淺議醫(yī)院檔案的創(chuàng)新性管理

劉津齊

醫(yī)院檔案在不同的歷史時(shí)期，為推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作又好又快的發(fā)展發(fā)揮了重要作用。那么，怎樣才能使醫(yī)院的檔案管理更好地適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)？只有通過創(chuàng)新，才能使醫(yī)院檔案工作充滿生機(jī)和活力，才能滿足社會(huì)各界的不同需求。如何適應(yīng)新形勢的要求，更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為醫(yī)療改革的深化和發(fā)展服務(wù)，故創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，也是檔案工作自身發(fā)展的需要。

1 不斷增強(qiáng)醫(yī)院檔案工作的整體創(chuàng)新意識

1.1 創(chuàng)新工作思路

單調(diào)枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望。往往，他們?nèi)粘n案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷多少人次，而對于需求者需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和醫(yī)療保健發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、按需服務(wù)。檔案管理者應(yīng)是先行者和創(chuàng)造者，應(yīng)該形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新型檔案管理工作理念。檔案工作只有以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得需求者的滿意，才能充分體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

1.2 創(chuàng)新管理模式

檔案管理模式的創(chuàng)新是指立卷制度更新、工作方式改進(jìn)、盡量簡化檔案管理科室長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題積極鉆研一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案管理科室都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要善于觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

2 牢固樹立檔案管理工作的創(chuàng)新特色

2.1 創(chuàng)新式的服務(wù)特色

日常的醫(yī)院檔案服務(wù)往往只局限在做好為本醫(yī)院查閱利用本醫(yī)院產(chǎn)生的檔案方面，或者為患者提供病歷資料，而對本單位檔案如何主動(dòng)為社會(huì)服務(wù)考慮得比較少。醫(yī)院檔案要體現(xiàn)服務(wù)特色，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案管理科室還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所管理的檔案財(cái)寶，通過加工、處理，使其變成社會(huì)需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。

2.2 創(chuàng)新式的管理特色

檔案工作管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各相關(guān)科室大而全，小而全，可以把價(jià)值小、保管期限短的檔案放到一線科室，實(shí)行分級保管，檔案管理科室只需在網(wǎng)上保留一線檔案信息。這樣既方便一線科室利用檔案的需要，又可避免醫(yī)院檔案室因館藏?cái)?shù)量龐大，造成庫房緊張，同時(shí)還可保證檔案管理人員有時(shí)間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務(wù)工作。

2.3 創(chuàng)新式的宣傳特色

宣傳工作是各項(xiàng)工作的先導(dǎo)。宣傳工作做得如何直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預(yù)期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過上網(wǎng)、制作成PPT課件等，把館藏開放的檔案以動(dòng)態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給需求者，介紹、宣傳檔案工作，其效果會(huì)更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進(jìn)行檔案的宣傳工作時(shí)，要善于捕捉醫(yī)院檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個(gè)性化。

3 充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用

3.1 觀念革新的必要性

檔案管理工作的清苦是眾人皆知的，不怕清苦是檔案管理工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。故檔案管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案管理工作枯燥乏陳局面的關(guān)鍵所在。要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，主動(dòng)開拓探索檔案管理工作新領(lǐng)域、新觀念，讓檔案管理創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和醫(yī)療保健效益。

3.2 業(yè)務(wù)技能提升的基礎(chǔ)性

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

3.3 視野開拓，知識積累的重要性

當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

綜上所述，有創(chuàng)新，才會(huì)有發(fā)展，檔案管理工作才能有高度、有特色，檔案管理事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)、快速、可持續(xù)發(fā)展。因此，醫(yī)院檔案管理科室無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要牢固樹立“最大限度滿足患者和職工檔案需求”的責(zé)任意識，檔案管理工作只有與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和建設(shè)而服務(wù)。