關(guān)于檔案信息化建設(shè)的若干問題研究

劉政

摘 要： 本文首先針對檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題做出系統(tǒng)分析，并進一步探討檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0078-01

引言

單位的規(guī)模越大，相關(guān)的檔案管理工作越困難，檔案的大量堆積給單位各項工作的開展造成壓力。近幾年檔案的管理工作一直是困擾各個部門和機構(gòu)的重要問題，大量的人力物力投入到檔案管理技術(shù)的改革之中，但是對檔案管理水平的提高并沒有什么實質(zhì)性的幫助。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，通過不斷總結(jié)實踐經(jīng)驗，最終發(fā)現(xiàn)利用計算機對檔案進行信息化管理是提高檔案管理效率的最佳途徑。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題

1.缺乏正確的認識

當前檔案管理工作中存在一系列障礙因素，首當其沖的就是思想意識落后。很多單位從負責人到管理人都缺乏對檔案管理工作的改革意識，檔案管理的規(guī)范性和科學性嚴重缺乏，管理人員固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。檔案管理工作的改革發(fā)展不僅僅是工作態(tài)度嚴謹所能實現(xiàn)的，還需要與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認識到檔案管理信息化的定位及重要性，才能實現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標準化全面轉(zhuǎn)型。

2.缺乏投入的力度

檔案管理工作的信息化建設(shè)意味著檔案管理系統(tǒng)，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化改革，并與信息技術(shù)接軌，實現(xiàn)信息化管理。檔案管理設(shè)備要更新，技術(shù)要改進，人才要培養(yǎng)，而每一項工作的優(yōu)化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實現(xiàn)。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作信息化建設(shè)的進程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經(jīng)費支持不足有關(guān)，相關(guān)機構(gòu)的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導致檔案管理的信息化建設(shè)失力。

3.缺乏原則的確立

檔案管理工作的信息化建設(shè)需要確立嚴格的原則加以維護，否則就會成為某一個單位或部門自愿采取而其它機構(gòu)不予熱心的內(nèi)容，檔案管理工作的信息化建設(shè)就無法大范圍的普及和推廣。檔案管理信息化原則和管理制度的確立，需要相關(guān)政策和法律的支持，但是當前我國缺乏對檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)范和法律規(guī)定，導致了檔案管理信息化建設(shè)的過程中缺乏統(tǒng)一的標準，工作進程中出現(xiàn)各種矛盾和弊端，轉(zhuǎn)型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持。

二、檔案管理采取信息化方式的意義

1.檔案的數(shù)量龐大

在檔案管理部門的日常工作中，大量的檔案不斷隨著用戶的增加而產(chǎn)生，除用戶外，各種工作以及項目的運行，也會增加檔案的數(shù)量。數(shù)量如此龐大的檔案必須經(jīng)過科學的管理才能發(fā)揮出對單位運營的促進作用，檔案管理的不合理會對的各項工作產(chǎn)生不良影響。因為檔案是單位對人力資源實施系統(tǒng)管理的依據(jù)，檔案的不合理管理會導致工作走上錯誤的道路，不利于單位的長遠發(fā)展。因此，檔案是非常重要的，在單位的日常工作中，必須注意對檔案進行有效的管理和規(guī)劃，否則將造成檔案長時間處于管理不善的堆積和廢棄狀態(tài)，為單位的人文環(huán)境造成負面影響。信息化能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)目龐大的檔案進行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學有序的信息系統(tǒng)中。

2.檔案管理的安全性需求

檔案管理工作還面臨著安全性低的隱患，檔案是單位開展事業(yè)的重要憑據(jù)，檔案的丟失破損都會對單位的各項事業(yè)造成嚴重影響，因此檔案的管理工作需要高度的安全性保障。但就目前的情況而言，檔案的管理工作安全性不高，紙質(zhì)的檔案存在自身物質(zhì)性的局限，存放時間過久的檔案可能產(chǎn)生變質(zhì)的情況，稍有管理不慎就會出現(xiàn)受潮，霉變或蟲噬等問題。大量的檔案在多年的保存管理過程中丟失或者字跡漸漸褪色，喪失了對工作的輔助價值。另外，紙質(zhì)檔案的更新修訂不方便，需要耗費大量的人力、物力進行謄寫，在謄寫的過程中有可能造成一定程度的損失，許多用戶在調(diào)用多年前的檔案時發(fā)現(xiàn)檔案被修訂多次已經(jīng)找不到有價值的內(nèi)容。但是信息化檔案管理不存在這些問題，計算機系統(tǒng)可以對檔案進行高效的分類管理，并實行安全性加密，可以快速更新檔案信息庫并對原有檔案進行備份存檔，按照年份索引隨時為工作提供相關(guān)檔案資源。

三、檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1.構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，完善信息化系統(tǒng)

檔案管理的信息化建設(shè)必須依靠信息技術(shù)，將信息技術(shù)引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，才能使機構(gòu)或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規(guī)范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量決定了檔案管理信息化建設(shè)的成敗，在電子計算機、信息科學和網(wǎng)絡(luò)平臺的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規(guī)范化進程[1]。

2.制定和完善檔案管理信息化管理制度

計算機以及信息化技術(shù)為檔案的管理工作提供了科學有效的方案，但是在計算機信息化應(yīng)用于檔案管理工作時出現(xiàn)了各種不盡人意的情況，導致了檔案信息化管理技術(shù)的推廣和發(fā)展十分緩慢，規(guī)模非常有限。其中首當其沖的問題便是沒有制定完善的檔案信息化管理制度，給檔案信息化管理工作造成了很嚴重的困擾。檔案信息化管理工作需要有一個統(tǒng)一的管理標準和要求，有一套科學完備的管理流程，并針對檔案信息化管理的每一個環(huán)節(jié)實行權(quán)利與責任的落實。要想推進檔案信息化管理進程就必須首先制定完善的檔案信息化管理制度，運用統(tǒng)一的工作章程和管理規(guī)范對檔案實行科學化管理[2]。

3.改善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

很多單位只是認識到信息化對檔案管理工作的促進作用，卻沒有認識到信息化技術(shù)的成本要求，依然采用較為落后的管理設(shè)備，檔案的管理環(huán)境也存在諸多弊端，給檔案信息化管理工作造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設(shè)備不足導致的。很多單位的計算機硬件標準不過關(guān)，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設(shè)備。檔案信息化管理軟件也需要定期更新，不斷優(yōu)化升級，才能使檔案信息化管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)工作。因此，必須在軟件和硬件兩個方面不斷加強技術(shù)維護，促進檔案信息化管理水平的提升[3]。

4.注意做好檔案管理工作人員的規(guī)范管理

從事檔案管理的工作者是檔案管理工作得以有效展開的直接實踐者，因此，檔案管理的信息化建設(shè)一定程度上建立在檔案管理工作者信息技術(shù)處理能力的依托之上，必須不斷加強對檔案管理工作者信息化管理技術(shù)的培養(yǎng)與考核，從而提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。單位一方面應(yīng)對在職的檔案管理人員實行崗位培訓，聘請專家實地講學指導，從思想意識和技術(shù)能力兩方面加強對檔案管理者的優(yōu)化提升。另外，單位應(yīng)不斷吸納信息化高科技人才加入檔案管理工作，從而優(yōu)化檔案信息化管理人才隊伍。最后，單位應(yīng)就檔案管理人員的信息化管理規(guī)范性提出明確要求，建立一套嚴謹、完善、科學的檔案信息化管理系統(tǒng)，加快檔案信息化建設(shè)的進程[4]。

四、結(jié)語

檔案信息化管理還需要不斷提升對管理人員的技術(shù)要求，不斷提升檔案管理工作者的職業(yè)技能，大批量錄用信息化管理專業(yè)人才，對于在崗員工也要不斷加強技術(shù)培訓，從而提升檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

參考文獻

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[3]王利平.非主業(yè)檔案信息化如何服務(wù)于主業(yè)檔案信息化的探討[J].辦公自動化（綜合版），2014（2）：50-51.

[4]李春艷.大型集團化企業(yè)集中管控模式下的檔案管理系統(tǒng)探索與研[J].北京檔案，2013（1）：32-33.