更好地發(fā)揮文檔一體化管理優(yōu)勢的保障

劉士影

摘要：在大的項(xiàng)目管理中，很多都應(yīng)用文檔一體化的管理模式，因其獨(dú)特的優(yōu)勢，被工程管理方逐漸認(rèn)可。公司1000萬噸/煉油工程應(yīng)用文檔一體化的管理過程中，發(fā)現(xiàn)適應(yīng)其成長的土壤、水和陽光，即以下幾個(gè)方面是文檔一體化的管理模式成長的必備條件。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；工程管理

一、IPMT的人員管理機(jī)制為一體化管理提供了機(jī)構(gòu)保障（土壤）

（一）公司IPMT管理模式

煉油企業(yè)的建設(shè)期使用人員與生產(chǎn)期使用人員素質(zhì)要求有很大的區(qū)別，處于建設(shè)階段時(shí)需要多為有施工管理經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員，而公司儲備的多為生產(chǎn)管理的技術(shù)人員，而且建設(shè)期結(jié)束后，在生產(chǎn)階段不再需要眾多的工程管理人才，所以公司在工程建設(shè)期間主要采用了IPMT聯(lián)合工程管理模式。聯(lián)合工程管理模式IPMT（Integrated Project Management Team），指一體化項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，主要有公司、英國的AMEC公司及寰球工程公司共同組成。利用AMEC公司先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)及管理軟件，發(fā)揮寰球工程公司人員優(yōu)勢，展示公司員工認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，在工程管理的各個(gè)崗位中發(fā)揮各自的優(yōu)勢。在工程管理中，共形成200多個(gè)程序文件，規(guī)范了管理中的工作流程及主要職責(zé)。所有人員按程序文件要求人盡其責(zé)，利用本身的管理經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化管理，沒有明顯的身份的區(qū)別是組成這個(gè)優(yōu)秀管理團(tuán)隊(duì)的最大的不同。機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，決定了文檔一體化的管理模式，也是文檔一體化管理的重要保障。

（二） 文檔一體化中人員模式

文檔人員身兼數(shù)職，即文控工程師又是兼職檔案員，負(fù)責(zé)文件的審核和傳遞的同時(shí)還負(fù)責(zé)文件的整理歸檔，根據(jù)工作量進(jìn)行工作職責(zé)轉(zhuǎn)換，當(dāng)文檔人員的工作量增加后，在文檔人員中出現(xiàn)專職檔案人員，并由1名專職檔案人員變成2名，而文控人員也在增加，文檔人員最多時(shí)達(dá)46人。但人員管理方面始終在一個(gè)文檔中心，人員各司其職，沒有身份的區(qū)別，只有工作的配合，真正體現(xiàn)了文檔一體化管理的優(yōu)勢，保障最終檔案的歸檔率。在實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理中人才的培養(yǎng)和程序文件的規(guī)范起了很大的作用，也成為應(yīng)用文檔一體化管理模式的一項(xiàng)重要保障。

二、完善的程序文件為一體化管理提供制度保障（水）

（一）規(guī)范程序文件的程序文件

公司共形成263個(gè)管理程序文件，最先發(fā)布的程序文件為“IPMT程序制定以及修改管理PGRP1-GEN-PRO-0046”，該程序文件經(jīng)過各部門的討論，最終經(jīng)文檔人員審核，由質(zhì)量部門發(fā)布，規(guī)定程序文件形成的工作流程，審批流程及修訂流程。同時(shí)，對文件格式，頁面設(shè)置，字體，行距都有嚴(yán)格規(guī)定，每個(gè)程序文件應(yīng)按此規(guī)定執(zhí)行，由文檔人員負(fù)責(zé)審核，只有合格的程序文件才能下發(fā)執(zhí)行。該程序文件的發(fā)布，使用整個(gè)程序文件發(fā)布在受控狀態(tài)，保障了所有程序文件的格式統(tǒng)一，字體一致，同時(shí)強(qiáng)調(diào)文檔人員在整個(gè)工作中的地位。

（二）文件的控制程序

緊隨其后發(fā)布的就是“文件控制程序PGRP1-GEN-PRO-0060”文件，程序文件只是管理文件的一種，但公司還有其它的文件要管理，文件控制程序是文檔人員的工作手冊，也是其它人員了解和尊重文檔人員的前提，是公司正常進(jìn)行管理工作的重要程序文件。此文件確立文檔人員在文件管理中的地位，文件通過文控人員進(jìn)行發(fā)放和接收，私自傳遞文件不能作為文件傳遞的依據(jù)。

（三） 文件的編碼程序

統(tǒng)一管理的文件體系及管理軟件必然需要一個(gè)統(tǒng)一的編碼程序，但要將工程所有的文件都管理起來的編碼規(guī)定要求特別高，公司各方面的專家集中在一起，經(jīng)認(rèn)真討論，考慮工程管理的特點(diǎn)及文件的特點(diǎn)，形成最終的八個(gè)字段27位編碼架構(gòu)，并使用該規(guī)則對各類文件都試驗(yàn)給出編碼，查驗(yàn)編碼規(guī)定的正確性，找到可能出現(xiàn)重碼的情況，再對程序文件進(jìn)行了完善，形成最終的編碼程序文件。

（四）各類文件的管理程序文件

公司的管理文件類別有很多，但要管理眾多的文件，就會有眾多的文件規(guī)定的程序文件，因?yàn)楣ぷ髦形臋n人員參與到程序文件的制訂當(dāng)中，在各文件規(guī)定中詳細(xì)規(guī)定了文件的格式，字體等方面的要求。對不合格的文件，文檔人員可提出審核意見，直到文件合格才得到簽發(fā)和傳遞。公司對合同文件、設(shè)計(jì)文件、竣工文件、信函、傳真等多類文件都有明確規(guī)定，保障整個(gè)公司的文件管理受控，同時(shí)也保障文件的歸檔質(zhì)量。

（五） 檔案管理規(guī)定

在發(fā)布這些程序文件之前，公司提出了檔案管理規(guī)定及歸檔范圍。作為公司的管理規(guī)定，在工程管理中由文檔人員監(jiān)督執(zhí)行，主要體現(xiàn)在文控人員按檔案要求審核文件，并注意在工作中積累歸檔范圍內(nèi)的文件并及時(shí)歸檔，保證各部門歸檔率。

三、良好的工作環(huán)境為一體化管理提供保障（陽光）

（一）軟環(huán)境優(yōu)勢

管理中發(fā)揮國際化管理的優(yōu)勢，利用先進(jìn)的管理軟件Cimage和Convero，提高了文檔管理水平。公司管理人員通過電腦，登錄Convero管理系統(tǒng)及郵件系統(tǒng)，獲取文控人員傳遞的文件及信息。這樣的管理模式改變了傳統(tǒng)工作模式，員工獲取信息的主要方式由老企業(yè)的紙質(zhì)版，改為現(xiàn)在的電子版。這一改變大大減少了紙張的使用，節(jié)省了管理費(fèi)用開支。

（二）硬件優(yōu)勢

公司提供網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)，完全適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要，公司員工注冊了郵箱賬號，考慮郵箱容量問題，為完成傳遞大容量的電子文件，建立了FTP網(wǎng)絡(luò)硬盤，為公司員工使用電子文件打下良好的硬件基礎(chǔ)，也為電子文件的傳遞提供了方便條件。機(jī)構(gòu)、人員及環(huán)境等方面的管理特點(diǎn)為文檔一體化管理模式提供保障，也確保了最終文件的歸檔質(zhì)量，為項(xiàng)目檔案達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確打下良好基礎(chǔ)。