高校檔案管理水平。

2.以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校檔案管理，所需要的人員數(shù)量較少，通常情況下，僅需一至二名高素質(zhì)的專(zhuān)職工作人員即可，由此極大地降低了管理的成本。

3.以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案的長(zhǎng)久保存，以紙質(zhì)版為媒介的高校檔案具有不易保存、占地面積較大的缺點(diǎn)，將信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作當(dāng)中，能夠有效的彌補(bǔ)紙質(zhì)版檔案的缺點(diǎn)，使高校檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久的保存。同時(shí)，極大的減少了檔案存放所占的空間和場(chǎng)所。

4.以信息化為基礎(chǔ)的高校檔案管理能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案的迅速查找。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通常需要大量的人力去查找相關(guān)資料，工作效率很難提高上去。而在信息化背景下，查找相關(guān)檔案，只要在電腦中輸入關(guān)鍵詞，幾分鐘甚至更短的時(shí)間內(nèi)就能夠找到自己所需要的檔案。

二、高校檔案管理信息化的具體路徑

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的系統(tǒng)工程，涉及數(shù)據(jù)的整理、建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。高校必須認(rèn)清形勢(shì)，結(jié)合本校的實(shí)際情況，從多方面入手，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和資金投入，優(yōu)化檔案整體系統(tǒng)的各個(gè)結(jié)構(gòu)，打造檔案管理信息化平臺(tái)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，加快高校檔案信息化建設(shè)步伐

要打破原有的管理格局，統(tǒng)籌信息管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)，明確分工的同時(shí)，要加強(qiáng)合作，協(xié)同創(chuàng)新。在高校的管理體制中信息管理和檔案管理部門(mén)一般是分離的，以致于無(wú)法充分發(fā)揮兩個(gè)部門(mén)的有效作用。鑒于此，這就需要高校建立統(tǒng)一化信息化工作機(jī)制，將信息部門(mén)和檔案部門(mén)的各項(xiàng)工作進(jìn)行高效整合，組成以分管校長(zhǎng)為主要領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員的高校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)整個(gè)高校檔案信息化建設(shè)方面組織和協(xié)調(diào)工作，各相關(guān)部門(mén)要做好自身信息生成和傳播利用工作。此外，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對(duì)檔案部門(mén)信息化建設(shè)的資金投入，將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入到高校年度預(yù)算計(jì)劃中，并逐年增加投入。

2.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為高校檔案管理信息化提供有力保障

高校應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)納入學(xué)校總體規(guī)劃中，不斷加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐和力度。計(jì)算機(jī)硬件及相關(guān)的軟件設(shè)施、設(shè)備是支持高校檔案管理信息化建設(shè)順利開(kāi)展的基礎(chǔ)物質(zhì)保障，高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，還應(yīng)該定期更換電腦系統(tǒng)，升級(jí)管理軟件。同時(shí)，要不斷加快檔案部門(mén)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，將其和辦公局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效對(duì)接，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應(yīng)性，真正實(shí)現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理的數(shù)字化。

3.積極打造檔案信息化平臺(tái)，促進(jìn)相關(guān)部門(mén)之間的合作

高校加快檔案管理信息化建設(shè)必須打造信息化平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上，利用好這一平臺(tái)，充分發(fā)揮其功能。人事處、財(cái)務(wù)處、總務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)生處等部門(mén)都可以通過(guò)一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。這樣既可以提高效率，又可以實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案利用率。

4.加快信息資源庫(kù)建設(shè)，不斷完善信息化管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作者要熟練運(yùn)用信息化檔案管理軟件，逐步將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并對(duì)高校各個(gè)部門(mén)電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔。在此基礎(chǔ)上，將檔案數(shù)據(jù)作為高校的重要信息資源納入到高校網(wǎng)絡(luò)辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫(kù)，在校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上有計(jì)劃的開(kāi)放檔案目錄，并上傳已經(jīng)公開(kāi)的全部檔案信息，并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)工作。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上檔案服務(wù)，已成為高校檔案管理者提高檔案利用率的重要途徑。高校檔案管理部門(mén)要加快網(wǎng)站建設(shè)，并以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，充分利用檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理和使用，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。還要積極組織各部門(mén)上傳并更新數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)部各部門(mén)的網(wǎng)站鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。從而使高校檔案由半封閉、無(wú)條理的資料庫(kù)向使用快捷方便的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

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