會計電算化實踐教學(xué)常見問題及對策

彭姚

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷完善，會計領(lǐng)域也不斷的融入了計算機、互聯(lián)網(wǎng)等先進的技術(shù)，向著智能化的趨勢發(fā)展，逐漸形成了會計電算化。但是我國的會計電算化在實踐過程中，仍面臨著安全性以及制度管理等方面的問題，這并不利于其穩(wěn)定的發(fā)展。對此本文就會計電算化存在問題與對策展開分析，希望對于我國會計領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展，起到積極促進的作用。

【關(guān)鍵詞】對策分析會計電算化；教學(xué)

引言

目前，大部分院校選擇用友ERP-U8V10.1版本開展本校的實踐教學(xué)活動，主要原因在于一方面用友ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，細節(jié)設(shè)置個性化，包括了系統(tǒng)管理、公用基礎(chǔ)檔案設(shè)置、總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、應(yīng)收款管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、UFO報表系統(tǒng)和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等。另一方面，各個省的會計技能大賽乃至國賽都是以該軟件作為比賽平臺，隨著各個院校對技能大賽的重視，該軟件也得以在各個院校廣泛使用。然而，由于該軟件版本比較復(fù)雜及軟件本身存在的問題，初學(xué)者在該軟件學(xué)習(xí)過程中會出現(xiàn)各種問題。因此，筆者主要總結(jié)了一部分用友ERP-U8V10.1財務(wù)軟件在總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)以及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)在實踐教學(xué)過程中遇到的問題，并進行分析解繼而提出相應(yīng)的解決方案，希望能給該門課程的初學(xué)者及感興趣者提供一些力所能及幫助。

會計電算化在憑借著自身高效、準確等優(yōu)勢技術(shù)特征，被大眾認可被廣泛企業(yè)應(yīng)用，但是其在實踐的過程中，仍處于摸索性前進的階段，還存在一系列急需要完善的問題，加強此方面的研究是非常有必要的，繼而為其會計電算化的成熟發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、會計電算化的現(xiàn)狀

會計電算化是指在計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，由指定的技術(shù)人員、操作人員進行會計軟件的編制、操作人員，利用計算機代替人工的完成會計業(yè)務(wù)操作，主要操作工作包括填制憑證、記賬，以及會計信息預(yù)測、決策等工作內(nèi)容。我國會計領(lǐng)域，融入會計電算化最初從1970年開始，經(jīng)過不斷的嘗試和調(diào)整繼而發(fā)展到了如今的管理型會計軟件發(fā)展階段。目前電子計算機貫穿于會計領(lǐng)域會計工作的全過程，并且會計軟件也實現(xiàn)了通用化。實際上看似我國會計電算化已經(jīng)非常的普及了，但是在一些偏遠的山區(qū)還是比較落后的，發(fā)展的遠不如中心城市優(yōu)化，受到的經(jīng)濟技術(shù)等方面的影響，造成了會計電算化發(fā)展的嚴重不平衡現(xiàn)象。

二、會計電算化存在的問題

（一）會計軟件安全性方面

第一，兼容性差。會計電算化軟件在應(yīng)用的過程中，問題也的暴露出來，尤其是軟件的安全性問題，當前大部分的企業(yè)，為了節(jié)約成本，或是對此方面的不理解，常在會計電算化進程中，只注重軟件的開發(fā)、軟件購買等，而不注重軟件的安全問題，最終導(dǎo)致信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定。且大部分設(shè)計公司，都只注重會計軟件開發(fā)模式、特點的突出，而導(dǎo)致大部分會計軟件相互不能兼容。

第二，數(shù)據(jù)保密性差。財務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)保護的重點對象，直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展；但是大部分的軟件設(shè)計、開發(fā)公司，只注重軟件中理財?shù)裙δ艿拈_發(fā)，忽略數(shù)據(jù)保護安全程度的加深，自身的安全漏洞，給病毒、黑客等行為制造了機會，且一旦被攻擊侵入，直接造成數(shù)據(jù)信息的丟失且無法恢復(fù)，給企業(yè)的經(jīng)濟利益造成不小的影響。

第三，軟件集成化、通用化程度低。財務(wù)軟件基本上都是一套軟件，并沒有充分的考慮到了實行單位的核算特點，導(dǎo)致大部分的企業(yè)仍采取手工做賬的方式。同時系統(tǒng)舒適化工作量大、系統(tǒng)體積外觀大、軟件使用復(fù)雜、數(shù)據(jù)接口要求較多等常見的問題，導(dǎo)致信息共享性差，會計信息作用得不到有效的發(fā)揮。

（二）電算化管理制度方面

電算化管理制度是企業(yè)開展會計電算化工作的保障，但是實際上大部分的企業(yè)并不注重電算化管理制度的完善以及落實，最終導(dǎo)致問題重重。電算化管理制度方面的問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

第一，系統(tǒng)規(guī)定不明確。大部分企業(yè)的會計工作，都是能夠隨時上機操作的，一般不需要密碼，即使設(shè)置密碼也是非常簡單便于記憶和操作的；加上企業(yè)安全意識較差，都不會設(shè)置操作記錄，也沒有及時的登記、儲存打印材料，出現(xiàn)問題后都是互相推脫，并不能及時的進行責任追究。

第二，數(shù)據(jù)文件方面。大部分的企業(yè)都會備份輸出的數(shù)據(jù)文件，認為備份就不需要進行保護了，導(dǎo)致文件資料丟失，造成數(shù)據(jù)文件恢復(fù)性不強的現(xiàn)象。

第三，內(nèi)部審計不到位。大部分的企業(yè)，各個部門各個審計人員自身對于電算化系統(tǒng)并不是全面的了解，對此就對于內(nèi)部審計、控制工作認識不全面，最終導(dǎo)致內(nèi)審工作不到位，繼而增加了管理的難度。

（三）人員方面

我國大部分的企業(yè)都缺乏專業(yè)化的計算機應(yīng)用人才，加上已有的員工基礎(chǔ)知識、操作理論等只適用于以往的做賬方式，滿足不了會計電算化應(yīng)用要求，需要操作人員具備一定的專業(yè)會計知識、計算機知識、財務(wù)軟件應(yīng)用技術(shù)等，對此還需要加強完善。

三、實踐教學(xué)系統(tǒng)操作過程中的常見問題

（一）往來款項科目的期初余額發(fā)生變動，導(dǎo)致與真實余額不符

原因分析：在以下情況下，科目余額錄入時，不能輸入明細余額，而只能輸入總賬余額：

1.應(yīng)收、預(yù)收科目未進行輔助核算中的“客戶往來”設(shè)置；

2.應(yīng)付、預(yù)付科目沒有進行輔助核算中的“供應(yīng)商往來”設(shè)置：

3.其他應(yīng)收應(yīng)付科目沒有在輔助核算中進行“個人往來”設(shè)置。

在上述情況下導(dǎo)致試算不平衡的原因：在總賬余額錄入完成之后，會彈出相應(yīng)的窗口提示完善上述科目的輔助核算設(shè)置，由于之前已經(jīng)錄入總賬余額，輔助核算的操作勢必在另外一種形式上增加了總賬的最終余額，最終導(dǎo)致試算不能平衡。但是如果只進行輔助核算更改，而不進行明細余額輸入，雖然最終的試算平衡，但是在后續(xù)工作中，會導(dǎo)致憑證輸入或者賬簿生成發(fā)生錯誤。

解決方法：

1.首先找到需要修改輔助核算設(shè)置的會計科目，雙擊，彈出入“修改”對話框，然后單擊“修改”，進入相應(yīng)的界面取消原本在輔助核算中進行的設(shè)置選項；

2.返回會計科目期初余額錄入的界面，將原本錄入的科目余額修改為0；

3.再次雙擊該會計科目進入“修改”對話框，重新設(shè)置所需要設(shè)定的屬性；

4.按照提示，錄入該科目的明細余額，從而生成正確的總賬余額。

（二）出納人員無法執(zhí)行簽字職能

原因一：在總賬的選項設(shè)置中，沒有對“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項進行設(shè)置。解決方法：進入總賬模塊，單擊“設(shè)置”，選中“選項”進入選項設(shè)置窗口，點擊“權(quán)限”標簽頁，在權(quán)限控制中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”即可。

原因二：沒有分清“出納”和“出納簽字”的概念，導(dǎo)致在設(shè)置中出現(xiàn)錯誤，并沒有賦予出納“出納簽字”的權(quán)限。解決方法：分清兩者區(qū)別，在“系統(tǒng)管理-權(quán)限-權(quán)限”窗口中選擇“總賬-憑證-出納簽字”選項。

原因三：出納找不到需要簽字的憑證。解決方法：（1）確認憑證查詢時所輸入的時間與所需要簽字的憑證日期一致；（2）若現(xiàn)有的憑證中沒有涉及“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的憑證，其他憑證不需要出納進行簽字。

原因四：未對現(xiàn)金科目和銀行科目進行指定設(shè)置，出納無法執(zhí)行“簽字”職能解決方法：找到“基礎(chǔ)設(shè)置”，選擇“財務(wù)”選項中的“會計科目”選項，打開“會計科目”選項，單擊菜單欄中的“編輯”，在下拉菜單中選中“指定科目”選項，進入“指定科目”設(shè)置窗口，接著選中現(xiàn)金科目，然后在待選科目欄選中“1001庫存現(xiàn)金”，點擊“>”，同樣完成銀行科目的指定，最后單擊“確定”按鈕。

（三）“應(yīng)收賬款”“應(yīng)付賬款”等債權(quán)債務(wù)類科目無法設(shè)置受控系統(tǒng)

原因分析：當一個企業(yè)涉及多個客戶或者供應(yīng)商的時候，就需要對如應(yīng)收賬款類的債權(quán)科目以及應(yīng)付賬款類的債務(wù)科目錄入明細，因而需要對兩者的受控系統(tǒng)進行設(shè)置。而如果未對上述會計科目進行相應(yīng)的輔助核算設(shè)置時，就會造成上述會計科目無法設(shè)置受控系統(tǒng)的情況。解決方法：首先將如應(yīng)收賬款類的債權(quán)科目以及應(yīng)付賬款類的債務(wù)科目在輔助核算中分別設(shè)置為“客戶往來”和“供應(yīng)商往來”，其次，在設(shè)置頁面下方，選擇受控系統(tǒng)。需要注意的是會計科目一旦被使用，原先受控系統(tǒng)設(shè)置為“應(yīng)收系統(tǒng)”“應(yīng)付系統(tǒng)”的科目將不能再變更受控系統(tǒng)。當上述會計科目被設(shè)置了受控系統(tǒng)后，就只能在相應(yīng)的模塊中進行使用，如“應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)”或者“應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)”，總賬模塊中無法使用相關(guān)科目進行業(yè)務(wù)處理，如若系統(tǒng)中沒有啟用相應(yīng)的模塊或沒有購買相應(yīng)模塊，則需要重新設(shè)置會計科目受控系統(tǒng)為“無受控系統(tǒng)”，才能繼續(xù)在總賬模塊中進行使用。

（四）人員檔案不能增加

原因一：增加人員檔案時，沒有選中二級部門，只選擇了一級部門，從而造成無法添加人員檔案。解決方法：添加人員檔案時，選中最低一級的部門類別，再進行添加。

原因二：當薪資系統(tǒng)模塊中進行業(yè)務(wù)處理需要添加人員檔案時，本模塊是無法添加的，需要進入基礎(chǔ)設(shè)置中進行添加。解決方法：退出薪資系統(tǒng)模塊，進入“基礎(chǔ)設(shè)置”中的“基礎(chǔ)檔案”，選擇“人員檔案”選項，進入到添加人員檔案的窗口，選擇部門類別，點擊增加即可。

（五）無法進行工資項目設(shè)置中的公式設(shè)置

原因分析：沒有添加相應(yīng)的人員檔案。解決方法：系統(tǒng)操作有著嚴格的順序要求，在設(shè)置好部門類別的基礎(chǔ)上，添加人員檔案，之后才能進行工資項目設(shè)置中的公式設(shè)置。順序如有錯誤，將無法進行相關(guān)設(shè)置。

（六）工資分攤錯誤

原因一：工資變動頁面上數(shù)據(jù)出現(xiàn)了錯誤解決方法：確認工資變動頁面上的數(shù)額是否正確，若不正確，會導(dǎo)致工資分攤錯誤。

原因二：在工資分攤設(shè)置中，工資項目、借貸方科目設(shè)置錯誤。解決方法：確保工資分攤設(shè)置里，相關(guān)設(shè)置是正確的。

原因三：部門的類別和人員類別不相符，使得工資分攤出現(xiàn)錯誤。解決方法：修改相關(guān)的人員檔案或者部門檔案，使得兩者相匹配。

原因四：進行工資分攤時，沒有選擇“明細到工資項目”解決方法：重新進入“工資分攤”，選中“明細到工資項目”，重新計算。

（七）初始設(shè)置出現(xiàn)錯誤

原因分析：在進行固定資產(chǎn)初始設(shè)置時，信息設(shè)置錯誤。部分信息在初始設(shè)置過后可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解決方法：（1）若是后期可修改的信息，進入“固定資產(chǎn)-設(shè)置-選項”，點擊“編輯”，對初始設(shè)置進行修改；（2）若是后期不可修改的信息，可進入“固定資產(chǎn)-維護”選擇“重新初始化賬套”，則重新進入初次啟用固定資產(chǎn)管理模塊的狀態(tài)，但是需要注意的是選擇“重新初始化賬套”，會使得原先在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入的信息丟失。

（八）錄入完原始卡片，對賬不平衡

原因分析：由于錄入固定資產(chǎn)原始卡片時，金額輸入錯誤。解決方法：點擊“固定資產(chǎn)”→“卡片”→“卡片管理”，如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的原值與總賬的原值不平衡，將每一張固定資產(chǎn)原始卡片的原值與實驗資料核對，查找原始卡片錄錯的原值，并改正即可。如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡，同理。

（九）進行日常業(yè)務(wù)處理后，對賬不平衡

原因一：在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)未完成制單工作時：確保制單工作已經(jīng)順利完成。在固定資產(chǎn)模塊中找到“處理”選項，單擊，選擇“批量制單”，先完成沒有制單為業(yè)務(wù)。然后在總賬系統(tǒng)分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

原因二：在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)完成所有制單工作后，未在總賬模塊中進行審核記賬解決方法：制單工作已經(jīng)完成，但是還沒有在總賬模塊中審核記賬，則在總賬系統(tǒng)分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

原因三：在固定資產(chǎn)系統(tǒng)已完成所有需制單的業(yè)務(wù)的制單，在總賬系統(tǒng)記賬完畢，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬仍然不平衡，這種情況一般是固定資產(chǎn)中業(yè)務(wù)減少所導(dǎo)致的，通常制單中的“累計折舊”科目的金額是系統(tǒng)自動生成的，但是這個金額是本期計提折舊前的累計金額，而非本期實際累計的金額。而正確的金額是計提折舊后該固定資產(chǎn)的卡片中“累計折舊”金額（此時該固定資產(chǎn)的卡片已被刪除，無法查看）或是折舊清單中該固定資產(chǎn)累計折舊的金額，最終導(dǎo)致固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡。解決方法：改正步驟：（1）賬套主管取消記賬，對該憑證取消審核；（2）制單員登錄企業(yè)門戶，點擊“業(yè)務(wù)工作”→“財務(wù)會計”→“固定資產(chǎn)”→“處理”→“憑證查詢”，找到存在錯誤的憑證，進行修改，將“累計折舊”科目的金額按折舊清單中該固定資產(chǎn)累計折舊的金額改正，并調(diào)平固定資產(chǎn)清理的金額，保存憑證；（3）賬套主管對該記賬憑證審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

四、改善會計電算化工作的對策

（一）注重會計專業(yè)人才的培養(yǎng)

為了更好的保證會計電算化的實施效果，就需要加強會計專業(yè)人才的培養(yǎng)，讓其在靈活運用會計專業(yè)理論知識的同時，靈活操作計算機，掌握計算機安全操作、維護及管理等方面的知識。對此可以適當?shù)恼{(diào)整高等院校會計電算化專業(yè)、財務(wù)計算機專業(yè)的教學(xué)結(jié)構(gòu)，注重財務(wù)、計算機方面知識實踐結(jié)合能力的全方位培養(yǎng)，為企業(yè)培養(yǎng)更多的優(yōu)秀專業(yè)會計工作人才。其次注重綜合型人才的培養(yǎng)，保證計算機操作、日常維護的質(zhì)量、效率。

（二）提升會計軟件保密性

在保證原始數(shù)據(jù)準確錄入的同時，加強輸入數(shù)據(jù)后的校驗，以及對操作人員的職能控制，從而更好的保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性；同時也要加強權(quán)限設(shè)置，積極構(gòu)建會計信息崗位責任制度。避免計算機被攻擊侵入，需要加強安全防護工作，及時的安裝、更新防護軟件，像防火墻、安全漏洞掃描系統(tǒng)等，繼而保證數(shù)據(jù)的安全性。

（三）構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度

首先確保原始數(shù)據(jù)信息操作的安全性、正確性，其次對上機、操作流程進行制定規(guī)則，最后制定相互監(jiān)督、制約的管理制度，尤其是工作人員崗位職責的落實和控制，繼而確保系統(tǒng)職責的相容性。

五、結(jié)論

會計電算化這門課是一門側(cè)重于動手能力的實踐操作比較強的課程，是對前期所學(xué)會計基礎(chǔ)、財務(wù)會計等會計理論知識的應(yīng)用。而ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，在軟件操作中的各個模塊、各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是相互關(guān)聯(lián)、相互傳遞的，在此僅僅探討了用友ERP-U8V10.1財務(wù)軟件中的總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中常見的幾個問題，還有其他的問題如供應(yīng)鏈管理等內(nèi)容還有待于進一步深入探究。

綜上所述，通過對會計電算化存在問題與對策分析，發(fā)現(xiàn)雖然其處于管理型會計軟件發(fā)展階段。但是自身的安全性、內(nèi)部控制制度等方面還需要完善，對于以上問題，提出了注重會計專業(yè)人才的培養(yǎng)、提升會計軟件保密性以及構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度等措施，繼而推動我國會計水平的提升。

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