中小企業(yè)會計電算化系統(tǒng)實施問題及途徑的研究

鄭惠尹+文貽霖

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，為中小企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了良好的市場環(huán)境，越來越多的中小企業(yè)成為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主力，中小企業(yè)的發(fā)展問題也受到了社會的廣泛關(guān)注。財務(wù)管理是中小企業(yè)管理活動的核心內(nèi)容，財務(wù)管理的效率對于企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營效益有著重要的影響，為了提高財務(wù)管理的效率，很多中小企業(yè)都實施了會計電算化系統(tǒng)，但是由于受到中小企業(yè)規(guī)模小、管理意識薄弱等因素的影響，大多中小企業(yè)在會計電算化的實施過程中暴露出一些問題，影響了會計電算化的進(jìn)程?；诖?，本文就主要針對中小企業(yè)會計電算化實施的相關(guān)問題進(jìn)行簡單的分析。

關(guān)鍵詞：會計電算化 中小企業(yè) 財務(wù)管理

會計電算化在我國的起步較晚，從上世紀(jì)70年代末期才開始在國內(nèi)的企業(yè)中實施。會計電算化是集計算機(jī)學(xué)、信息學(xué)、管理學(xué)、會計學(xué)等學(xué)科知識為一體的一門綜合性的邊緣學(xué)科，其核心內(nèi)容就是運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作，完成記賬、算賬與報賬等相關(guān)的工作，同時運(yùn)用計算機(jī)對會計信息進(jìn)行集成處理，通過加工、預(yù)測和分析獲得相應(yīng)的數(shù)據(jù)集成處理結(jié)果，從而為管理者的決策提供必要的依據(jù)。會計電算化的實施使得會計人員可以從繁重的手工勞作中解放出來，而且也提高了會計信息的準(zhǔn)確性和可靠性，提高了會計的分析決策能力，有利于促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、實施會計電算化對中小企業(yè)的積極影響

中小企業(yè)中實施會計電算化系統(tǒng)是我國中小企財務(wù)管理的一次飛躍，不僅改變了傳統(tǒng)的手工會計操作處理方式，更加可以提高會計信息的處理效率，形成具有更高準(zhǔn)確性和真實性的會計信息，為中小企業(yè)的發(fā)展決策提供依據(jù)?？偟膩碚f，實施中小企業(yè)對中小企業(yè)產(chǎn)生了很多積極的影響，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有利于提高中小企業(yè)會計工作的規(guī)范性

中小企業(yè)的規(guī)模較小，財務(wù)管理工作涉及的內(nèi)容也相對較少，所以個別中小企業(yè)在會計工作方面缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致會計信息混亂，無法發(fā)揮會計信息價值等問題的存在。會計電算化的實施，對中小企業(yè)的會計信息來源提出了更高的要求，而且處理方法更加規(guī)范，避免了傳統(tǒng)手工記賬容易出現(xiàn)的錯漏現(xiàn)象，從很大程度上保證了會計信息的質(zhì)量。

（二）有利于提高會計工作效率

會計電算化的實施過程中，可以運(yùn)用計算機(jī)實現(xiàn)會計信息的計算、分類、歸檔和存儲等工作，這種處理方式與人工操作相比，顯然具有更高的效率，節(jié)約工作時間的同時，也將會計人員從繁重的工作中解放出來，使他們有更多的時間參與到企業(yè)的管理活動中，有利于增強(qiáng)企業(yè)管理決策的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

（三）增強(qiáng)會計信息的及時性和準(zhǔn)確性

計算機(jī)系統(tǒng)中可以存儲大量的會計信息，而且可以對相關(guān)的信息進(jìn)行收集和分析，形成相應(yīng)的會計報表，為會計核算工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。企業(yè)管理活動的開展，需要依靠完整的數(shù)據(jù)信息和資源，而會計電算化系統(tǒng)的實施則可以實現(xiàn)會計信息的及時共享，提高了會計信息處理的及時性和準(zhǔn)確性，也使得會計信息的經(jīng)濟(jì)價值獲得更大提升。

（四）有利于提高會計人員的綜合素質(zhì)

會計電算化的實施對會計人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，會計人員不僅要具備會計基礎(chǔ)理論與實踐經(jīng)驗，而且要掌握計算機(jī)操作水平。在這種環(huán)境下，會計人員必須要不斷參加繼續(xù)教育提升自身在會計專業(yè)方面的技能，有利于推動會計人員綜合素質(zhì)的提升，而這對于增強(qiáng)企業(yè)會計管理工作的有效開展，也有重要的意義。

二、中小企業(yè)實施會計電算化系統(tǒng)存在的問題

（一）基礎(chǔ)操作問題

當(dāng)前，計算機(jī)已經(jīng)成為人們工作和學(xué)習(xí)中不可或缺的重要設(shè)備，越來越多的會計人員已經(jīng)適應(yīng)了電算化操作。但是由于很多會計人員只是了解會計軟件的操作，對于計算機(jī)系統(tǒng)以及其他相關(guān)技術(shù)卻不甚了解，所以當(dāng)計算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)、斷電等突發(fā)狀況，或者會計人員錯誤操作導(dǎo)致系統(tǒng)混亂、會計人員的操作尚未確認(rèn)存盤等現(xiàn)象時，便顯得束手無策，無法及時修復(fù)和找回會計數(shù)據(jù)。

（二）忽略數(shù)據(jù)的安全性和保密性

根據(jù)財政部頒布的《會計電算化管理辦法》中相關(guān)條款的規(guī)定，企業(yè)在實施會計電算化的過程中，應(yīng)當(dāng)堅持對數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)的備份，分人、分處保管。但是在實際的工作中，電算化操作人員并沒有每天堅持備份，容易造成數(shù)據(jù)的丟失，這使得會計信息的安全性受到很大威脅。同時，財務(wù)數(shù)據(jù)中包含很多關(guān)于企業(yè)商業(yè)機(jī)密的信息，甚至關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展，因此會計的信息的保密性也是十分重要的。然而，由于會計人員的保密意識不強(qiáng)或者會計軟件的操作權(quán)限設(shè)置有誤，經(jīng)常會使會計信息暴露在所有的用戶面前，有的企業(yè)甚至沒有劃分操作人員的權(quán)限，任何人都可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作，容易導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

（三）電子數(shù)據(jù)的修改沒有痕跡

在傳統(tǒng)的會計工作中，人們以算盤作為核算工具，運(yùn)用手寫賬本的方式完成記賬、對賬等工作，而手工操作過程中，每一項錯處都需要保留修改的憑證，再附上下相應(yīng)的修改手法。在電算化環(huán)境下，運(yùn)用計算機(jī)完成憑證信息的錄入工作，而且很多會計軟件中設(shè)置了相應(yīng)的作廢憑證、整理憑證、取消審核等內(nèi)容，這些設(shè)置可以幫助錄入人員快速完成正確的信息錄入且不留修改的痕跡，極大的提高了會計信息錄入的效率。但是這種錄入方式也為一些不法分子創(chuàng)造了可乘之機(jī)，無法從現(xiàn)有的信息材料中判斷出錯誤和虛假的信息，無形中增加了會計內(nèi)部控制的難度。

（四）會計人員的綜合素質(zhì)有待提升

會計人員的綜合素質(zhì)是影響會計電算化實施效果的主要因素，電算化的實施要求會計人員既懂會計專業(yè)知識又要熟悉計算機(jī)操作。從當(dāng)前會計人員隊伍的組成結(jié)構(gòu)來看，大部分從事會計電算化的人員都是從傳統(tǒng)的手工操作演變而來，所以他們在會計電算化的操作方面，僅僅學(xué)會一些軟件的操作，但是對于很多延伸功能卻不會應(yīng)用，仍然離不開手工核算的輔助。另外，雖然會計職業(yè)資格考試中有關(guān)于《會計電算化》的考核，但是其考核方式單一，且操作只是簡單的錄入、修改和杉樹，這種會計電算化的考核方式無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)ERP管理模式的需要，因此加強(qiáng)會計人員的素質(zhì)強(qiáng)化十分緊迫。

三、中小企業(yè)促進(jìn)會計電算化有效實施的途徑

會計電算化對于很多中小企業(yè)來說，尚處在不斷摸索的過程中，雖然在實施的過程中面臨一些問題，但是可以通過有效的措施對其進(jìn)行完善，從而促進(jìn)會計電算化的有效實施。

（一）強(qiáng)化企業(yè)管理者的會計電算化意識

會計電算化是現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理互動中不可或缺的重要工具，會計電算化的實施不是簡單的使用計算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工記賬，而是通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，在提高會計工作效率的同時，形成完整的會計信息報告，為企業(yè)決策提供必要的參考和依據(jù)。作為管理者要充分認(rèn)識到會計電算化的作用，并且給予足夠的重視。除了思想上的重視，還需要在物質(zhì)上做好充足的準(zhǔn)備。實施會計電算化系統(tǒng)需要投入大量的人力和物力，在計算機(jī)設(shè)備的投入方面、會計人員的培訓(xùn)方面都需要耗費一定的資金，同時也要加強(qiáng)會計人員的電算化意識轉(zhuǎn)變，并且積極適應(yīng)會計電算化的實施對會計工作帶來的轉(zhuǎn)變，更好的投入到會計的電算化的工作環(huán)境中，確保會計電算化可以順利實施。

（二）開展系統(tǒng)的會計檔案管理工作

完善的會計檔案管理工作的開展，可以為會計電算化的實施提供良好的數(shù)據(jù)源。很多中小企業(yè)在實施會計電算化時，大多已經(jīng)積累了一些會計檔案，如果不能對這些檔案進(jìn)行必要的整理和歸檔，就會對后續(xù)的工作造成較大的影響，所以需要做好充好充分的準(zhǔn)備工作。在會計檔案管理工作中，需要將不同存儲格式的信息進(jìn)行統(tǒng)一確認(rèn)和規(guī)范，并且形成完整的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存。為了避免計算機(jī)運(yùn)行過程中的突發(fā)狀況，需要對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行雙份保存，并且分別保存。

（三）增強(qiáng)會計信息的安全性和保密性

計算機(jī)系統(tǒng)的安全性是影響會計電電算化實施效率的一個關(guān)鍵因素，也是十分重要的問題。對于企業(yè)來說，會計信息中包含很多商業(yè)機(jī)密問題，如果收到外部攻擊損壞或者丟失，將會對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營產(chǎn)生重大影響。因此，要重視會計電算化系統(tǒng)的安全性，通過安裝殺毒軟件、防火墻等途徑，為企業(yè)會計信息提供一個安全屏障。另外，在計算機(jī)系統(tǒng)的操作方面，也需要對不同的操作人員進(jìn)行必要的權(quán)限控制，避免任何人都可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行修改，保證會計信息的安全性。同時，可以在企業(yè)中設(shè)置專門的計算機(jī)崗位，負(fù)責(zé)電算化的技術(shù)操作問題，當(dāng)會計軟件或者計算機(jī)操作系統(tǒng)發(fā)生故障時，可以第一時間進(jìn)行修復(fù)，減少損失。

（四）加強(qiáng)會計人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

會計人員是實施會計電算化的主要執(zhí)行者，會計人員對會計電算化的掌握和應(yīng)用情況，對會計電算化的實施效果有直接的影響，因此，要重視會計人員的素質(zhì)強(qiáng)化。一方面，通過定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，加強(qiáng)會計人員的計算機(jī)操作技能培養(yǎng)，除了基礎(chǔ)的會計軟件操作以外，還應(yīng)當(dāng)掌握一些計算機(jī)的應(yīng)急操作，如數(shù)據(jù)備份、分析故障等等，不斷提高會計人員的計算機(jī)水平，才能保證會計電算化的有效實施。另一方面，強(qiáng)化會計人員對會計電算化功能的運(yùn)用能力，可以利用計算機(jī)對龐大的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)進(jìn)行匯總和分析，利用ERP、SQL數(shù)據(jù)庫等軟件環(huán)境為會計電算化的有效實施提供幫助，促進(jìn)會計電算化的有效應(yīng)用。

四、結(jié)束語

總之，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計電算化已經(jīng)成為了中小企業(yè)開展財務(wù)管理工作的必然趨勢，在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，越來越多的中小企業(yè)逐漸認(rèn)識到會計電算化的重要性，并且結(jié)合企業(yè)自身的實際情況開展了相應(yīng)的電算化管理工作，顯著的提高了企業(yè)財務(wù)管理的效率。需要注意的是，當(dāng)前很多中小企業(yè)在會計電算化的實施過程中還存在著不足之處，在管理制度、人員素質(zhì)等方面都存在不同程度的缺陷，對此應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施，不斷提高企業(yè)電算化水平，才能不斷增強(qiáng)中小企業(yè)的市場競爭力，促進(jìn)中小企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

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