試論高校辦公室工作職能的強(qiáng)化與拓展

童麗娟

【摘 要】高校辦公室作為高校的行政組織機(jī)構(gòu)，在高校運(yùn)行中起著承接、樞紐的重要作用，其負(fù)有服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦的主要職能，這是其他部門所無法替代的。高校辦公室的主要工作職責(zé)就是圍繞高校中心工作，工作內(nèi)容涵蓋文字材料的寫作、公文處理、機(jī)要保密，信訪接待與處理，綜合事務(wù)的協(xié)調(diào)，校際合作與交流，督查督辦等等關(guān)系到學(xué)校的各方各面，高校辦公室的工作質(zhì)量與工作效率直接關(guān)系到高校是否能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也直接反映了高校的管理水平。在新形勢下如何做好高校辦公室管理工作，充分發(fā)揮辦公室工作職能，提高辦公室的工作效率對于高校改革發(fā)展具有十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】高校；辦公室；職能

前言

高校辦公室是在高校黨政直接領(lǐng)導(dǎo)下的辦事機(jī)構(gòu)，是高校行政機(jī)構(gòu)的重要組成部分，是高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐，辦公室的工作內(nèi)容涉及到高校的方方面面。從傳統(tǒng)意義上來講，高校辦公室主要承擔(dān)的是交辦式的工作，辦文、辦事、辦會，但隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展轉(zhuǎn)型，高校辦學(xué)開放程度加深，也帶來了高校內(nèi)部體制的改革，利益關(guān)系發(fā)生變化，部門之間和教職工之間的矛盾也日益凸顯。2010年教育部發(fā)布了 《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（2010-2020）明確了我國高校要進(jìn)行管理體制改革，建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度，這對高校辦學(xué)提出了更高、更新的要求，對于高校辦公室的工作也是一項(xiàng)重大的挑戰(zhàn)。面對復(fù)雜多變的辦學(xué)環(huán)境以及逐漸增多的辦公室工作任務(wù)，高校辦公室必須強(qiáng)化拓展工作職能，提高工作效率，增強(qiáng)辦事水平，才能更好地服務(wù)于高校，為高校增強(qiáng)實(shí)力、尋求發(fā)展而助力。

1.我國高校辦公室職能的定位

首先，高校辦公室是高校的綜合性職能部門，它不同于其他部門的工作性質(zhì)，尤其是在處理綜合性事務(wù)方面，辦公室往往會作為牽頭部門進(jìn)而協(xié)調(diào)其他有關(guān)部門，是高校綜合性協(xié)調(diào)的核心所在；其次，辦公室的服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)功能，比如學(xué)校的重要會議、組織活動(dòng)安排、行政文件的印簽、外聯(lián)接待等工作，都是辦公室日常工作處理范疇，無不體現(xiàn)著辦公室服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)的作用；有的高校辦公室除了最基本的工作職能外，還附帶一些特殊職能，這與高校的管理體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置有關(guān)，例如有的高校把信息中心掛靠在辦公室，那么辦公室就多了信息化建設(shè)的職能，把宣傳部與辦公室合署，辦公室就具有了宣傳的功能。

2.高校辦公室的基本職能

高校辦公室作為高校的樞紐機(jī)構(gòu)，目前有服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦四項(xiàng)基本職能。

2.1服務(wù)職能

高校辦公室的服務(wù)職能體現(xiàn)在高校管理的橫向、縱深各個(gè)方面。辦公室既為高校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又為部門、學(xué)院、教師、學(xué)生服務(wù)；既為高校教育服務(wù)，也為后勤、保衛(wèi)服務(wù)；既為上級主管部門服務(wù)，也為同級院校服務(wù)?？傊?，高校辦公室的服務(wù)功能覆蓋面廣，服務(wù)對象眾多，服務(wù)內(nèi)容復(fù)雜。

2.2協(xié)調(diào)職能

高校辦公室是高校運(yùn)行的“調(diào)度室”，既擔(dān)負(fù)著高校內(nèi)部日常工作的協(xié)調(diào)，也擔(dān)負(fù)著高校與外界各種關(guān)系之間的協(xié)調(diào)工作。

2.2.1工作協(xié)調(diào)。對高校日?；顒?dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、出席領(lǐng)導(dǎo)、參與人員、后勤、保衛(wèi)工作的協(xié)調(diào)；對公文處理中政策沖突、文件審核、公文部署進(jìn)行協(xié)調(diào)；對會議議題、會議審批、與會人員、會議時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行協(xié)調(diào)；對校園突發(fā)事件、公共衛(wèi)生事件、事故災(zāi)害、信譽(yù)公關(guān)等進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2.2.2關(guān)系協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，高校的領(lǐng)導(dǎo)由于個(gè)人認(rèn)知、工作性質(zhì)、工作方法、看待問題的角度等等均存在著個(gè)體差異，常會使領(lǐng)導(dǎo)在制定決策、處理事務(wù)時(shí)產(chǎn)生意見分歧，對此辦公室應(yīng)當(dāng)掌握了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，總攬全局，從大面出發(fā)，做領(lǐng)導(dǎo)之間溝通的橋梁，尋找共同點(diǎn)和平衡點(diǎn)，緩解意見矛盾，去異求同；協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系，高校的組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)院、部門眾多。每個(gè)學(xué)院和部門都有自己的工作職責(zé)和工作側(cè)重點(diǎn)，對于各自的發(fā)展方向定位不同，很可能會產(chǎn)生利益博弈，高校辦公室就要對此類事件進(jìn)行協(xié)調(diào)，與各部門保持聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決矛盾，整合學(xué)校資源，提高辦事效率，發(fā)揮合力效應(yīng)；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門、師生的關(guān)系，高校根據(jù)自身發(fā)展需要經(jīng)常會出臺一些政策，這就需要辦公室會同政策起草部門做好對全體師生以及其他部門的解釋工作，確保政策能夠落到實(shí)處，在部門或者師生有困難時(shí)要做好接待工作，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)解決，并做好安撫工作；協(xié)調(diào)與校外單位的關(guān)系，高校的發(fā)展離不開與外界環(huán)境的交流與聯(lián)系，高校辦公室就要充分發(fā)揮窗口與橋梁的作用，經(jīng)營、發(fā)展對外關(guān)系，樹立起良好的高校形象，為高校發(fā)展創(chuàng)造外部條件。

2.3參謀職能

高校辦公室是信息的集散地，辦公室要收集、篩選、整理各種有用的信息，及時(shí)向上級報(bào)告；辦公室還應(yīng)定期開展調(diào)研工作，及時(shí)獲取發(fā)展趨勢與動(dòng)向，并針對當(dāng)前問題提出具有針對性、實(shí)用性的對策，供高校領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

2.4督辦職能

做好上級批示文件與指導(dǎo)精神、高校方針政策的落實(shí)情況；做好高校領(lǐng)導(dǎo)布置的工作以及會議、決策的執(zhí)行情況；抓好學(xué)期、年度的工作要點(diǎn)，各單位的目標(biāo)責(zé)任制和階段性目標(biāo)的完成情況；監(jiān)督師生反映的涉及到師生利益事項(xiàng)的解決情況。

3.高校辦公室工作職能強(qiáng)化與拓展路徑

3.1強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量

要增強(qiáng)辦公室人員的服務(wù)意識，做到工作無小事，辦事不誤事，辦實(shí)事辦好事，對每一項(xiàng)工作都盡職盡責(zé)，著眼全局，抓清主次，分清條理，辦事不出錯(cuò)。一是要簡化工作流程，減少會議數(shù)量。要做好會議審核工作，控制會議的次數(shù)和規(guī)模，合理安排會議時(shí)間；簡化接待工作流程，做到公函接待，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理公務(wù)活動(dòng)。二是精簡文件簡報(bào)，控制發(fā)文數(shù)量，規(guī)范發(fā)文程序。三是糾正服務(wù)態(tài)度，杜絕推諉扯皮，提高服務(wù)效率，另外辦公室還應(yīng)提供主動(dòng)性服務(wù)，主動(dòng)參與、思考、創(chuàng)新，認(rèn)真工作，保證高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2強(qiáng)化參謀職能，提供發(fā)展助力

高校辦公室不僅要處理好日常瑣碎的工作，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)把握國家方針政策與高校教育發(fā)展動(dòng)態(tài)，分析當(dāng)前發(fā)展需求，強(qiáng)化辦公室的參謀決策職能，進(jìn)一步強(qiáng)化信息調(diào)研工作，建立起信息調(diào)研數(shù)據(jù)庫；開展專題調(diào)研活動(dòng)，了解師生的關(guān)注重點(diǎn)；推動(dòng)校務(wù)公開，促進(jìn)師生與學(xué)校管理層的進(jìn)一步溝通接觸；加強(qiáng)學(xué)習(xí)，開展工作研究，關(guān)注學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)難點(diǎn)，提高素養(yǎng)和綜合思維能力，為學(xué)校決策提供有價(jià)值的信息和參考意見，為學(xué)校發(fā)展提供基礎(chǔ)。

3.3做好組織協(xié)調(diào)，積極化解矛盾

高校辦公室在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作時(shí)要掌控全局，突出重點(diǎn)，既保持原則底線，又不失靈活處理。做好重要會議、重要活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作，會議、活動(dòng)開始前與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門做好溝通、銜接的工作，確保會議、活動(dòng)的順利開展；對突發(fā)事件做好應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)告信息，杜絕瞞報(bào)、謊報(bào)、遲報(bào)、漏報(bào)的現(xiàn)象，協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確的處理突發(fā)事件；協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí)應(yīng)做到對上不盲從對下不輕視，按章辦事，團(tuán)結(jié)一致，及時(shí)化解各方矛盾，確保高校的穩(wěn)定。

3.4做好督辦工作，確保上情下達(dá)

當(dāng)前高校已經(jīng)形成比較科學(xué)、完善的管理制度，但是如何確保制度的執(zhí)行是高校管理工作的一個(gè)短板。辦公室的督辦職能是對制度、決策執(zhí)行的重要保證。因此在辦公室的工作中，不僅要將各項(xiàng)指令傳達(dá)到位，還要加強(qiáng)對指令執(zhí)行的督查力度，確保各教學(xué)單位、職能部門的工作落到實(shí)處，執(zhí)行到位，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度和效果，以便于決策管理層掌控全局，做更好的發(fā)展部署。

新時(shí)期的高校辦公室工作充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，辦公室應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮職能管理作用，提高工作水平和辦事效率，為高校改革發(fā)展事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙金瑞，孫強(qiáng).新形勢下高校辦公室做好服務(wù)工作的若干思考[J].中國建設(shè)教育， 2012，4.

[2]李巧.淺談高校辦公室的職能[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2013， 26.