用活Excel內(nèi)置功能花樣保護文檔

技術(shù)宅

日常工作中，我們制作的Excel文檔在傳閱過程中經(jīng)常會由于其他員工的編輯導(dǎo)致數(shù)據(jù)出錯。傳統(tǒng)簡單的添加只讀保護常常無法很好地保護文檔安全，因為它是針對整個工作簿進行保護，而有時候我們需要對某個工作表或者某些行列數(shù)據(jù)進行保護。其實Excel還內(nèi)置很多組件可以用來對文檔進行更為靈活的保護。

許看不許動 將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為圖片

在Excel中最重要的元素就是各種數(shù)據(jù)，如果要保護自己的數(shù)據(jù)不被瀏覽者更改，直接將圖片“變?yōu)椤睙o法編輯的圖片是個很好的保護方法。不過并不是直接截圖，而是通過鏈接圖片的方法實現(xiàn)。比如一份原始的每日銷量統(tǒng)計表，因為數(shù)據(jù)每天都在添加，現(xiàn)在要截取截止到今天的數(shù)據(jù)給上司查閱，就可以使用連接圖片的方法（圖1）。

選中A1→B31數(shù)據(jù)，右擊選擇“復(fù)制”，然后選中需要展示數(shù)據(jù)的單元格，假設(shè)為E1，選中E1右擊選擇“開始→粘貼→鏈接的圖片”（圖2））。

這樣在E1就會自動出現(xiàn)一張和A、B列數(shù)據(jù)完全一樣的圖片數(shù)據(jù)，由于這里顯示的是圖片，因此瀏覽者除了查看是無法進行編輯的。不過這又是一張鏈接的圖片，它顯示的是引用=$A$1：$B$31里的數(shù)據(jù)，也就是說我們只要在A1：B31輸入或者更改數(shù)據(jù)，那么這兒圖片里的數(shù)據(jù)也會同步更改顯示，但是瀏覽者又無法編輯，可以很好地保護原始數(shù)據(jù)不被瀏覽者更改（圖3）。

秘密勿看 重要工作表玩隱藏

在平常制作的一些文檔中我們經(jīng)常會在表格中保存一些比較機密的信息，如產(chǎn)品的出廠價格、研發(fā)代號、合作廠商等商業(yè)信息。文檔保存在檔案庫后，我們不希望一般瀏覽者看到這些信息，對于這些信息現(xiàn)在可以使用隱藏的方法進行保護。

假設(shè)產(chǎn)品出廠價均保存在“出廠價格”這個工作表，在Excel中右擊該工作表選擇“隱藏”，這樣這個工作表就會自動隱藏起來了。為了避免其他用戶再通過“取消隱藏”的方法顯示工作表，點擊“審閱一保護工作簿”，在彈出的窗口中輸入需要保護的密碼（圖4）。

這樣用戶就無法通過“取消隱藏”的方法顯示工作表了，因為這里的命令都變?yōu)榛疑?，用戶只有通過上述設(shè)置的密碼取消保護才可以顯示隱藏的工作表（圖5）。

使用保護工作簿的方法可以很好地保護隱藏工作表的安全，但是密碼記憶是個問題。如果要徹底隱藏工作表而不需要記憶密碼，我們還可以通過VBA深度隱藏工作表。按下ALT+F11，打開VBA編輯器，在“工程”面板中選擇要隱藏的工作表如“出廠價格”，并在“屬性”面板中設(shè)置“Visible”屬性值為“2-xlSheetVeryHidden”（圖6）。

說明：“Visible”屬性值-1、0、2分別代表可見、隱藏和絕對隱藏。比如設(shè)置為0-x1SheetHidden則為普通隱藏，可通過“格式→江作表→取消隱藏”取消隱藏工作表；“2-xlSheetVeryHidden'則為深度隱藏，需要顯示工作表時要同上進入VBA設(shè)置，將其屬性再設(shè)置為-1才可以正常顯示。

局部保護 用活Excel的工作表保護

上述方法是對整個工作表進行隱藏，很多時候上述機密數(shù)據(jù)可能保存在某些行列中，對于這類數(shù)據(jù)，我們可以通過隱藏特定行列的方法進行保護。比如重要數(shù)據(jù)在B列，選中B列右擊選擇“隱藏”，這樣B列的內(nèi)容就自動隱藏了（圖7）。

如果要顯示隱藏列，則選中A、C列，右擊選擇“取消隱藏”即可。同樣的，為了避免用戶使用這種方法顯示隱藏列，點擊“審閱→保護工作表”，然后按提示輸入保護密碼，這樣取消隱藏菜單就無法使用，可以更好地保護隱藏的內(nèi)容（圖8）。

當(dāng)然我們還可以根據(jù)自己的實際需要靈活使用“工作表的保護”，比如工作表中標(biāo)題欄大多使用固定格式，如果希望只是保護標(biāo)題欄的內(nèi)容不被更改（其他內(nèi)容可以編輯），可以執(zhí)行如下操作。

選中文件中所有單元格，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在打開的窗口切換到“保護”標(biāo)簽，去除“鎖定”和“隱藏”前的勾選（圖9）。

返回工作表選中需要保護標(biāo)題欄的單元格，同上進入單元格保護設(shè)置，勾選“鎖定”和“隱藏”選項。同上，點擊“審閱→保護工作表”，開啟工作表的保護。這樣該工作表的標(biāo)題欄將自動保護，用戶試圖編輯的時候會被Excel拒絕，其他單元格則可以自由編輯，有效實現(xiàn)靈活保護（圖10）。