信息時(shí)代電力系統(tǒng)檔案一體化管理探究

陳芳文

摘要：本文對(duì)檔案以及檔案一體化管理的涵義進(jìn)行了敘述，將信息時(shí)代電力系統(tǒng)檔案一體化存在的不足以及具體的提高策略進(jìn)行了詳細(xì)的探究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；電力系統(tǒng)；檔案一體化；探究

一體化就是將一些相互之間獨(dú)立的實(shí)體結(jié)合為一個(gè)實(shí)體的過(guò)程。檔案一體化管理是將電子類文件、信息以及計(jì)算機(jī)這些技術(shù)作為一體的檔案管理工作方式，是一個(gè)全新的管理技術(shù)、方法及思想。檔案一體化管理模式逐步的取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，成為信息時(shí)代的必然選擇。

一、檔案及檔案一體化管理的涵義

人類在實(shí)踐的過(guò)程中所保存下來(lái)很豐富的最原始的那些信息類的資源，就是現(xiàn)在所說(shuō)的檔案。檔案?jìng)鬟_(dá)出來(lái)的是事實(shí)的真相及歷史，檔案的管理工作就代表著尊重經(jīng)驗(yàn)、歷史及事實(shí)。伴隨信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)信息的管理工作已經(jīng)開(kāi)始由之前的紙質(zhì)類開(kāi)始向電子化，檔案開(kāi)始變的越來(lái)越具有綜合性，開(kāi)始集科學(xué)、政治以及服務(wù)為一體，作用也非常明顯，成為電力系統(tǒng)非常重要的組成部分。

傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)不斷發(fā)展的時(shí)代需求，電子類文件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的一體化管理應(yīng)運(yùn)而生，成為時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。檔案管理工作具有三層的特性，即政治、管理以及服務(wù)，檔案管理工作的存在就是將檔案與檔案管理人之間所存在的矛盾進(jìn)行解決。檔案信息非常關(guān)鍵的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)精度要求高，信息量非常的大，信息時(shí)代的到來(lái)恰好可以解決這些問(wèn)題，檔案一體化的利用及管理指的是用科學(xué)的組織及方法、指導(dǎo)思想及手段等有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理，將檔案工作的質(zhì)量及效率進(jìn)行提高，為檔案管理提供現(xiàn)代化的理論基礎(chǔ)，檔案一體化的管理工作呈現(xiàn)多越來(lái)越多的優(yōu)勢(shì)。

二、信息時(shí)代電力系統(tǒng)在檔案一體化管理中存在的不足

（一）傳統(tǒng)的檔案管理給現(xiàn)在留下了很多麻煩

信息時(shí)代的到來(lái)，電力系統(tǒng)越來(lái)越意識(shí)到檔案管理的重要性，慢慢的也在加大資金的投入，所以，以前的檔案管理的還算不錯(cuò)。但是，由于之前電力系統(tǒng)的檔案特別多，很多都是紙質(zhì)，并沒(méi)有全面的掃描進(jìn)行電子化的保管，利用過(guò)程中，就很容易出現(xiàn)翻爛的情況，這樣是很不利于電力系統(tǒng)檔案的保管的。

（二）對(duì)檔案一體化管理和利用還是很不規(guī)范

信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)電力系統(tǒng)提出了更高的要求，但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，還是很難做好科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行立卷以及科學(xué)分類，在管理的過(guò)程中很難系統(tǒng)、規(guī)范且非常科學(xué)的管理檔案。

（三）檔案的管理人員整體的綜合素質(zhì)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)

電力系統(tǒng)以前很多的管理工作都是手工來(lái)完成，相比較而言還是很落后的。伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息化在不斷的加強(qiáng)過(guò)程中，可是現(xiàn)在很多檔案工作者并沒(méi)有經(jīng)過(guò)很特別的訓(xùn)練，不能滿足信息時(shí)代電力系統(tǒng)的要求，需要不斷的提升自身的綜合素質(zhì)，來(lái)滿足不斷發(fā)展的時(shí)代需要。

（四）檔案一體化管理配套的設(shè)備還不是很齊全

由于電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的管理工作都是通過(guò)手工完成，所以并沒(méi)有配備很多先進(jìn)的設(shè)備。在這種情況之下，即使檔案的工作者具有很高的綜合素質(zhì)，若沒(méi)有完善的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，也難以完成電子系統(tǒng)檔案一體化的管理工作，這很不利于電子系統(tǒng)檔案一體化的實(shí)施。

三、在信息時(shí)代促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案一體化管理的措施

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)電力系統(tǒng)的檔案一體化管理工作

信息時(shí)代的到來(lái)，在帶來(lái)方便的同時(shí)也帶來(lái)了很多弊端，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)還是存在很多弊端的。所以，一定要進(jìn)一步加強(qiáng)電力系統(tǒng)的檔案一體化管理工作。電子類的檔案應(yīng)該進(jìn)行專項(xiàng)式的管理，在對(duì)電力系統(tǒng)檔案技術(shù)方面相關(guān)的文件整理的過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)管理以及存儲(chǔ)方面的管理工作，整理原件資料的時(shí)候，應(yīng)該特別注意將原件保存好。

（二）健全信息時(shí)代檔案一體化管理相應(yīng)的法律法規(guī)制度

檔案一體化管理工作的實(shí)施其主要的目的就是確保檔案信息的安全，所以，一定要健全對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)制度。當(dāng)今社會(huì)，人類賴以生存的最基本的生產(chǎn)要素就是信息、物質(zhì)及能源。介于此，一定要相應(yīng)的制定出相符合的法律法規(guī)制度。將檔案的管理工作在制度方面進(jìn)行細(xì)化，盡量做到一個(gè)人一個(gè)崗位，一個(gè)崗位一臺(tái)電腦機(jī)器，將檔案一體化管理的制度全面的完善。使檔案的信息安全的進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)的予以建設(shè)，檢測(cè)也要規(guī)范并標(biāo)準(zhǔn)。在具體的建設(shè)過(guò)程中要做到有具體的標(biāo)準(zhǔn)可參考，有法律法規(guī)可遵循，真正的做好檔案一體化管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。

（三）完善電力系統(tǒng)檔案一體化管理體系，將系統(tǒng)存在的不足找到并彌補(bǔ)好，提升防范的水平

在對(duì)檔案一體化進(jìn)行管理的過(guò)程中，要將檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升起來(lái)，將安全的防范意識(shí)加強(qiáng)，將個(gè)人的職責(zé)明確下來(lái)，將管理人員在培訓(xùn)方面的教育工作加強(qiáng)，提升檔案管理人員的綜合能力。

（四）將電子系統(tǒng)檔案一體化資料相關(guān)的配套基礎(chǔ)設(shè)施落實(shí)好

信息時(shí)代，電子檔案系統(tǒng)的一體化離不開(kāi)完善的基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，在對(duì)電子系統(tǒng)檔案一體化的資料進(jìn)行管理的過(guò)程中，若配套的基礎(chǔ)設(shè)備質(zhì)量特別差，外部的環(huán)境也非常的惡劣，就很容易使檔案資料出現(xiàn)不可預(yù)測(cè)的問(wèn)題，檔案所存儲(chǔ)的時(shí)間也將相應(yīng)的縮短。

四、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代電力系統(tǒng)檔案的一體化管理是一個(gè)全過(guò)程的管理工作，主要強(qiáng)調(diào)的主體是電子文件。這種信息的記錄模式具有歸納及連續(xù)的特性，是對(duì)信息檔案的歸檔及整理、處理并保存，在實(shí)際的過(guò)程中進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程，值得推廣。

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