企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策的思考

范衛(wèi)華

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的歷史記錄，是國(guó)家檔案信息資源體系的重要組成部分，是企業(yè)全部活動(dòng)的真實(shí)記錄和寶貴財(cái)富，是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，是企業(yè)行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等必不可少的組成部分，企業(yè)只有結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，才能更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；存在問(wèn)題及對(duì)策思考

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展的足跡，承載著企業(yè)發(fā)展的歷史，企業(yè)檔案管理工作是當(dāng)代企業(yè)管理不可分割的一部分，為企業(yè)建設(shè)做出了重要的貢獻(xiàn)，但是我們也看到企業(yè)檔案管理工作還存在不少薄弱環(huán)節(jié)，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。本文結(jié)合自己的工作實(shí)際通過(guò)對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

檔案在企業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始記錄。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的人才資源、生產(chǎn)資源、科技資源和知識(shí)信息，推動(dòng)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。做好檔案管理工作，能使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案工作的存在的主要問(wèn)題及原因

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位

企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，缺少戰(zhàn)略性的思考，檔案管理人員缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性。加之基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，硬件軟件設(shè)施都比較落后，經(jīng)費(fèi)得不到保障，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。

2.檔案管理力量薄弱，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

大部分企業(yè)的檔案管理人員基本上是兼任，變動(dòng)比較頻繁，不易形成穩(wěn)定的檔案管理格局。沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟練，難以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作，致使企業(yè)檔案存在有檔不歸、歸而不全的短期行為，人為地造成企業(yè)檔案資源的匱乏和浪費(fèi)。

3.檔案管理質(zhì)量不高，檔案管理內(nèi)容存在缺失

檔案管理員未接受過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，對(duì)檔案的管理只能停留在立卷歸檔的基本層次，對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等混淆不清。對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案缺乏了解，無(wú)從進(jìn)行管理。檔案管理觀念也較為落后，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式。檔案收集被動(dòng)，檔案內(nèi)容匱乏，檔案載體的缺項(xiàng)，使檔案工作沒(méi)有豐富的物資主體，不能多角度、全方位地記錄企業(yè)的歷史面貌。檔案編制形式和內(nèi)容單一，以一次性編制為主。只追求編制成果的數(shù)量，嚴(yán)重影響了企業(yè)的檔案管理的效率及檔案在企業(yè)管理中作用的發(fā)揮，給檔案管理工作帶來(lái)了較大的困難，影響了企業(yè)的生存和發(fā)展。

4. 檔案信息化建設(shè)滯后，檔案信息資源利用率低

企業(yè)檔案信息化建設(shè)一直處于比較落后的階段。缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新，檔案管理與利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

1.深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化主體責(zé)任感

要加強(qiáng)檔案應(yīng)用意識(shí)的宣傳力度，使員工充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工作的重要性和檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作，真正把檔案管理工作納入企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃中，保障企業(yè)檔案工作得到足夠重視。同時(shí)加大資金投入，改善企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2. 建立健全檔案管理制度，規(guī)范企業(yè)檔案管理行為

企業(yè)檔案管理工作極具管理性和科學(xué)性，其專(zhuān)業(yè)的工作內(nèi)容和特點(diǎn)構(gòu)成其獨(dú)特的管理模式。企業(yè)要結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和檔案技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，把對(duì)企業(yè)檔案管理的先進(jìn)觀念、原則、做法及要求融入系統(tǒng)管理工作中，把檔案管理落實(shí)到檔案收藏的質(zhì)量、資源利用、服務(wù)效益等方面。

3.規(guī)范管理，科學(xué)立卷，提高檔案質(zhì)量

一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類(lèi)檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明；三要規(guī)范檔案管理工作。實(shí)行各種門(mén)類(lèi)、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，科學(xué)規(guī)范檔案工作流程

在充實(shí)檔案內(nèi)容、提高檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，要有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。要不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，促使檔案管理現(xiàn)代化，積極主動(dòng)地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

5.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，配備高素質(zhì)檔案人才

隨著企業(yè)現(xiàn)代化改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理的手段也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要通過(guò)教育和培訓(xùn)不斷提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專(zhuān)業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。

6.加快信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)利用信息資源

根據(jù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要，把企業(yè)檔案信息化納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的總體布局，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng)，資源共享，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，信息管理法制化。

7.切實(shí)做好企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作

企業(yè)要積極按照國(guó)家關(guān)于檔案保管保護(hù)的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對(duì)于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴(yán)密的安全措施，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)。同時(shí)還要做好涉及企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案的安全性的保護(hù)。

總之，新形勢(shì)下，檔案管理工作者必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提升自身專(zhuān)業(yè)與綜合素質(zhì)，利用信息技術(shù)大力開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，并積極探索創(chuàng)新檔案管理理念與方式，推進(jìn)檔案管理工作的先進(jìn)性、有效性的實(shí)施，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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